Chi phí thuê dịch vụ kế toán phụ thuộc vào những yếu tố nào?

Khi đi hỏi giá dịch vụ kế toán, nhiều người ngạc nhiên vì mỗi nơi báo một con số khác nhau, có khi chênh lệch khá xa. Thực ra điều đó dễ hiểu, bởi chi phí không phải một mức cố định mà được tính dựa trên khối lượng và độ phức tạp công việc của riêng từng doanh nghiệp. Hiểu được các yếu tố này, bạn sẽ biết mình đang trả tiền cho cái gì và dự trù ngân sách sát thực tế hơn.

Số lượng chứng từ phát sinh

Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và rõ ràng nhất. Một doanh nghiệp mỗi tháng vài chục hóa đơn sẽ tốn ít công xử lý hơn hẳn nơi phát sinh hàng trăm chứng từ. Phần lớn đơn vị dịch vụ chia gói theo số lượng hóa đơn, càng nhiều thì chi phí càng tăng theo bậc.

Loại hình và ngành nghề kinh doanh

Mỗi ngành có đặc thù hạch toán riêng:

• Thương mại, dịch vụ: nghiệp vụ thường gọn nhẹ, dễ xử lý, chi phí ở mức thấp hơn.
• Sản xuất: có tính giá thành, quản lý kho, định mức nguyên vật liệu nên phức tạp và tốn công hơn.
• Xây dựng, xuất nhập khẩu: nhiều nghiệp vụ đặc thù, đòi hỏi chuyên môn sâu, nên giá thường cao hơn mặt bằng chung.

Phạm vi công việc bạn cần

Một gói chỉ làm tờ khai thuế cơ bản sẽ rẻ hơn gói trọn vẹn bao gồm cả sổ sách, báo cáo tài chính, quyết toán cuối năm và xử lý bảo hiểm cho người lao động. Trước khi so giá, bạn nên xác định rõ mình cần đến đâu, tránh trường hợp thấy chỗ này rẻ nhưng hóa ra thiếu nhiều hạng mục. Xem thêm: so sánh thuê kế toán nội bộ và dịch vụ trọn gói.

Quy mô lao động và tình hình hồ sơ

Nếu doanh nghiệp có nhiều nhân sự, phần tính lương và bảo hiểm sẽ phát sinh thêm khối lượng. Ngoài ra, nếu sổ sách các kỳ trước còn tồn đọng hay cần rà soát, dọn dẹp lại, đơn vị dịch vụ thường tính thêm cho phần việc xử lý ban đầu này.

Mức độ uy tín và cam kết của nhà cung cấp

Giá rẻ bất thường đôi khi đi kèm rủi ro về chất lượng hoặc trách nhiệm khi xảy ra sai sót. Một đơn vị có kinh nghiệm, cam kết chịu trách nhiệm rõ ràng và hỗ trợ khi có vấn đề về thuế thường có mức giá nhỉnh hơn, nhưng đó là khoản đáng cân nhắc nếu bạn coi trọng sự an toàn.

Làm sao để nhận báo giá chính xác?

Cách tốt nhất là cung cấp đầy đủ thông tin: loại hình công ty, ngành nghề, số lượng chứng từ trung bình tháng, số lao động và những hạng mục bạn muốn. Càng rõ ràng, báo giá càng sát, tránh phát sinh ngoài dự kiến về sau.

Nếu muốn có con số cụ thể cho trường hợp của mình, bạn có thể gửi vài thông tin cơ bản để dịch vụ kế toán thuế của Soft Space tư vấn và báo giá theo đúng nhu cầu thực tế, thay vì áng chừng theo một bảng giá chung chung.

Hình thức làm việc và khoảng cách địa lý

Có một điều ít người để ý: cách bạn và bên kế toán phối hợp với nhau cũng ảnh hưởng đến chi phí. Một chủ quán cà phê ở quận xa từng kể, ban đầu chị nhất quyết muốn người làm kế toán phải đến tận nơi mỗi tuần để cầm hóa đơn giấy, kết quả mức phí bị đội lên kha khá vì tính cả công đi lại và thời gian. Sau khi chuyển sang gửi chứng từ qua điện thoại, chụp ảnh hóa đơn rồi trao đổi online, con số giảm xuống thấy rõ mà công việc vẫn chạy đều.

Vậy nên trước khi chốt, bạn hãy tự hỏi mình thật sự cần gặp mặt trực tiếp đến mức nào. Nếu doanh nghiệp đã quen dùng phần mềm, lưu trữ hóa đơn điện tử và mọi thứ gọn gàng trên máy tính, làm việc từ xa thường tiết kiệm hơn. Còn nếu hồ sơ vẫn nặng giấy tờ, hay sổ sách bị lẫn lộn giữa việc nhà và việc kinh doanh, thì phần xử lý thủ công nhiều hơn cũng kéo theo giá nhỉnh lên.

Thời điểm trong năm và những việc phát sinh đột xuất

Giá dịch vụ kế toán không phải lúc nào cũng đứng yên một mức suốt mười hai tháng. Vào mùa quyết toán cuối năm, hay những đợt cơ quan thuế xuống kiểm tra, khối lượng việc tăng vọt nên nhiều nơi sẽ có thêm khoản phí cho phần làm vượt thường lệ. Tôi từng gặp anh chủ xưởng in cứ thắc mắc sao tháng ba lại tốn hơn các tháng khác, hóa ra đó đúng là giai đoạn dồn hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, lập báo cáo tài chính và đối chiếu công nợ cả năm.

Bên cạnh đó, những tình huống bất ngờ như điều chỉnh tờ khai đã nộp nhầm, giải trình số liệu, hay sắp xếp lại đống chứng từ tồn của giai đoạn trước thường không nằm trong gói cố định hằng tháng. Bạn nên hỏi rõ ngay từ đầu xem những việc kiểu này được tính riêng hay đã gộp chung, để sau này không bỡ ngỡ khi thấy con số khác với lúc mới bàn. Chủ động nắm trước vài thời điểm cao điểm trong năm cũng giúp bạn liệu cơm gắp mắm, cân đối dòng tiền cho khoản chi này thoải mái hơn.