Dịch vụ kế toán thuế cho cơ sở sản xuất thực phẩm

Làm thực phẩm là làm với thứ có hạn sử dụng. Nguyên liệu tươi nhập về hôm nay không dùng thì mai hỏng, thành phẩm ra lò phải bán nhanh kẻo quá đát, giá đầu vào thì lên xuống theo mùa và theo chợ. Chủ một xưởng làm giò chả, một cơ sở bánh kẹo hay một nhà sản xuất nước chấm thường rất rành công thức và thị trường, nhưng khi ngồi tính xem một mẻ hàng thực ra lời hay lỗ bao nhiêu thì lại mơ hồ. Đó là vì kế toán ngành thực phẩm có những bài toán không giống bất kỳ ngành nào.

Giá thành: câu hỏi khó nhất của cơ sở sản xuất

Với một cơ sở sản xuất, biết được giá thành thật của mỗi sản phẩm gần như là chuyện sống còn. Bán một hộp bánh mà không biết nó ngốn hết bao nhiêu tiền bột, đường, bơ, nhân công, điện nướng lò, bao bì thì rất dễ định giá sai và lỗ mà không hay. Nhưng tính giá thành trong ngành thực phẩm phức tạp hơn nhiều người nghĩ.

Một mẻ sản xuất dùng nhiều loại nguyên liệu, mỗi loại lại mua ở thời điểm giá khác nhau. Từ nguyên liệu thô ra thành phẩm luôn có hao hụt: rau củ gọt bỏ, thịt xay hụt cân, bánh cháy phải loại. Rồi có sản phẩm chính và sản phẩm phụ cùng ra từ một quy trình. Chi phí chung như điện, nước, khấu hao máy móc, lương công nhân phải được phân bổ hợp lý cho từng loại hàng. Nếu không dựng được định mức và cách phân bổ đúng, con số giá thành chỉ là đoán mò.

Định mức nguyên liệu và chuyện hao hụt

Cơ quan thuế nhìn ngành sản xuất qua lăng kính định mức. Với thực phẩm, doanh nghiệp cần xây dựng được định mức tiêu hao nguyên liệu cho mỗi loại sản phẩm: một ký giò cần bao nhiêu thịt, bao nhiêu gia vị, hao hụt bao nhiêu phần trăm. Định mức này vừa để tính giá thành, vừa để chứng minh chi phí nguyên liệu là hợp lý khi quyết toán thuế.

Vấn đề là hao hụt trong thực phẩm rất thật và đôi khi khá lớn: hàng hỏng, hết hạn, vỡ nát, bị trả về. Nếu không có định mức và hồ sơ ghi nhận hao hụt đàng hoàng, phần nguyên liệu hao này dễ bị coi là bất hợp lý và loại khỏi chi phí, khiến thuế phải nộp tăng lên dù cơ sở thực sự đã tốn tiền. Một kế toán quen ngành sẽ giúp dựng định mức sát thực tế và lập biên bản xử lý hàng hỏng đúng cách để bảo vệ chi phí này.

Kho hàng dễ hư hỏng: quản không chặt là mất tiền

Khác với kho sắt thép hay đồ điện tử để cả năm không sao, kho thực phẩm là kho chạy đua với thời gian. Nguyên liệu và thành phẩm đều có hạn dùng, nên việc quản lý nhập trước xuất trước, theo dõi hạn sử dụng, kiểm kê thường xuyên không chỉ là chuyện kế toán mà gắn liền với tiền lời của cơ sở. Hàng để quá đát là tiền đổ đi.

• Theo dõi hạn dùng theo lô: biết lô nào sắp hết hạn để đẩy bán trước hoặc xử lý sớm.
• Kiểm kê định kỳ: đối chiếu số sổ với số thực để phát hiện chênh lệch, hao hụt bất thường.
• Xuất kho theo nguyên tắc nhất quán: tránh tình trạng số liệu tồn kho một đằng, hàng thực trong kho một nẻo.
• Ghi nhận hàng hỏng, hết hạn: lập chứng từ hủy hàng đúng quy định để được ghi nhận chi phí.

Khi kho được quản chặt và số liệu khớp với sổ sách, cơ sở không chỉ tính đúng giá thành mà còn nhìn ra được mình đang chôn vốn ở đâu, nguyên liệu nào hay hỏng để điều chỉnh lượng nhập. Bạn có thể tham khảo thêm cách tổ chức phần này trong bài quản lý kho hàng trên phần mềm kế toán.

