Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế: hồ sơ, thủ tục và thời gian

Nhiều doanh nghiệp mới thành lập mua phần mềm hóa đơn điện tử xong là nghĩ đã xong việc, rồi tới lúc cần xuất hóa đơn cho khách mới phát hiện chưa được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký.

Đăng ký là một khâu riêng, đứng trước khâu phát hành, và không phần mềm nào làm thay được hoàn toàn. Bài viết này đi sâu vào riêng khâu đăng ký. Phần lập và xuất hóa đơn cho khách được hướng dẫn trong bài cách phát hành hóa đơn điện tử lần đầu cho công ty mới.

Chuẩn bị bốn thứ trước khi đăng ký

Chữ ký số của doanh nghiệp. Đây là điều kiện bắt buộc — tờ khai đăng ký phải được ký số mới gửi được. Nếu doanh nghiệp chưa có, đây là việc phải làm trước tiên. Lưu ý chữ ký số phải còn hạn và đúng thông tin doanh nghiệp hiện tại.

Mã số thuế đã hoạt động. Doanh nghiệp mới thành lập cần hoàn tất thủ tục đăng ký thuế ban đầu.

Thư điện tử và số điện thoại liên hệ. Cơ quan thuế gửi thông báo kết quả qua thư điện tử đã đăng ký. Hãy dùng một địa chỉ mà doanh nghiệp thật sự kiểm tra thường xuyên, không phải hộp thư cá nhân của một nhân viên có thể nghỉ việc.

Quyết định về loại hóa đơn sẽ dùng. Đây là nội dung khai trong tờ khai và không nên chọn qua loa — xem phần dưới.

Chọn hóa đơn có mã hay không có mã của cơ quan thuế

Đây là quyết định phải đưa ra ngay khi đăng ký, nên cần hiểu khác biệt.

Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: mỗi hóa đơn sau khi lập được gửi lên cơ quan thuế cấp mã rồi mới hợp lệ để giao cho khách. Quy trình chặt hơn, doanh nghiệp ít phải lo về mặt kỹ thuật.

Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: doanh nghiệp lập và ký số rồi giao thẳng cho khách, sau đó chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế theo quy định. Linh hoạt hơn về tốc độ nhưng đòi hỏi hệ thống và quy trình chặt chẽ hơn ở phía doanh nghiệp.

Loại nào áp dụng cho doanh nghiệp nào phụ thuộc vào lĩnh vực, quy mô và các tiêu chí do quy định đặt ra. Với doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, hãy hỏi rõ cơ quan thuế quản lý hoặc đơn vị tư vấn trước khi chọn thay vì để phần mềm chọn mặc định.

Lập và gửi tờ khai đăng ký

Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được lập theo mẫu quy định và gửi qua phương thức điện tử, có ký số của doanh nghiệp. Trên thực tế, phần lớn doanh nghiệp thực hiện thông qua phần mềm của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc qua cổng điện tử của cơ quan thuế.

Những nội dung cần khai chính xác ngay từ đầu vì sửa về sau mất thời gian:

• Tên doanh nghiệp và mã số thuế — đúng như trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
• Địa chỉ trụ sở — trùng khớp với đăng ký kinh doanh;
• Loại hóa đơn đăng ký sử dụng;
• Thông tin người liên hệ, thư điện tử nhận thông báo;
• Thông tin về đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử nếu có sử dụng.

Sai lệch nhỏ giữa thông tin khai và thông tin trên đăng ký kinh doanh là nguyên nhân bị từ chối phổ biến nhất — thường chỉ là địa chỉ ghi thiếu một cấp hành chính hoặc tên viết tắt khác đi.

Chờ kết quả và điều tuyệt đối không được làm

Sau khi gửi, cơ quan thuế sẽ phản hồi chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký.

Điều quan trọng nhất trong toàn bộ bài viết này: chỉ khi nhận được thông báo chấp nhận, doanh nghiệp mới được phát hành hóa đơn. Xuất hóa đơn trước khi được chấp nhận tạo ra hóa đơn không hợp lệ, và hậu quả rơi vào cả bên bán lẫn bên mua khi khách hàng không được ghi nhận chi phí.

