Đến giai đoạn cần xử lý sổ sách bài bản, hầu hết chủ doanh nghiệp đứng trước hai ngả: tuyển một kế toán vào làm cố định, hay ký hợp đồng với một đơn vị dịch vụ trọn gói. Cả hai đều dùng được, vấn đề là cái nào hợp với tình hình của bạn hơn. Thử đặt chúng cạnh nhau.
Về chi phí
Kế toán nội bộ đồng nghĩa với lương cứng hằng tháng, cộng thêm bảo hiểm, thưởng, chỗ ngồi, phần mềm và đôi khi cả chi phí đào tạo. Khoản này cố định dù tháng đó việc nhiều hay ít.
Dịch vụ trọn gói thường tính theo khối lượng nghiệp vụ hoặc theo gói cố định, và gần như luôn thấp hơn tổng chi phí nuôi một nhân sự với cùng năng lực. Với doanh nghiệp nhỏ, đây là điểm chênh lệch đáng kể nhất.
Về mức độ kiểm soát
Đây là nơi kế toán nội bộ ghi điểm. Người ngồi ngay trong văn phòng, bạn cần số liệu là hỏi được luôn, nắm tình hình theo thời gian thực, hiểu rõ đặc thù nội bộ của công ty.
Với dịch vụ ngoài, bạn trao đổi qua email, điện thoại hoặc phần mềm. Độ tức thời kém hơn một chút, nhưng đổi lại các đơn vị chuyên nghiệp thường có quy trình bàn giao chứng từ và báo cáo định kỳ rõ ràng, nên thực tế không quá bất tiện.
Về rủi ro và tính ổn định
- Kế toán nội bộ: nếu người đó nghỉ việc đột ngột, bạn có nguy cơ đứt gãy, mất thời gian tuyển và bàn giao lại từ đầu.
- Dịch vụ trọn gói: thường là một đội ngũ chứ không phải một cá nhân, nên ít phụ thuộc vào một người. Khi có sự cố vẫn có người thay thế xử lý.
Về chuyên môn và cập nhật chính sách
Một kế toán giỏi và chịu khó học hỏi hoàn toàn có thể theo kịp các thay đổi. Nhưng đơn vị dịch vụ làm cho hàng chục khách hàng cùng lúc nên họ buộc phải cập nhật liên tục và va chạm nhiều tình huống thực tế hơn. Đây là lợi thế tự nhiên của mô hình này.
Vậy nên chọn cái nào?
Câu trả lời tùy thuộc vào quy mô và giai đoạn của bạn:
- Doanh nghiệp nhỏ, ít nghiệp vụ, muốn tối ưu chi phí thì dịch vụ trọn gói thường hợp lý hơn.
- Doanh nghiệp lớn, nghiệp vụ phức tạp, cần kiểm soát chặt theo thời gian thực thì kế toán nội bộ, hoặc kết hợp cả hai, lại đáng cân nhắc.
Không ít công ty chọn cách lai: giữ một kế toán nội bộ lo phần thu chi hằng ngày, đồng thời dùng dịch vụ ngoài lo phần thuế và báo cáo. Mỗi bên làm đúng thế mạnh.
Nếu bạn nghiêng về hướng tinh gọn bộ máy, có thể tham khảo cách vận hành của dịch vụ kế toán trọn gói tại Soft Space trước khi quyết định. So sánh trên giấy là một chuyện, nghe tư vấn theo đúng tình hình của mình lại rõ ràng hơn nhiều.
Khi quy mô doanh nghiệp thay đổi theo từng giai đoạn
Có một chị chủ shop quần áo từng kể với tôi rằng những tháng đầu mở bán, mỗi tháng chỉ vài chục hoá đơn, một mình chị tự kê khai cũng xong. Nhưng đến khi mở thêm hai chi nhánh và bắt đầu nhập hàng số lượng lớn, sổ sách rối tung lên, chị mới giật mình nhận ra mình đã đuối từ lúc nào không hay. Câu chuyện này khá phổ biến: nhu cầu kế toán không cố định mà co giãn theo từng giai đoạn làm ăn.
Vì thế, đừng nghĩ quyết định hôm nay là vĩnh viễn. Một doanh nghiệp mới khởi sự, dòng tiền còn mỏng, thường hợp với dịch vụ thuê ngoài vì vừa nhẹ chi phí vừa đỡ phải lo tuyển người. Đến khi nghiệp vụ phát sinh dày đặc, có kho hàng, có công nợ phức tạp, có nhiều mảng cần theo dõi sát từng ngày, thì một người ngồi tại chỗ lại phát huy giá trị. Nhiều chủ doanh nghiệp khôn ngoan chọn cách đi từ thuê ngoài rồi mới chuyển dần sang nội bộ, thay vì gồng gánh chi phí nhân sự ngay từ ngày đầu.
Chuyện bàn giao và lưu giữ dữ liệu khi có thay đổi
Một khía cạnh ít người để ý cho đến khi va phải, đó là chuyện bàn giao. Với kế toán nội bộ, nếu bạn ấy nghỉ việc đột ngột mà không bàn giao tử tế, toàn bộ file mềm, mật khẩu phần mềm, lịch sử kê khai có thể đi theo người ấy. Tôi đã chứng kiến không ít chủ doanh nghiệp phải dựng lại sổ sách gần như từ đầu chỉ vì một lần thay người vội vàng, vừa mất thời gian vừa tốn tiền thuê người gỡ rối.
Bên dịch vụ trọn gói thường có quy trình lưu trữ và quy chuẩn hồ sơ rõ ràng hơn, nên khi đổi người phụ trách, dữ liệu vẫn nằm gọn trong hệ thống của họ. Dù vậy, bạn cũng nên chủ động giữ một bản sao chứng từ gốc và các tờ khai đã nộp cho riêng mình, dù đang dùng hình thức nào. Hãy coi đó như tự giữ chìa khoá nhà mình: người làm có thể thay đổi, nhưng tài sản giấy tờ của doanh nghiệp thì luôn phải nằm trong tầm tay bạn.
