Phần mềm kế toán và dịch vụ kế toán: chọn cái nào cho phù hợp

Câu hỏi này thường được đặt sai ngay từ đầu. Phần mềm kế toán và dịch vụ kế toán không phải hai phương án thay thế nhau — một bên là công cụ, một bên là người làm. Hỏi "chọn cái nào" cũng giống hỏi nên mua máy khoan hay thuê thợ: câu trả lời phụ thuộc vào bạn đang thiếu cái gì.

Nhưng thực tế thì ngân sách có hạn và ai cũng phải chọn. Vậy nên hãy tách bài toán ra cho rõ.

Hai thứ này giải quyết hai vấn đề khác nhau

Phần mềm giải quyết vấn đề ghi chép và tra cứu: chứng từ nằm ở đâu, số dư bao nhiêu, công nợ ai đang treo, báo cáo ra thế nào. Nó không tự biết một khoản chi có được tính vào chi phí hợp lý hay không, cũng không tự biết hồ sơ kèm theo đã đủ chưa.

Dịch vụ kế toán giải quyết vấn đề chuyên môn và trách nhiệm: hạch toán cho đúng bản chất nghiệp vụ, biết khoản nào cần chứng từ gì, canh thời hạn kê khai, xử lý khi cơ quan thuế hỏi. Người làm dịch vụ vẫn phải dùng một phần mềm nào đó — chỉ là phần mềm của họ, không phải của bạn.

Nói cách khác: phần mềm không thay được người, người thì luôn cần một phần mềm. Câu hỏi thật là bạn muốn sở hữu công cụ và tự vận hành, hay giao cả công cụ lẫn vận hành cho bên ngoài.

Khi nào phần mềm là đủ

Có phần mềm và tự làm là hướng hợp lý khi doanh nghiệp đã có người biết việc — một kế toán nội bộ, hoặc chính chủ doanh nghiệp có nền tảng kế toán. Lúc này cái thiếu chỉ là công cụ để bớt việc tay.

Hướng này cũng phù hợp khi nghiệp vụ có tính đặc thù cao và thay đổi liên tục, cần người ngồi ngay tại chỗ hiểu bối cảnh kinh doanh. Một công ty sản xuất theo đơn hàng, mỗi đơn một định mức khác nhau, thường cần người trong nhà nắm rõ hơn là mô tả lại qua email cho bên ngoài.

Điểm được lớn nhất là quyền kiểm soát: dữ liệu nằm trong tay bạn, mở lên xem bất cứ lúc nào, không phụ thuộc lịch làm việc của ai. Điểm phải đánh đổi là bạn gánh toàn bộ rủi ro chuyên môn — làm sai thì tự chịu, và nếu kế toán nghỉ việc thì công việc đứng lại.

Khi nào nên thuê dịch vụ

Thuê ngoài hợp lý khi khối lượng phát sinh chưa đủ nuôi một kế toán toàn thời gian, nhưng nghĩa vụ tuân thủ thì vẫn đầy đủ như mọi doanh nghiệp khác. Đây là tình cảnh của phần lớn công ty mới lập và các đơn vị vừa lên từ hộ kinh doanh: vài chục chứng từ một tháng, nhưng vẫn phải kê khai đúng hạn, vẫn phải làm báo cáo tài chính, vẫn phải quyết toán.

Nó cũng hợp lý khi doanh nghiệp không có ai đủ chuyên môn để tự tin ký vào tờ khai, hoặc khi chủ doanh nghiệp muốn dồn thời gian cho bán hàng thay vì học nghiệp vụ thuế. Bài lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán thuế cho doanh nghiệp nhỏ phân tích khá kỹ khía cạnh này.

Điểm phải lưu ý: thuê ngoài không có nghĩa là hết trách nhiệm. Người đại diện pháp luật vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng trước cơ quan thuế theo quy định hiện hành. Đơn vị dịch vụ làm thay, nhưng không đứng thay.

Vì sao nhiều doanh nghiệp cuối cùng làm cả hai

Đây là mô hình phổ biến và thường là hợp lý nhất với doanh nghiệp nhỏ đang lớn dần: doanh nghiệp sở hữu phần mềm, nhân sự nội bộ nhập những phát sinh hằng ngày mà họ hiểu rõ nhất — bán hàng, thu chi, xuất nhập kho — còn đơn vị dịch vụ vào cùng hệ thống đó để soát, hạch toán các nghiệp vụ cần chuyên môn, làm tờ khai và báo cáo.

Cách này giữ được cả hai điểm mạnh. Dữ liệu vẫn là của bạn, nằm trong phần mềm bạn sở hữu, đổi đơn vị dịch vụ cũng không mất gì. Số liệu vào hệ thống ngay khi phát sinh chứ không dồn cục cuối tháng, nên chủ doanh nghiệp mở lên là thấy tình hình gần với thực tế. Còn phần chuyên môn nặng thì có người có nghề lo.

Cái giá phải trả là cần phân vai rõ ràng ngay từ đầu: ai nhập gì, ai chịu trách nhiệm khoản nào, chốt số vào ngày nào. Nếu để mờ, sẽ có những việc cả hai bên đều tưởng bên kia làm.

Khung để tự trả lời

Thay vì so sánh chung chung, hãy trả lời mấy câu sau:

• Doanh nghiệp đã có ai đủ chuyên môn ký được tờ khai chưa? Chưa có thì dịch vụ là phần không thể thiếu, phần mềm là phần tùy chọn.
• Khối lượng chứng từ mỗi tháng ở mức nào? Ít thì thuê ngoài kinh tế hơn; nhiều và đều thì nuôi người trong nhà kèm phần mềm sẽ hợp lý dần.
• Bạn có cần xem số liệu theo thời gian thực không? Cần thì phải có phần mềm của mình, không thể chờ báo cáo cuối tháng.
• Nghiệp vụ có đặc thù khó mô tả từ xa không? Càng đặc thù thì càng cần người hiểu bối cảnh ngồi gần.
• Dữ liệu sau này ai giữ? Nếu muốn tự giữ, phải sở hữu phần mềm, dù ai là người nhập liệu.

