Kế toán là phần xương sống của một doanh nghiệp, nhưng cũng là lĩnh vực mà nhiều chủ doanh nghiệp mới xem nhẹ trong giai đoạn đầu. Họ thường nghĩ chưa có nhiều giao dịch nên chưa cần kế toán, đến khi phát sinh thì sổ sách rối tung, chứng từ thất lạc và bị động trước các kỳ kê khai. Bài viết này liệt kê những việc kế toán cần thiết lập ngay từ những ngày đầu để doanh nghiệp đi vào nề nếp.
1. Lựa chọn chế độ kế toán phù hợp
Ngay từ đầu, doanh nghiệp cần xác định áp dụng chế độ kế toán nào cho phù hợp với quy mô của mình. Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường áp dụng chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, đơn giản hơn so với chế độ áp dụng cho doanh nghiệp lớn. Việc chọn đúng chế độ giúp công tác kế toán nhẹ nhàng và đúng quy định, tránh phải điều chỉnh phức tạp về sau.
2. Thiết lập hệ thống sổ sách kế toán
Doanh nghiệp cần mở hệ thống sổ sách kế toán theo quy định, bao gồm sổ nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết. Nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm kế toán để tự động hóa việc ghi chép, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian. Dù dùng phần mềm hay làm thủ công, điều quan trọng là ghi chép đầy đủ, kịp thời và có hệ thống ngay từ giao dịch đầu tiên.
3. Lưu trữ hóa đơn, chứng từ ngay từ đầu
Đây là thói quen quan trọng nhất nhưng hay bị bỏ qua. Mọi hóa đơn đầu vào, đầu ra, phiếu thu chi, hợp đồng, sao kê ngân hàng đều cần được lưu trữ cẩn thận và có hệ thống. Hóa đơn điện tử cần lưu trữ đúng quy định để phục vụ kê khai và đối chiếu. Việc thất lạc chứng từ có thể khiến doanh nghiệp không được khấu trừ thuế đầu vào hoặc không đưa được chi phí vào diện được trừ, gây thiệt hại thực sự về tiền.
4. Theo dõi thời hạn kê khai và nộp thuế
Kế toán phải nắm và theo dõi sát các thời hạn kê khai: tờ khai lệ phí môn bài, tờ khai thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính, thuế thu nhập cá nhân, các loại báo cáo định kỳ. Trễ hạn kê khai là một trong những lỗi bị xử phạt phổ biến nhất ở doanh nghiệp mới. Một bảng lịch nhắc hạn kê khai là công cụ đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích.
5. Quản lý dòng tiền và phân tách tài chính
Kế toán không chỉ là ghi sổ mà còn giúp chủ doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền. Ngay từ đầu, hãy tách bạch tài chính cá nhân và doanh nghiệp, mọi thu chi của công ty đi qua tài khoản công ty. Việc theo dõi dòng tiền giúp bạn biết doanh nghiệp đang lãi hay lỗ, có đủ tiền nộp thuế và trả lương hay không, từ đó ra quyết định kịp thời.
Lựa chọn: tự làm, thuê kế toán hay dùng dịch vụ
- Tự làm: tiết kiệm chi phí nhưng đòi hỏi chủ doanh nghiệp có kiến thức và thời gian.
- Thuê kế toán nội bộ: phù hợp khi khối lượng giao dịch lớn, cần người chuyên trách.
- Dùng dịch vụ kế toán thuê ngoài: phù hợp với doanh nghiệp mới, ít giao dịch, muốn tiết kiệm chi phí mà vẫn đúng quy định.
Đừng đợi có doanh thu mới quan tâm kế toán
Một quan niệm sai lầm rất phổ biến là chờ đến khi doanh nghiệp có doanh thu, có nhiều giao dịch mới bắt đầu lo kế toán. Thực tế, ngay cả khi chưa phát sinh doanh thu, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ nộp tờ khai theo kỳ và phải tuân thủ các quy định về sổ sách, hóa đơn. Nếu bỏ bê giai đoạn đầu, đến khi phát triển nhanh thì sổ sách rối, chứng từ thiếu, việc quyết toán cuối năm trở thành cơn ác mộng. Thiết lập nề nếp kế toán ngay từ đầu, dù chỉ vài giao dịch, sẽ tiết kiệm rất nhiều công sức và rủi ro về sau.
Vai trò cố vấn của kế toán
Một kế toán tốt không chỉ ghi sổ và nộp tờ khai mà còn là người cố vấn tài chính cho chủ doanh nghiệp. Họ giúp bạn hiểu được cấu trúc chi phí, tối ưu nghĩa vụ thuế trong khuôn khổ pháp luật, cảnh báo các rủi ro và hỗ trợ ra quyết định. Với doanh nghiệp mới còn hạn chế nguồn lực, việc lựa chọn đúng người hoặc đúng đơn vị dịch vụ kế toán ngay từ đầu có thể tạo ra khác biệt lớn cho sự phát triển bền vững.
Căn cứ pháp lý
Nghĩa vụ kê khai và quản lý thuế được nêu tại Luật Quản lý thuế 2019. Quy định về hóa đơn, chứng từ cần lưu trữ nằm tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bạn nên tham khảo văn bản gốc để áp dụng đúng chế độ kế toán và thời hạn.
Một nền tảng kế toán vững chắc ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh rủi ro và phát triển bền vững. Nếu bạn mới thành lập và chưa có bộ phận kế toán, hãy tham khảo dịch vụ kế toán thuế của Soft Space, hoặc thành lập doanh nghiệp nhanh nếu bạn muốn được hỗ trợ ngay từ khâu thành lập.
