Hóa đơn điện tử đã trở thành chuẩn bắt buộc cho mọi doanh nghiệp, thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy truyền thống. Với công ty mới thành lập, việc đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử là bước quan trọng để có thể bán hàng, cung cấp dịch vụ và ghi nhận doanh thu hợp pháp. Bài viết này hướng dẫn bạn từng bước, từ chọn loại hóa đơn đến lúc xuất tờ hóa đơn đầu tiên cho khách.
1. Hóa đơn điện tử là gì
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định pháp luật. Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được tạo, gửi, lưu trữ hoàn toàn bằng phương tiện điện tử và có chữ ký số để đảm bảo giá trị pháp lý.
2. Hai loại hóa đơn: có mã và không có mã của cơ quan thuế
Theo quy định hiện hành, có hai loại hóa đơn điện tử. Hóa đơn có mã của cơ quan thuế là hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua. Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn người bán gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế, áp dụng cho một số trường hợp đủ điều kiện theo quy định. Doanh nghiệp mới phần lớn sẽ thuộc diện sử dụng hóa đơn có mã, nhưng bạn nên đối chiếu quy định để xác định đúng loại áp dụng cho mình.
3. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Trước khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Bạn lập tờ khai đăng ký theo mẫu, chọn loại hóa đơn (có mã hoặc không mã) và gửi qua hệ thống điện tử bằng chữ ký số. Cơ quan thuế sẽ phản hồi chấp nhận hoặc không chấp nhận. Chỉ khi được chấp nhận, doanh nghiệp mới được phát hành hóa đơn. Đừng vội xuất hóa đơn khi chưa có thông báo chấp nhận.
4. Chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của một nhà cung cấp được kết nối với hệ thống cơ quan thuế. Khi chọn, bạn nên ưu tiên đơn vị uy tín, giao diện dễ dùng, hỗ trợ tốt và tích hợp được với phần mềm kế toán nếu có. Phần mềm sẽ giúp bạn lập, ký số, gửi hóa đơn cho khách và lưu trữ theo đúng quy định.
5. Phát hành và xuất hóa đơn cho khách
Sau khi được chấp nhận, mỗi lần bán hàng hay cung cấp dịch vụ, bạn lập hóa đơn trên phần mềm, điền đầy đủ thông tin người mua, hàng hóa, thuế suất, ký số và gửi đi. Hóa đơn hợp lệ phải có đủ các nội dung bắt buộc theo quy định. Bạn cần lưu trữ hóa đơn cẩn thận để phục vụ kê khai thuế và đối chiếu khi cần. Xem thêm: cách lưu trữ hóa đơn, chứng từ đúng quy định.
Lỗi hay gặp khi dùng hóa đơn điện tử
- Xuất hóa đơn khi chưa được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký.
- Sai sót thông tin người mua, mã số thuế dẫn đến phải điều chỉnh, thay thế.
- Áp sai thuế suất giá trị gia tăng cho hàng hóa, dịch vụ.
- Không lưu trữ đầy đủ dữ liệu hóa đơn theo quy định.
Xử lý khi hóa đơn có sai sót
Trong thực tế, việc lập hóa đơn sai sót là khó tránh khỏi, nhất là khi nhân sự còn mới. Khi phát hiện sai, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo đúng quy định, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế trong các trường hợp pháp luật yêu cầu. Điều quan trọng là xử lý kịp thời và đúng quy trình, không tự ý sửa chữa tùy tiện. Phần mềm hóa đơn điện tử thường có chức năng hỗ trợ điều chỉnh, thay thế, nên bạn hãy nhờ nhà cung cấp hướng dẫn thao tác này ngay từ đầu để không lúng túng khi gặp tình huống.
Lưu trữ hóa đơn đúng cách
Dữ liệu hóa đơn điện tử cần được lưu trữ theo thời hạn quy định để phục vụ kê khai, quyết toán và đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra. Bạn nên tổ chức lưu trữ khoa học, sao lưu định kỳ và không phụ thuộc hoàn toàn vào một nơi duy nhất. Sự cẩn thận trong khâu lưu trữ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro mất dữ liệu, đặc biệt quan trọng vào thời điểm quyết toán cuối năm khi cần đối chiếu lại toàn bộ hóa đơn đã phát hành và nhận trong kỳ.
Căn cứ pháp lý
Quy định về hóa đơn điện tử được nêu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Nghĩa vụ kê khai liên quan thực hiện theo Luật Quản lý thuế 2019. Bạn nên đọc văn bản gốc để xác định đúng loại hóa đơn và thủ tục áp dụng.
Phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định là điều kiện để doanh nghiệp ghi nhận doanh thu hợp pháp và tránh rủi ro về thuế. Nếu bạn mới thành lập và cần hỗ trợ trọn gói cả khâu hóa đơn lẫn thủ tục ban đầu, hãy tham khảo dịch vụ mở công ty, hoặc dịch vụ kế toán thuế để được đồng hành xuyên suốt.
