Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp sản xuất

Doanh nghiệp thương mại mua một món hàng giá bao nhiêu thì biết ngay giá vốn. Doanh nghiệp sản xuất thì không có cái may mắn đó. Bạn mua nguyên liệu, trả lương công nhân, chạy máy tốn điện, thuê nhà xưởng — rồi cuối kỳ phải tự tính xem một sản phẩm ra khỏi chuyền tốn hết bao nhiêu. Con số đó không có sẵn ở đâu cả. Nó phải được tính ra, và tính sai thì mọi quyết định về giá bán đều dựa trên nền cát.

Đó là lý do phần mềm kế toán cho nhà máy là một bài toán hoàn toàn khác. Phần lớn phần mềm kế toán phổ thông làm rất tốt phần thu chi, công nợ, kho — nhưng đến phần giá thành thì bỏ ngỏ, hoặc chỉ có ở mức rất sơ sài.

Chỗ khó thật sự: giá thành không phải một phép cộng

Nhiều chủ xưởng vẫn tính giá thành theo cách này: lấy tổng chi phí trong tháng chia cho số sản phẩm làm ra. Cách này chỉ đúng khi bạn làm duy nhất một loại sản phẩm và tháng nào cũng sản xuất hết, không tồn dở dang. Ngoài đời gần như không có nhà máy nào như vậy.

Thực tế bạn phải trả lời được những câu hỏi rất cụ thể. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đi vào từng mã sản phẩm là bao nhiêu — mà mỗi mã lại có công thức nguyên liệu khác nhau. Chi phí nhân công trực tiếp phân bổ theo giờ máy, giờ công hay theo sản lượng. Chi phí sản xuất chung như điện, khấu hao máy, lương quản đốc, bảo trì — chia cho sản phẩm nào theo tiêu thức nào. Và câu khó nhất: cuối tháng chuyền còn hàng đang làm dở, chưa thành phẩm nhưng đã ngốn nguyên liệu và công — giá trị dở dang đó là bao nhiêu.

Mỗi câu hỏi trên là một quyết định kế toán, và phần mềm phải hỗ trợ được đúng cách bạn chọn, chứ không phải bắt bạn theo cách nó có.

Bốn thứ cần kiểm tra kỹ khi chọn phần mềm

Định mức nguyên vật liệu

Đây là nền móng. Phần mềm phải cho bạn khai báo được công thức của từng sản phẩm: làm ra một đơn vị thành phẩm thì cần bao nhiêu của từng nguyên liệu. Với ngành có nhiều công đoạn, cần khai được định mức nhiều cấp — bán thành phẩm ở công đoạn trước lại là nguyên liệu đầu vào của công đoạn sau.

Giá trị của định mức không chỉ nằm ở kế toán. Khi có định mức, bạn so được lượng nguyên liệu thực tế đã dùng với lượng lẽ ra phải dùng. Chênh lệch đó nói lên nhiều thứ: hao hụt bất thường, nguyên liệu kém chất lượng, hay có gì đó không ổn ở khâu quản lý kho. Không có định mức thì bạn không có gì để so, và mọi mức hao hụt đều trở thành bình thường.

Phương pháp tính giá thành phù hợp ngành

Sản xuất theo đơn hàng — như cơ khí, in ấn, nội thất đặt riêng — cần tập hợp chi phí theo từng đơn, từng lệnh sản xuất. Sản xuất hàng loạt liên tục — như thực phẩm, nhựa, dệt — thường tính theo quy trình và theo kỳ. Có ngành đặc thù hơn: một mẻ ra nhiều loại sản phẩm cùng lúc, phải phân bổ chi phí giữa chúng.

Điều cần hỏi thẳng nhà cung cấp phần mềm: hệ thống này hỗ trợ mô hình nào, và đã chạy thật ở ngành nào giống ngành tôi chưa. Một phần mềm ghi trên tài liệu là có phân hệ giá thành nhưng chưa từng chạy ở ngành của bạn thì rủi ro rất cao.