Chọn đúng thì doanh nghiệp được gì

Câu hỏi này nghe có vẻ chỉ là chuyện tiêu tiền vào đâu, nhưng chọn đúng đổi được mấy thứ rất cụ thể trong cách công ty bạn vận hành.

Bạn thôi phải học nghề của người khác. Rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ dành buổi tối để đọc quy định về chi phí hợp lý, trong khi việc của họ là bán hàng. Thuê đúng dịch vụ nghĩa là câu hỏi "khoản này có được tính chi phí không" có người trả lời trong vài phút, thay vì bạn tự tra rồi vẫn không chắc.

Bạn nhìn được tình hình mà không phải đợi ai. Có phần mềm của mình thì công nợ ai đang treo, tiền còn bao nhiêu, tháng này lãi lỗ ra sao là thứ bạn mở lên xem lúc mười giờ đêm. Không có thì mỗi lần cần một con số lại phải nhắn kế toán, và câu trả lời đến sau vài ngày — thường là lúc quyết định đã phải đưa ra rồi.

Công ty không đứng lại khi một người nghỉ. Đây là rủi ro ít ai nghĩ tới cho tới lúc gặp. Kế toán duy nhất nghỉ việc mà số liệu nằm rải trong file cá nhân của họ là tình huống khiến doanh nghiệp mất hàng tháng để dựng lại. Dữ liệu nằm trong hệ thống bạn sở hữu thì người thay vào chỉ cần làm quen, không phải khảo cổ.

Bạn giữ được quyền đổi ý. Sở hữu dữ liệu của mình nghĩa là đổi đơn vị dịch vụ, đổi nhân sự, hay đổi cách làm đều không kéo theo mất lịch sử sổ sách. Đây là lý do đáng để cân nhắc mô hình làm cả hai, ngay cả khi trước mắt thuê ngoài là đủ.

Đỡ khoản dọn dẹp về sau. Sai lầm ở giai đoạn đầu — ghi nhận doanh thu sai kỳ, hạch toán sai bản chất, thiếu hồ sơ kèm theo — không gây hậu quả ngay. Nó nằm im tới kỳ quyết toán rồi bung ra một lượt. Chi phí sửa luôn đắt hơn chi phí làm đúng từ đầu, và đó là lập luận thật sự đứng sau việc chọn cho đúng ngay bây giờ.

Đừng quên phần hạ tầng đi kèm

Dù chọn hướng nào, có hai thứ doanh nghiệp gần như luôn phải đứng tên: chữ ký số và hóa đơn điện tử. Chữ ký số gắn với pháp nhân của bạn, dùng để ký tờ khai và ký hóa đơn — đơn vị dịch vụ chỉ thao tác giúp chứ không thể mang tên họ. Hóa đơn đầu ra cũng phát hành dưới tên doanh nghiệp bạn.

Vậy nên khi tính toán, hãy tính cả chữ ký số Token và hóa đơn điện tử vào bức tranh, chứ không chỉ phần mềm hay phí dịch vụ. Ba mảng này nối được với nhau thì luồng việc mới liền mạch, còn rời rạc thì ai làm cũng sẽ phải gõ tay lại số liệu.

Câu hỏi thường gặp

Công ty mới thành lập nên bắt đầu bằng cái nào?

Đa số nên bắt đầu bằng dịch vụ, vì giai đoạn đầu quan trọng nhất là thiết lập đúng ngay từ đầu — hệ thống tài khoản, cách ghi nhận doanh thu chi phí, hồ sơ ban đầu. Sai ở khâu này thì sửa rất mệt. Bài kế toán cho công ty mới mô tả rõ những gì cần dựng trước. Phần mềm có thể bổ sung khi khối lượng bắt đầu tăng.

Thuê dịch vụ rồi thì có được giữ dữ liệu của mình không?

Được, nhưng phải thỏa thuận trước. Hãy hỏi ngay từ lúc ký: dữ liệu lưu ở đâu, khi kết thúc hợp tác thì bàn giao ở dạng nào. Đây là câu hỏi nên đặt trước, không phải sau.

Có phần mềm rồi thì có bỏ được dịch vụ không?

Chỉ khi trong nhà có người đủ chuyên môn chịu trách nhiệm phần thuế. Phần mềm giúp ghi chép nhanh và chính xác hơn, nhưng nó không quyết định thay bạn khoản nào hợp lệ, hồ sơ nào còn thiếu.

Chọn theo cái mình đang thiếu

Không có đáp án đúng chung cho mọi doanh nghiệp. Thiếu người thì thuê dịch vụ, thiếu công cụ thì mua phần mềm, thiếu cả hai thì làm song song và phân vai rõ. Cái sai thường gặp là mua phần mềm để mong nó thay người, hoặc thuê dịch vụ rồi phó mặc luôn cả dữ liệu của mình.

Nếu bạn chưa chắc doanh nghiệp mình đang thiếu cái gì, Soft Space có thể rà cùng bạn từ khối lượng phát sinh, nhân sự hiện có đến nhu cầu xem số liệu, rồi mới đề xuất hướng đi. Xem dịch vụ phần mềm kế toán và dịch vụ kế toán thuế, hoặc nhắn Zalo 0973608148, để lại thông tin ở trang liên hệ để được tư vấn theo đúng tình hình của bạn.