Lộ trình số hóa công tác kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đã mua phần mềm kế toán, đã dùng hóa đơn điện tử, đã có chữ ký số — nhưng kế toán vẫn ngồi gõ tay từng hóa đơn vào sổ mỗi ngày. Công cụ thì đủ, chỉ là chúng không nối được với nhau. Đó là kết quả của việc số hóa từng mảnh rời rạc, mảng nào cấp bách thì mua mảng đó, không theo thứ tự nào cả.

Số hóa kế toán làm đúng thì mỗi bước sau đứng trên vai bước trước. Làm sai thứ tự thì tốn tiền mà công việc tay chân vẫn nguyên. Dưới đây là lộ trình theo giai đoạn, phù hợp với doanh nghiệp không có phòng IT và không thể dừng kinh doanh để chuyển đổi.

Giai đoạn 1: Dọn nền trước khi đặt bất cứ thứ gì lên

Đây là giai đoạn hay bị bỏ qua nhất vì nó chẳng có gì hào nhoáng — không mua gì, không cài gì, chỉ ngồi dọn. Nhưng bỏ qua nó thì mọi thứ sau đều lung lay.

Việc cần làm gồm: rà lại danh mục khách hàng và nhà cung cấp, gộp những đối tượng bị trùng dưới nhiều tên khác nhau; chuẩn hóa mã hàng hóa; đối chiếu công nợ từng đối tượng cho khớp; xác định số dư tại một mốc rõ ràng. Nếu doanh nghiệp đang có sổ sách trên Excel, đây cũng là lúc chốt xem file nào là bản chính thức.

Lý do rất đơn giản: mọi hệ thống sau này đều lấy dữ liệu này làm điểm xuất phát. Đưa dữ liệu bẩn vào phần mềm mới thì không có phép màu nào làm nó sạch được, chỉ là bẩn nhanh hơn và khó tìm hơn.

Giai đoạn 2: Số hóa đầu vào và đầu ra của chứng từ

Sau khi nền đã sạch, việc tiếp theo là làm cho chứng từ vào và ra khỏi doanh nghiệp ở dạng dữ liệu, không phải giấy. Hai trụ ở đây là chữ ký số và hóa đơn điện tử.

Chữ ký số là thứ mở khóa gần như mọi giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước: ký tờ khai thuế, ký hóa đơn, hồ sơ bảo hiểm, giao dịch ngân hàng điện tử. Không có nó thì mọi bước số hóa sau đều bị chặn ở khâu cuối. Nếu doanh nghiệp chưa có hoặc đang dùng chung một cách chắp vá, nên xử lý dứt điểm ở giai đoạn này — xem chữ ký số Token để biết cần chuẩn bị gì.

Hóa đơn điện tử lo phần đầu ra: phát hành hóa đơn thành dữ liệu ngay từ gốc, thay vì in ra rồi lại gõ vào sổ. Với các đơn vị bán lẻ, ăn uống, có phát sinh liên tục trong ngày, còn có hướng phát hành từ máy tính tiền — bài hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nói kỹ hơn về việc ai cần và chuẩn bị thế nào. Chi tiết triển khai xem thêm ở dịch vụ hóa đơn điện tử.

Xong giai đoạn này, doanh nghiệp đã có dữ liệu điện tử ở cả hai đầu. Nhưng chú ý: đến đây kế toán vẫn phải gõ tay, vì chưa có gì hứng lấy dòng dữ liệu đó. Đó chính là việc của giai đoạn sau.

Giai đoạn 3: Đưa sổ sách lên phần mềm và nối các luồng lại

Đây là giai đoạn tạo ra khác biệt lớn nhất về khối lượng công việc. Phần mềm kế toán đóng vai trò trung tâm hứng dữ liệu: hóa đơn đầu ra phát hành xong tự vào sổ, hóa đơn đầu vào nhận về được đọc và ghi nhận thay vì gõ lại, tờ khai lấy số liệu thẳng từ sổ rồi ký bằng token.

Điều quan trọng khi chọn phần mềm ở bước này không phải nó có bao nhiêu tính năng, mà là nó có nối được với những thứ bạn đã dựng ở giai đoạn 2 hay không. Một phần mềm mạnh nhưng đứng riêng lẻ sẽ khiến kế toán làm cầu nối bằng tay — nghĩa là toàn bộ đầu tư ở giai đoạn trước không sinh lợi. Tham khảo dịch vụ phần mềm kế toán để hình dung cách ráp các mảnh này thành một luồng.

Đây cũng là lúc thiết lập phân quyền cho rõ: ai được nhập, ai được sửa, ai được xem báo cáo. Với doanh nghiệp nhỏ, việc này hay bị coi nhẹ vì "có mấy người, ai cũng biết nhau". Nhưng phân quyền không chỉ để phòng gian lận, nó còn để biết ai đã làm gì khi số liệu lệch.