Dịch vụ kế toán thuế trọn gói cho cơ sở thực phẩm giúp gì

Đa số cơ sở sản xuất thực phẩm quy mô vừa và nhỏ không đủ sức nuôi một phòng kế toán giá thành bài bản. Đó là lý do dịch vụ kế toán thuế trọn gói phù hợp với ngành này. Thay vì tự loay hoay, chủ cơ sở có một đầu mối lo từ việc dựng định mức nguyên liệu, tính giá thành theo mẻ, theo dõi kho, tới lập tờ khai và báo cáo thuế đầy đủ.

Giá trị lớn nhất mà dịch vụ mang lại không chỉ là tuân thủ thuế, mà là giúp chủ cơ sở nhìn được lãi lỗ thật. Khi biết chắc mỗi sản phẩm lời bao nhiêu, người điều hành mới định giá đúng, biết nên đẩy mạnh dòng hàng nào và ngừng dòng nào đang lỗ ngầm. Với ngành có biên lợi nhuận mỏng và cạnh tranh gắt như thực phẩm, thông tin này quyết định cơ sở sống khỏe hay chật vật.

Bên cạnh đó, ngành thực phẩm còn có những nghĩa vụ về giấy phép, an toàn vệ sinh, hồ sơ nguồn gốc nguyên liệu. Một dịch vụ đồng hành sẽ nhắc và hỗ trợ chủ cơ sở giữ hồ sơ đầy đủ, tránh chuyện sổ sách thì ổn nhưng lại vướng ở khâu tuân thủ khác. Nếu cơ sở đang cân nhắc chuyển đổi cách vận hành, bài lộ trình số hóa công tác kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ là điểm khởi đầu tốt.

Công cụ hỗ trợ: hóa đơn và phần mềm phù hợp ngành

Cơ sở thực phẩm thường bán cho cả kênh sỉ lẫn lẻ, cả nhà hàng, tạp hóa lẫn siêu thị, nên nhu cầu xuất hóa đơn khá đa dạng. Sử dụng hóa đơn điện tử giúp việc xuất hóa đơn cho khách sỉ nhanh gọn, dễ đối soát doanh thu và không lo mất hóa đơn giấy. Kết hợp với một phần mềm kế toán có phần quản lý kho và giá thành, chủ cơ sở nắm được bức tranh sản xuất, tồn kho và công nợ ngay trên hệ thống. Tham khảo thêm bài phần mềm kế toán cho doanh nghiệp sản xuất để hình dung rõ hơn.

Câu hỏi thường gặp

Cơ sở nhỏ, làm thủ công thì có cần tính giá thành bài bản không?

Rất nên, vì chính cơ sở nhỏ mới dễ chết vì bán lỗ mà không biết. Không cần hệ thống phức tạp, nhưng ít nhất phải có định mức nguyên liệu cơ bản cho từng sản phẩm để biết mình đang lời hay lỗ. Một dịch vụ kế toán quen ngành có thể dựng phần này ở mức phù hợp với quy mô, không làm quá tay.

Nguyên liệu mua ở chợ, không có hóa đơn thì ghi nhận chi phí kiểu gì?

Đây là khó khăn quen thuộc của ngành. Cách xử lý là ưu tiên nhập nguyên liệu từ nhà cung cấp có xuất hóa đơn cho các khoản lớn, lập bảng kê thu mua đúng quy định cho phần mua của hộ, cá nhân, và giữ chứng từ thanh toán rõ ràng. Kế toán đúng ngành sẽ hướng dẫn cách làm để giảm tối đa phần chi phí bị mất.

Hàng hết hạn, hư hỏng phải hủy có được tính vào chi phí không?

Hàng hỏng, hết hạn phải hủy là thực tế của ngành và có thể được ghi nhận chi phí nếu lập hồ sơ, biên bản hủy đúng theo quy định hiện hành. Điều quan trọng là ghi nhận kịp thời và đúng thủ tục, thay vì để tồn đọng rồi cuối năm mới xử lý một cục.

Để cơ sở của bạn biết rõ mình đang lời hay lỗ

Sản xuất thực phẩm vốn đã vất vả với nguyên liệu, công thức và đầu ra; đừng để phần sổ sách thuế trở thành một nỗi lo nữa. Soft Space Việt Nam đồng hành cùng các cơ sở sản xuất thực phẩm từ khâu dựng định mức, tính giá thành, quản kho tới kê khai thuế, giúp bạn tính đúng lãi lỗ và giữ sổ sạch. Hãy nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ để được tư vấn theo đúng đặc thù cơ sở của bạn.

Bạn có thể trao đổi trực tiếp qua Zalo 0973608148 để biết dịch vụ phù hợp tới đâu với quy mô sản xuất của mình.