Xử lý dở dang cuối kỳ

Đây là chỗ dễ sai nhất và cũng dễ bị bỏ qua nhất lúc chọn phần mềm. Nếu dở dang bị đánh giá cao hơn thực tế, giá thành thành phẩm thấp xuống, lợi nhuận trên báo cáo tăng ảo. Nếu đánh giá thấp, ngược lại. Phần mềm cần hỗ trợ được phương pháp đánh giá dở dang mà doanh nghiệp bạn áp dụng, và cho phép kiểm kê dở dang thực tế để đối chiếu chứ không chỉ tính máy móc theo công thức.

Kết nối được với phần còn lại

Giá thành không sống một mình. Nó cần số liệu từ kho nguyên liệu, từ chấm công, từ khấu hao tài sản cố định. Rồi thành phẩm nhập kho lại đi ra thành doanh thu và hóa đơn điện tử. Nếu các mảng này không nối được với nhau, kế toán sẽ phải nhập lại số liệu ở mỗi khâu, và mỗi lần nhập lại là một lần có thể sai.

Doanh nghiệp được gì khi tính đúng giá thành

• Biết mã nào thật sự có lãi. Đây là giá trị lớn nhất. Rất nhiều xưởng phát hiện ra sau khi tính đúng: mặt hàng bán chạy nhất lại là mặt hàng lỗ, còn mặt hàng ít ai để ý mới nuôi cả nhà máy. Không có số liệu này thì bạn đang dồn công suất vào chỗ sai mà không biết.
• Báo giá có cơ sở để đàm phán. Khi khách ép giá, bạn biết chính xác mình xuống được tới đâu thì vẫn còn lãi, và tới đâu thì nên từ chối. Không biết giá thành thì bạn hoặc mất khách vì báo cao, hoặc nhận đơn lỗ vì báo thấp.
• Nhìn ra hao hụt bất thường sớm. So định mức với thực tế mỗi kỳ, chênh lệch bất thường hiện ra ngay tháng đó thay vì tới cuối năm kiểm kê mới phát hiện.
• Kiểm soát chi phí chung. Khi chi phí sản xuất chung được phân bổ về từng sản phẩm, các khoản mà trước đây bị coi là chi phí trời cho trở nên có chủ và có người chịu trách nhiệm.
• Không chôn vốn vào nguyên liệu. Có định mức và có kế hoạch sản xuất thì biết cần mua bao nhiêu. Nhà máy nào cũng có một góc kho đầy nguyên liệu mua thừa từ lâu — đó là tiền mặt đang nằm im.
• Nhẹ hơn khi quyết toán. Giá thành có cơ sở tính rõ ràng, chứng từ khớp nhau thì phần giải trình với cơ quan thuế về chi phí hợp lý sẽ thuận lợi hơn nhiều so với khi mọi thứ được ước lượng.
• Dám nhận hay dám từ chối đơn lớn. Một đơn hàng số lượng lớn đòi giảm giá sâu là lúc chủ xưởng dễ quyết theo cảm tính nhất. Biết giá thành từng mã thì quyết định đó dựa trên con số của chính nhà máy mình.
• Biết đầu tư máy có đáng không. Khi chi phí máy móc và nhân công đã nằm đúng trong giá thành, bạn so được trước và sau khi thay máy, thay vì tin vào lời chào của bên bán thiết bị.

Điểm chung của những cái được trên là chúng đều biến quyết định kinh doanh từ chuyện phỏng đoán thành chuyện có căn cứ. Chủ xưởng nào cũng có trực giác về mã nào ngon mã nào không, nhưng trực giác không phân bổ được chi phí điện và khấu hao — chỉ số liệu làm được việc đó, và thường nó nói khác với trực giác.

Những lỗi hay gặp khi triển khai ở nhà máy

Khai định mức cho có. Định mức được nhập vào một lần lúc triển khai rồi không ai cập nhật, trong khi công thức sản xuất thực tế đã đổi vài lần. Vài tháng sau, mọi so sánh giữa định mức và thực tế đều vô nghĩa.

