Mấy năm đầu khởi nghiệp, nhiều chủ doanh nghiệp tự ôm luôn phần sổ sách, hoặc nhờ một người quen làm kế toán bán thời gian. Cách này ổn khi công việc còn ít, nhưng đến một lúc nào đó bạn sẽ thấy bản thân loay hoay với tờ khai thuế hơn là lo bán hàng. Đó thường là lúc câu hỏi "có nên thuê dịch vụ kế toán bên ngoài không" bắt đầu xuất hiện.
Những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc cân nhắc
Không có một cột mốc cố định nào áp dụng cho tất cả, nhưng vài tình huống dưới đây xuất hiện khá đều đặn ở các doanh nghiệp nhỏ và vừa:
- Bạn thường xuyên nộp tờ khai sát hạn hoặc trễ hạn vì quá bận.
- Số lượng hóa đơn, chứng từ tăng nhanh, không còn kiểm soát được bằng file Excel thủ công.
- Bạn không chắc mình đang hạch toán đúng, và lo lắng mỗi khi nghe nhắc đến quyết toán.
- Chi phí trả lương cho một kế toán toàn thời gian đang vượt quá nhu cầu thực tế.
Nếu thấy mình trong vài điểm trên, đây là tín hiệu nên ngồi lại tính toán nghiêm túc.
Quy mô và đặc thù ngành ảnh hưởng thế nào?
Một quán cà phê nhỏ, một công ty thương mại vài chục đơn hàng mỗi tháng, và một doanh nghiệp sản xuất có kho hàng phức tạp sẽ có nhu cầu kế toán rất khác nhau.
Doanh nghiệp ít nghiệp vụ
Với những đơn vị phát sinh ít giao dịch, thuê trọn gói bên ngoài gần như luôn hợp lý hơn nuôi một nhân sự riêng. Bạn chỉ trả cho đúng khối lượng công việc thực tế.
Doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh
Khi đơn hàng nhân lên từng tháng, việc có một đội ngũ chuyên môn xử lý kịp thời sẽ giúp bạn tránh được tình trạng sổ sách dồn ứ, sai sót dây chuyền.
Lợi ích thực tế khi giao ra ngoài
Cái được lớn nhất thường không nằm ở tiền, mà ở sự yên tâm. Bạn biết có người chịu trách nhiệm theo dõi hạn nộp, cập nhật chính sách thuế mới, và nhắc bạn khi có thay đổi. Thay vì học lại kế toán, bạn dành thời gian cho việc mình giỏi nhất là vận hành và phát triển doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, một đơn vị dịch vụ làm cùng lúc cho nhiều khách hàng nên họ va chạm nhiều tình huống, ít khi bị động trước những thay đổi quy định.
Khi nào thì chưa cần vội?
Cũng cần thành thật: không phải lúc nào thuê ngoài cũng là lựa chọn duy nhất đúng. Nếu doanh nghiệp bạn đã có một kế toán nội bộ làm tốt, khối lượng ổn định, và bạn muốn kiểm soát chặt từng con số theo thời gian thực, thì việc duy trì đội ngũ riêng vẫn có lý của nó. Quyết định nên dựa trên nhu cầu thật, không phải vì thấy người khác làm vậy.
Nếu sau khi cân nhắc bạn thấy mình đang mất quá nhiều thời gian cho sổ sách thay vì kinh doanh, thử tìm hiểu kế toán trọn gói để xem mô hình này có phù hợp với mình không. Đôi khi chỉ một buổi trao đổi là đủ để bạn thấy rõ hướng đi.
Chi phí thực tế: thuê ngoài rẻ hay đắt hơn?
Nhiều chủ doanh nghiệp ngại thuê ngoài vì nghĩ "trả thêm một khoản hàng tháng là tốn". Nhưng nếu ngồi tính kỹ, bức tranh thường khác. Một kế toán nội bộ có kinh nghiệm hiện nay lương dao động khá cao, cộng thêm bảo hiểm, thưởng Tết, chỗ ngồi, phần mềm kế toán, rồi chi phí đào tạo khi luật thay đổi. Trong khi đó, một hộ kinh doanh hay công ty mới với vài chục hóa đơn mỗi tháng thực ra không cần một người làm trọn ngày.
Hãy lấy một ví dụ: chị Hoa mở cửa hàng vật liệu xây dựng, doanh thu chưa lớn nhưng hóa đơn đầu vào đầu ra lại lắt nhắt. Thuê một bạn kế toán toàn thời gian thì cả ngày bạn ấy rảnh nửa buổi, mà sa thải lại không nỡ. Khi chuyển sang dịch vụ trọn gói, mỗi tháng chị chỉ trả một phần nhỏ so với lương cũ, lại được một nhóm người cùng kiểm tra chéo. Bài toán không nằm ở chỗ rẻ hay đắt, mà ở chỗ bạn trả tiền cho đúng khối lượng công việc mình thật sự phát sinh. Xem thêm: so sánh thuê kế toán nội bộ và dịch vụ trọn gói.
Những hiểu lầm khiến nhiều người ngần ngại
Lý do phổ biến nhất khiến chủ doanh nghiệp chần chừ là sợ "giao sổ sách ra ngoài thì mất kiểm soát, không nắm được tình hình công ty mình". Thực tế ngược lại: khi có người ngoài làm bài bản, bạn nhận được báo cáo định kỳ rõ ràng, biết tháng này lãi lỗ ra sao, công nợ ai chưa trả. Quyền quyết định và toàn bộ dữ liệu vẫn là của bạn, người làm dịch vụ chỉ xử lý nghiệp vụ chứ không thay bạn cầm tiền.
Một hiểu lầm khác là "thuê ngoài thì họ không hiểu đặc thù ngành của tôi". Điều này đúng trong vài tháng đầu, khi hai bên còn làm quen. Nhưng nếu bạn chịu khó trao đổi rõ ngay từ đầu về cách bán hàng, loại chi phí hay phát sinh, mùa cao điểm của mình, thì người làm sẽ nắm rất nhanh. Quan trọng là giữ thói quen gửi chứng từ đều đặn, đừng dồn cả quý mới đưa một lần, vì khi đó dù người giỏi đến mấy cũng khó làm chính xác và bạn lại quay ra trách dịch vụ kém.
