Có một cảnh tượng quen thuộc ở nhiều doanh nghiệp: đến khi cần tra một tờ hóa đơn cách đây hai năm, cả phòng lật tung tủ hồ sơ mà vẫn không thấy. Lưu trữ chứng từ tưởng là việc vặt, nhưng làm ẩu thì trả giá đắt, nhất là những lúc cần đối chiếu hay giải trình. Sắp xếp tử tế ngay từ đầu sẽ tiết kiệm cho bạn vô số giờ đồng hồ về sau.
Vì sao phải lưu trữ nghiêm túc?
Chứng từ là bằng chứng cho mọi con số trên sổ sách. Khi cần chứng minh một khoản chi là hợp lệ, hay khi đối chiếu công nợ, thứ bạn cần đưa ra chính là hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu chi. Không có chứng từ, con số trên báo cáo chỉ là lời nói suông. Ngoài ra, chứng từ kế toán còn phải được giữ trong nhiều năm chứ không phải dùng xong là bỏ.
Phân loại trước khi cất
Đừng nhét tất cả vào một chỗ. Hãy chia theo nhóm cho dễ tìm:
- Hóa đơn đầu vào và đầu ra để riêng.
- Chứng từ ngân hàng, sao kê theo từng tài khoản.
- Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất kho.
- Hợp đồng, bảng lương, hồ sơ thuế.
Trong mỗi nhóm, sắp xếp theo thời gian để khi cần lần theo mốc ngày tháng là ra.
Lưu bản giấy và bản điện tử
Với chứng từ giấy
Đóng thành tập theo tháng hoặc quý, dán nhãn rõ ràng bên ngoài. Để nơi khô ráo, tránh ẩm mốc, mối mọt và tránh ánh nắng trực tiếp làm phai mực. Hóa đơn nhiệt rất dễ bay chữ, nên với loại này bạn nên photo hoặc scan lại để dự phòng.
Với chứng từ điện tử
Hóa đơn điện tử ngày nay là chủ đạo. Hãy tải file gốc về lưu, đặt tên file có quy tắc để dễ tìm, và quan trọng nhất là sao lưu ở ít nhất hai nơi. Một bản trên máy, một bản trên ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ đám mây. Ổ cứng hỏng giữa chừng là chuyện không ai mong nhưng vẫn xảy ra.
Vài nguyên tắc nên nhớ
- Lưu ngay khi phát sinh, đừng để dồn cuối năm.
- Không tẩy xóa, sửa chữa trên chứng từ gốc.
- Ghi chú lại nếu chứng từ có điểm đặc biệt cần giải thích.
- Giữ chứng từ đủ thời hạn quy định, đừng vội tiêu hủy.
Lưu trữ tốt không chỉ giúp bạn an tâm khi có người kiểm tra, mà còn giúp việc lập báo cáo nhanh gọn hơn hẳn. Nếu doanh nghiệp bạn chưa có quy trình rõ ràng và muốn xây dựng nề nếp ngay từ đầu, tham khảo dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh cũng là một cách để có người hướng dẫn bài bản. Một tủ hồ sơ gọn gàng nói lên rất nhiều về sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Xem thêm: doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi cơ quan thuế kiểm tra.
Lưu bao lâu thì được phép bỏ?
Có chị chủ một quán ăn từng dọn kho, thấy chồng hóa đơn từ mấy năm trước cao gần tới đầu gối nên định mang đi bán giấy vụn cho gọn. May là hỏi lại trước khi làm. Chứng từ kế toán thông thường như hóa đơn mua bán, phiếu thu chi cần giữ ít nhất 10 năm; còn sổ sách, báo cáo tài chính, tài liệu liên quan đến đăng ký, thành lập doanh nghiệp thì giữ lâu hơn, có loại phải giữ vĩnh viễn. Cứ chưa chắc thời hạn thì giữ thêm, đừng vội bỏ.
Cách an toàn là ghi luôn lên bìa hộp hoặc bìa tập năm chứng từ và năm được phép hủy. Ví dụ ghi "Năm 2024 – giữ đến hết 2034". Khi đến hạn, muốn hủy cũng nên làm cho gọn: lập một biên bản nhỏ ghi rõ hủy những gì, ai chứng kiến, rồi mới đem đi. Sau này có ai hỏi tới, mình cũng có cái mà nói cho rõ ràng.
Khi bị mất hoặc hỏng chứng từ thì xử lý sao?
Giấy tờ để lâu khó tránh chuyện ẩm mốc, mối mọt, hoặc xui hơn là cháy, ngập nước. Quan trọng là đừng giấu. Ngay khi phát hiện mất hay hỏng, hãy lập biên bản ghi lại sự việc: mất cái gì, hỏng vào lúc nào, vì lý do gì. Sau đó liên hệ bên bán, bên mua hoặc ngân hàng để xin lại bản sao, bản chụp của những hóa đơn, sao kê đã thất lạc. Phần lớn trường hợp đều xin lại được, miễn là mình chịu khó làm sớm.
Đây cũng là lý do nên có thói quen chụp lại hoặc scan hóa đơn quan trọng ngay khi nhận, lưu thêm một bản trên máy tính hoặc trên đám mây. Một buổi chiều bỏ ra sắp xếp và sao lưu, đổi lại sự yên tâm về sau, tôi thấy rất đáng. Mất bản gốc mà còn bản chụp cùng biên bản giải trình thì câu chuyện nhẹ nhàng hơn rất nhiều so với hai bàn tay trắng.