Chọn tiêu thức phân bổ cho tiện thay vì cho đúng. Phân bổ chi phí chung theo doanh thu là cách dễ nhất và cũng sai nhất với phần lớn nhà máy. Sản phẩm chạy máy nhiều giờ nhưng bán rẻ sẽ bị gánh ít chi phí hơn thực tế, và bạn tưởng nó lãi.

Xưởng và kế toán không nói chuyện với nhau. Lệnh sản xuất ở xưởng ghi một kiểu, chứng từ xuất kho ghi kiểu khác, không ai đối chiếu. Phần mềm không nối được hai đầu này thì phần giá thành mãi mãi là ước lượng.

Bỏ qua chuyện chấm công. Nhân công trực tiếp là cấu phần lớn của giá thành ở nhiều ngành. Nếu chấm công vẫn ghi sổ tay rồi nhập lại vào cuối tháng, số liệu nhân công phân bổ vào sản phẩm sẽ luôn thô.

Chi phí triển khai phụ thuộc vào gì

Với doanh nghiệp sản xuất, các yếu tố ảnh hưởng nhiều nhất gồm: số lượng mã sản phẩm và độ phức tạp của định mức, số công đoạn sản xuất, mô hình tính giá thành cần áp dụng, số người dùng và số kho, mức độ kết nối với chấm công và với máy móc tại xưởng, và việc bạn dùng bản tiêu chuẩn hay cần chỉnh theo đặc thù ngành.

Phần tốn công nhất thường không phải cài đặt phần mềm, mà là chuẩn hóa danh mục và xây bộ định mức ban đầu. Đây là việc chỉ doanh nghiệp bạn làm được, không ai làm thay — nhưng làm xong một lần thì dùng lâu dài.

Câu hỏi thường gặp

Xưởng nhỏ vài chục người có cần phần mềm tính giá thành không?

Quy mô không phải tiêu chí quyết định. Câu hỏi đúng hơn là: bạn có nhiều hơn một loại sản phẩm không, và bạn có biết chắc mã nào lãi mã nào lỗ không. Nếu câu trả lời là có nhiều loại và không biết chắc, thì cần — bất kể xưởng lớn hay nhỏ.

Phần mềm kế toán thông thường có tính được giá thành không?

Nhiều phần mềm có phân hệ giá thành ở mức cơ bản, đủ cho mô hình sản xuất đơn giản ít công đoạn. Còn với sản xuất nhiều cấp, nhiều công đoạn, nhiều tiêu thức phân bổ thì cần giải pháp có phân hệ sản xuất đúng nghĩa. Nên mô tả thật kỹ quy trình xưởng trước khi quyết định, đừng chọn theo tên tuổi.

Doanh nghiệp sản xuất mới thành lập nên bắt đầu từ đâu?

Bắt đầu từ danh mục và định mức, trước cả phần mềm. Mã hóa nguyên liệu và thành phẩm cho nhất quán, viết ra công thức từng sản phẩm, chốt phương pháp tính giá thành. Phần mềm nào cũng chạy tốt trên nền đó. Xem thêm kế toán cho công ty mới để thiết lập phần sổ sách đúng từ đầu.

Chọn theo cách nhà máy của bạn chạy

Không có phần mềm kế toán tốt nhất cho mọi doanh nghiệp sản xuất, vì ngành nào cũng có cách tính giá thành riêng. Chọn đúng bắt đầu từ việc mô tả trung thực quy trình xưởng — có bao nhiêu công đoạn, làm theo đơn hay hàng loạt, dở dang xử lý ra sao — rồi mới tìm công cụ khớp với nó.

Soft Space Việt Nam làm đầu mối tư vấn và đồng hành: nghe quy trình sản xuất thật của bạn, đề xuất phần mềm kế toán phù hợp, hỗ trợ chuẩn hóa danh mục, dựng định mức và kết nối sang kế toán thuế. Liên hệ Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ — mô tả ngành và quy trình xưởng, chúng tôi tư vấn theo đúng tình huống đó.