Có một cột mốc nhỏ mà chủ doanh nghiệp nào cũng nhớ: lần đầu tiên bấm nút xuất hóa đơn cho khách. Nó báo hiệu công ty đã thật sự bước vào guồng kinh doanh. Nhưng trước khi tới được khoảnh khắc đó, bạn cần chuẩn bị một vài bước, và đây cũng là chỗ khiến nhiều người mới lúng túng nhất.
Hiểu nhanh về hóa đơn điện tử
Hiện nay doanh nghiệp gần như đều dùng hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy. Tờ hóa đơn tồn tại dưới dạng dữ liệu, được ký bằng chữ ký số và thường có mã của cơ quan thuế. Điều này giúp việc lưu trữ, tra cứu và quản lý gọn gàng hơn nhiều so với thời kỳ giấy tờ.
Bước 1: Chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn
Bạn cần một đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp nhận. Khi so sánh, hãy để ý:
- Giao diện có dễ dùng cho người không rành kế toán không;
- Khả năng kết nối với phần mềm kế toán hoặc bán hàng bạn đang dùng;
- Mức phí theo số lượng hóa đơn và chính sách hỗ trợ;
- Tốc độ phản hồi khi cần trợ giúp gấp.
Bước 2: Đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
Trước khi xuất tờ hóa đơn đầu tiên, doanh nghiệp phải gửi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và chờ được chấp nhận. Đây là bước bắt buộc, không thể bỏ qua. Phần mềm bạn chọn thường hỗ trợ làm thủ tục này ngay trên hệ thống, nên cũng không quá rắc rối. Xem thêm: doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì về thuế trong tháng đầu.
Bước 3: Thiết lập mẫu hóa đơn
Sau khi được chấp nhận, bạn thiết lập mẫu hóa đơn với đầy đủ thông tin doanh nghiệp: tên, mã số thuế, địa chỉ, logo nếu muốn. Hãy kiểm tra thật kỹ những thông tin này, vì sai sót ở phần cố định sẽ lặp lại trên mọi hóa đơn về sau.
Bước 4: Xuất tờ hóa đơn đầu tiên
Khi có giao dịch thật, bạn nhập thông tin người mua, hàng hóa hoặc dịch vụ, đơn giá, thuế suất rồi ký số và phát hành. Vài lưu ý nhỏ giúp bạn tránh lỗi phổ biến:
- Kiểm tra kỹ tên và mã số thuế người mua trước khi gửi;
- Chọn đúng thuế suất áp dụng cho mặt hàng;
- Lưu lại bản thể hiện để gửi cho khách khi cần.
Lỡ xuất sai thì sao?
Đừng hoảng. Hóa đơn điện tử cho phép điều chỉnh hoặc thay thế khi có sai sót, miễn là bạn xử lý đúng quy trình và kịp thời. Điều quan trọng là phát hiện sớm và không cố tình giấu lỗi. Nếu bạn chưa tự tin với các tình huống xử lý hóa đơn, việc có một kế toán đồng hành sẽ giúp bạn an tâm hơn nhiều; bạn có thể tham khảo dịch vụ kế toán thuế trọn gói để được hỗ trợ từ khâu thiết lập.
Lần đầu luôn có chút bỡ ngỡ, nhưng chỉ sau vài tờ hóa đơn là bạn sẽ quen tay. Cứ làm đúng quy trình, giữ thói quen kiểm tra trước khi gửi, mọi thứ rồi sẽ trơn tru.
Lưu trữ và sao lưu hóa đơn cho chắc
Có một chuyện nhiều chủ doanh nghiệp mới hay quên: hóa đơn dù nằm trên hệ thống của nhà cung cấp thì bạn vẫn nên chủ động giữ một bản cho riêng mình. Tôi từng gặp anh chủ quán cà phê, sau hai năm muốn đổi sang phần mềm khác, lúc đó mới tá hỏa vì toàn bộ hóa đơn cũ kẹt lại bên nhà cung cấp. Vì vậy, mỗi tháng bạn nên tải về cả bản XML lẫn bản PDF, rồi cất vào một thư mục riêng trên máy.
Theo quy định, hóa đơn phải được lưu giữ tối thiểu mười năm, nên đừng phó thác hoàn toàn cho phần mềm. Một cách an tâm là cứ cuối quý lại copy thêm một bản lên dịch vụ lưu trữ đám mây quen thuộc. Lỡ máy tính hỏng, bạn vẫn còn chỗ lấy ra. Việc nhỏ thôi nhưng đến khi cơ quan thuế cần đối chiếu, hay khi quyết toán cuối năm, bạn sẽ thấy nhẹ người vì mọi thứ gọn gàng sẵn. Xem thêm: cách lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán đúng quy định.
Khi khách mua không lấy hóa đơn hoặc không có mã số thuế
Nhiều bạn mới làm cứ nghĩ phải có đầy đủ thông tin công ty của khách thì mới xuất được hóa đơn, nhưng thực tế không phải vậy. Với khách lẻ là cá nhân, người ta thường không có mã số thuế, lúc đó bạn chỉ cần ghi tên người mua, còn ô mã số thuế cứ để trống là hợp lệ. Trường hợp khách mua nhỏ không lấy hóa đơn, bạn vẫn phải xuất và ghi rõ người mua không lấy hóa đơn, đừng gộp lại rồi bỏ qua, vì doanh thu thiếu hóa đơn là điểm cơ quan thuế hay soi nhất.
Một thói quen tốt là cuối ngày bán hàng, bạn ngồi soát lại xem giao dịch nào đã xuất, giao dịch nào khách không lấy nhưng vẫn cần ghi nhận. Chỉ mất vài phút nhưng giúp con số trên hệ thống khớp với tiền thực thu, tránh cảnh cuối tháng ngồi dò ngược lại từng đơn. Làm đều tay từ đầu thì về sau nhàn hơn nhiều.
