Cầm tờ giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trên tay, nhiều chủ công ty mới thở phào nhẹ nhõm vì nghĩ phần khó nhất đã xong. Thật ra, đó mới là lúc chiếc đồng hồ nghĩa vụ thuế bắt đầu tích tắc. Tháng đầu tiên là giai đoạn dễ bị bỏ sót nhất, mà những thiếu sót ở đây lại thường để lại hậu quả kéo dài. Tôi đã gặp không ít trường hợp bị phạt chỉ vì quên một đầu việc tưởng chừng nhỏ nhặt.
Việc đầu tiên: làm quen với cơ quan thuế quản lý
Ngay khi có mã số thuế (thường trùng với mã số doanh nghiệp), bạn nên xác định rõ mình thuộc chi cục thuế nào quản lý. Đây là nơi bạn sẽ gắn bó suốt vòng đời doanh nghiệp, nên việc nắm thông tin liên hệ, cán bộ phụ trách và cách thức làm việc của họ rất hữu ích.
Đừng ngại gọi điện hoặc đến hỏi trực tiếp. Cán bộ thuế thường sẵn sàng hướng dẫn doanh nghiệp mới, và một cuộc trò chuyện đầu kỳ có thể giúp bạn tránh được nhiều rắc rối về sau.
Chuẩn bị nền tảng để kê khai
Trước khi nghĩ đến chuyện nộp tờ khai, bạn cần có sẵn vài công cụ cơ bản:
- Chữ ký số (token) để ký và gửi hồ sơ điện tử;
- Tài khoản giao dịch thuế điện tử để tương tác với cơ quan thuế;
- Tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp để nộp tiền và thông báo theo quy định.
Ba thứ này gần như là điều kiện tiên quyết. Thiếu chúng, mọi nghĩa vụ kê khai sau này đều bị ách lại. Xem thêm: các tờ khai thuế ban đầu doanh nghiệp mới phải nộp.
Những khoản phải để ý ngay
Lệ phí môn bài
Doanh nghiệp mới có nghĩa vụ kê khai lệ phí môn bài, dù trong nhiều trường hợp năm đầu được miễn. Việc kê khai vẫn cần thực hiện đúng hạn để hồ sơ sạch sẽ, tránh tình trạng bị nhắc nhở.
Hóa đơn điện tử
Nếu bạn dự định xuất hóa đơn cho khách hàng, hãy lo thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sớm. Quy trình này cần được cơ quan thuế chấp nhận trước khi bạn phát hành tờ hóa đơn đầu tiên.
Đừng quên ghi chép từ ngày đầu
Ngay cả khi chưa phát sinh doanh thu, mọi chi phí thành lập, mua sắm ban đầu, thuê văn phòng đều nên được lưu lại đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Thói quen ghi chép gọn gàng ngay từ tháng đầu sẽ giúp công việc kế toán về sau nhẹ nhàng hơn rất nhiều, đồng thời bảo vệ quyền lợi của bạn khi quyết toán.
Có nên tự làm hay thuê ngoài?
Nếu bạn am hiểu và có thời gian, hoàn toàn có thể tự xoay xở giai đoạn đầu. Nhưng với phần lớn người mới khởi nghiệp đang dồn sức cho sản phẩm và khách hàng, việc giao phần thuế cho người có chuyên môn thường là lựa chọn tiết kiệm hơn cả về tiền lẫn thời gian. Bạn có thể tham khảo dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới của Soft Space để được đồng hành ngay từ tháng đầu tiên.
Tháng đầu tiên không quá đáng sợ nếu bạn biết mình cần làm gì và làm theo thứ tự. Cứ chậm rãi tick từng việc, đặt nền móng vững vàng, rồi những tháng sau mọi thứ sẽ vào guồng một cách tự nhiên.
Lỡ ngày, lỡ hạn thì xử lý ra sao?
Có một anh chủ quán cà phê mới mở từng gọi điện cho tôi, giọng hốt hoảng vì quên nộp tờ khai thuế tháng đầu, sợ bị phạt nặng đến mức phải đóng cửa. Thực ra mọi chuyện không đáng sợ như vậy. Khi chậm nộp tờ khai hay chậm nộp tiền thuế, mức phạt thường được tính theo số ngày trễ và số tiền liên quan, chứ không phải con số khủng khiếp như nhiều người tưởng tượng. Cái đáng lo hơn là tâm lý né tránh: càng để lâu, càng chồng chất, càng khó gỡ.
Nếu phát hiện mình đã lỡ hạn, việc nên làm là nộp bù càng sớm càng tốt và chủ động kê khai phần còn thiếu, thay vì chờ cơ quan thuế nhắc. Tinh thần hợp tác, sửa sai sớm thường giúp mọi việc nhẹ nhàng hơn. Hãy ghi lại ngày tháng, lưu giấy nộp tiền, và xem đó như một bài học để lần sau đặt nhắc nhở trên điện thoại trước hạn vài ngày.
Đừng để chuyện thuế cuốn hết tâm trí kinh doanh
Tháng đầu tiên là lúc bạn vừa lo sản phẩm, vừa lo khách hàng, vừa lo dòng tiền, nên rất dễ rơi vào một trong hai thái cực: hoặc bỏ mặc hoàn toàn chuyện thuế, hoặc lao vào đọc luật đến mức quên mất việc bán hàng. Cả hai đều không tốt. Một chị bán mỹ phẩm tôi quen từng dành cả tuần ngồi nghiền ngẫm thông tư, kết quả là cửa hàng vắng khách vì chị chẳng còn thời gian chăm sóc trang bán hàng. Thuế quan trọng, nhưng nó là việc làm đều đặn mỗi tháng, không phải thứ phải giải quyết xong trong một đêm.
Cách dễ thở nhất là dành ra một buổi cố định mỗi tháng, ví dụ sáng thứ Bảy đầu tháng, để rà soát hóa đơn, đối chiếu sổ sách và kiểm tra hạn kê khai. Khi biến nó thành thói quen nhỏ và lặp lại, bạn sẽ thấy chuyện thuế nhẹ nhàng dần, không còn là nỗi ám ảnh treo lơ lửng. Phần năng lượng còn lại, hãy giữ cho công việc kinh doanh, vì suy cho cùng, doanh thu mới là thứ nuôi sống doanh nghiệp non trẻ của bạn.