Giai đoạn 4: Từ ghi chép sang phục vụ điều hành

Ba giai đoạn đầu giải quyết việc ghi chép cho nhanh và đúng. Giai đoạn này mới là chỗ số hóa trả lại giá trị thật cho chủ doanh nghiệp: mở hệ thống lên là thấy công nợ ai đang treo lâu nhất, dòng tiền tháng tới có đủ trả nhà cung cấp không, mặt hàng nào đang ứ kho, nhóm khách nào mang lại biên lợi nhuận tốt.

Những thứ này chỉ có được khi dữ liệu vào hệ thống ngay lúc phát sinh, chứ không dồn cục cuối tháng. Đó là lý do không thể nhảy cóc tới giai đoạn 4 — báo cáo đẹp mà số liệu chậm nửa tháng thì cũng chỉ để nhìn lại quá khứ.

Doanh nghiệp được gì sau lộ trình này

• Kế toán bớt gõ lại: mỗi lần gõ tay là một lần có thể sai; bỏ được khâu đó là bỏ được cả một lớp rủi ro số liệu.
• Số liệu khớp giữa các đầu: hóa đơn, sổ sách, tờ khai cùng lấy từ một nguồn nên mùa quyết toán không phải rà ngược từng chứng từ.
• Không phụ thuộc trí nhớ một người: kế toán nghỉ việc thì công việc vẫn bàn giao được, vì mọi thứ nằm trong hệ thống chứ không trong file cá nhân.
• Chủ doanh nghiệp chủ động: cần biết gì thì tự xem, không phải chờ ai xuất báo cáo.
• Chứng từ tìm lại được: khi cơ quan thuế hỏi về một giao dịch từ mấy năm trước, tra ra trong vài phút thay vì lục tủ hồ sơ.

Vài lỗi hay gặp khi đi lộ trình này

Lỗi phổ biến nhất là làm ngược thứ tự: mua phần mềm mạnh nhất trước, rồi mới phát hiện dữ liệu cũ quá bẩn để đưa vào, hoặc chưa có chữ ký số nên vẫn phải làm tay ở khâu cuối.

Lỗi thứ hai là làm tất cả cùng lúc. Doanh nghiệp nhỏ không có đội ngũ dự phòng, đổi mọi thứ trong một tháng thì kế toán vừa phải làm việc thật vừa phải học, và thường sẽ quay về cách cũ. Đi từng giai đoạn, mỗi giai đoạn ổn rồi mới bước tiếp, chậm mà chắc hơn.

Lỗi thứ ba là chọn thời điểm sai. Đừng khởi động bất kỳ giai đoạn nào vào mùa quyết toán. Đầu kỳ kế toán mới, khi số dư vừa chốt sạch, luôn là lúc dễ thở nhất.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp rất nhỏ có cần đi hết lộ trình không?

Không nhất thiết đi hết ngay, nhưng nên đi đúng thứ tự trong phạm vi mình cần. Giai đoạn 1 và 2 gần như bắt buộc với mọi doanh nghiệp vì gắn với nghĩa vụ tuân thủ. Giai đoạn 3 và 4 có thể làm khi khối lượng phát sinh tăng lên.

Đang thuê dịch vụ kế toán ngoài thì có cần số hóa không?

Có, ít nhất ở phần dữ liệu của mình. Chữ ký số và hóa đơn điện tử vẫn đứng tên doanh nghiệp bạn. Còn phần sổ sách, nên thống nhất trước với đơn vị dịch vụ về việc dữ liệu lưu ở đâu và bàn giao thế nào khi kết thúc hợp tác.

Hộ kinh doanh mới lên công ty nên bắt đầu từ đâu?

Bắt đầu bằng việc dựng đúng nền ngay từ đầu, vì lúc này chưa có dữ liệu cũ để dọn — một lợi thế lớn. Bài hộ kinh doanh chuyển lên công ty mô tả những nghĩa vụ mới sẽ phát sinh, và đó chính là danh sách những thứ hệ thống của bạn phải gánh được.

Đi từng bước, mỗi bước phải sinh lợi

Số hóa kế toán không phải cuộc đua mua sắm. Nguyên tắc đơn giản: mỗi khoản đầu tư phải giảm được một phần việc tay cụ thể, nếu không thì chưa đến lúc. Đi đúng thứ tự — dọn nền, số hóa chứng từ, nối vào phần mềm, rồi mới đến báo cáo điều hành — thì tổng chi phí luôn thấp hơn cách mua rời rạc rồi ráp lại sau.

Nếu bạn muốn có người phác giúp lộ trình cho đúng tình hình doanh nghiệp mình, Soft Space đồng hành từ khâu rà hiện trạng đến lúc hệ thống chạy ổn — nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ để được tư vấn cụ thể.