Trong thời gian chờ, nếu phát sinh giao dịch cần hóa đơn, hãy trao đổi thẳng với khách để thống nhất thời điểm xuất hóa đơn thay vì xuất tạm rồi xử lý sau.

Khi bị từ chối thì làm gì

Thông báo không chấp nhận thường nêu lý do. Bốn nhóm nguyên nhân hay gặp:

• Thông tin không khớp với dữ liệu đăng ký thuế — sửa cho khớp rồi gửi lại;
• Chữ ký số không hợp lệ — hết hạn, sai thông tin, hoặc chưa đăng ký với cơ quan thuế;
• Doanh nghiệp đang có vướng mắc về thuế cần xử lý trước;
• Chọn sai loại hóa đơn so với đối tượng áp dụng.

Với nhóm thứ ba, đừng gửi lại tờ khai nhiều lần — cần liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý để xử lý gốc vấn đề trước.

Khi thông tin đăng ký thay đổi

Đăng ký không phải làm một lần rồi thôi. Khi có thay đổi, doanh nghiệp phải gửi lại thông tin đăng ký. Những thay đổi thường gặp:

• Đổi địa chỉ trụ sở, đổi tên doanh nghiệp;
• Chuyển loại hóa đơn đang sử dụng;
• Đổi nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử;
• Gia hạn hoặc đổi chữ ký số.

Điểm hay bị quên nhất là gia hạn chữ ký số. Chữ ký số hết hạn khiến doanh nghiệp không ký được hóa đơn, và việc này thường chỉ bị phát hiện đúng lúc cần xuất hóa đơn gấp. Hãy đặt nhắc trước ngày hết hạn ít nhất một tháng.

Chọn nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm của một nhà cung cấp đã kết nối với hệ thống cơ quan thuế. Năm tiêu chí đáng cân nhắc:

• Đã kết nối với hệ thống của cơ quan thuế — điều kiện tiên quyết, cần xác nhận rõ;
• Hỗ trợ khi có sự cố — hỏi cụ thể kênh liên hệ và thời gian phản hồi, đây là thứ bạn cần nhất vào ngày cuối kỳ;
• Kết nối được với phần mềm kế toán đang dùng, nếu có;
• Chính sách dữ liệu khi ngừng hợp tác — hỏi trước xem lấy được toàn bộ hóa đơn cũ ra dưới dạng gì;
• Cách tính phí — theo số lượng hóa đơn hay theo thời gian, và số chưa dùng có bị mất khi hết hạn không.

Tiêu chí thứ tư thường bị bỏ qua lúc ký nhưng lại quan trọng về sau. Hóa đơn phải được lưu trữ trong nhiều năm, và bạn không muốn dữ liệu đó bị khoá trong hệ thống của một nhà cung cấp bạn muốn rời đi.

Ba nhầm lẫn thường gặp

"Mua phần mềm là xong." Phần mềm chỉ là công cụ. Đăng ký với cơ quan thuế là thủ tục riêng và vẫn phải thực hiện.

"Có chữ ký số là xuất được hóa đơn." Chữ ký số là điều kiện cần, không phải điều kiện đủ.

"Đăng ký một lần dùng mãi." Mọi thay đổi về thông tin doanh nghiệp, loại hóa đơn hay nhà cung cấp đều cần cập nhật lại.

Căn cứ pháp lý

Quy định về hóa đơn điện tử được nêu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, và hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Nghĩa vụ kê khai liên quan thực hiện theo Luật Quản lý thuế 2019. Bạn nên đọc văn bản gốc để xác định đúng loại hóa đơn và thủ tục áp dụng cho trường hợp của mình.

Nếu bạn mới thành lập và cần hỗ trợ trọn gói cả khâu hóa đơn lẫn thủ tục ban đầu, hãy tham khảo dịch vụ mở công ty, hoặc dịch vụ kế toán thuế để được đồng hành xuyên suốt.