Ở giai đoạn mới khởi nghiệp, sổ sách kế toán thường là thứ bị xếp sau cùng. Chủ doanh nghiệp bận tìm khách, làm sản phẩm, lo dòng tiền, nên chuyện ghi chép cứ để mai tính. Nhưng chính cái sự để mai tính ấy là nguyên nhân của rất nhiều cơn đau đầu sau này. Lập sổ sách ngay từ đầu không phải để làm màu, mà vì nó thực sự giúp ích cho bạn.
Sổ sách không chỉ để đối phó cơ quan thuế
Nhiều người nghĩ ghi sổ chỉ để khi nào thuế hỏi thì có cái đưa ra. Cách nghĩ này khiến sổ sách trở thành gánh nặng thay vì công cụ. Thật ra, một hệ thống ghi chép tốt trước hết phục vụ chính bạn: biết tiền đang ở đâu, lãi lỗ thế nào, khoản nào cần thu, khoản nào phải trả.
Những lợi ích thấy rõ khi làm bài bản từ đầu
Nắm được sức khỏe tài chính
Khi số liệu được ghi đều đặn, bạn có thể nhìn ra bức tranh tài chính bất cứ lúc nào, thay vì mò mẫm phỏng đoán. Điều này cực kỳ quan trọng với các quyết định như có nên thuê thêm người, có nên nhập thêm hàng hay không.
Tiết kiệm công sức cuối kỳ
Ghi chép rải đều trong năm nhẹ nhàng hơn nhiều so với việc dồn toàn bộ vào cuối năm để dựng lại sổ sách. Những ai từng phải gom hóa đơn cả năm trong vài ngày cuối kỳ đều hiểu cảm giác này.
Sẵn sàng khi cần vốn
Khi muốn vay ngân hàng hay gọi vốn, đối tác luôn nhìn vào số liệu tài chính của bạn. Sổ sách rõ ràng từ đầu giúp bạn tạo niềm tin, thay vì phải chữa cháy gấp.
Bắt đầu thế nào cho gọn?
Bạn không cần một hệ thống phức tạp ngay từ ngày đầu. Hãy bắt đầu với vài thói quen cơ bản:
- Giữ lại toàn bộ hóa đơn, chứng từ thu chi, sắp xếp gọn theo thời gian;
- Cho mọi giao dịch của công ty đi qua tài khoản ngân hàng doanh nghiệp;
- Ghi nhận các khoản thu chi đều đặn, đừng để dồn;
- Tách bạch rõ tiền công ty và tiền cá nhân.
Chỉ cần làm được mấy điều này, bạn đã đi trước rất nhiều doanh nghiệp mới khác.
Tự làm hay nhờ chuyên môn?
Giai đoạn đầu, bạn có thể tự ghi chép những khoản cơ bản. Nhưng khi giao dịch nhiều lên hoặc bắt đầu thấy rối, đó là dấu hiệu nên có người chuyên môn vào cuộc để hệ thống hóa lại cho chuẩn. Một bộ sổ sách được thiết lập đúng ngay từ nền móng sẽ tiết kiệm rất nhiều công chỉnh sửa về sau. Xem thêm: những sai lầm kế toán doanh nghiệp mới thường mắc phải. Nếu cần, bạn có thể tìm đến dịch vụ kế toán thuế trọn gói để được dựng hệ thống bài bản ngay từ đầu.
Sổ sách kế toán giống như việc dọn nhà đều đặn: làm thường xuyên thì nhẹ tênh, để lâu mới dọn thì ngợp. Đầu tư chút công sức ngay từ những ngày đầu, bạn sẽ cảm ơn chính mình ở những mùa quyết toán sau này.
Khi sổ sách lộn xộn, cái giá phải trả thường âm thầm
Có một chủ quán ăn từng kể với tôi rằng suốt hai năm đầu, anh cứ nghĩ mình lời đều đặn vì tháng nào tài khoản cũng dư. Đến lúc cần vay ngân hàng mở thêm chi nhánh, người ta hỏi báo cáo tài chính, anh mới ngớ người: tiền dư đó một phần là tiền hàng chưa trả nhà cung cấp, một phần là tiền đặt cọc của khách. Thực ra anh đang hoà vốn, thậm chí lỗ nhẹ. Sổ sách lộn xộn không làm doanh nghiệp sập ngay, nó âm thầm khiến bạn ra quyết định sai dựa trên những con số ảo.
Cái giá ấy nhiều khi không nằm ở khoản phạt thuế, mà ở cơ hội bị bỏ lỡ. Một khoản vay không được duyệt, một đối tác ngần ngại hợp tác vì không thấy số liệu rõ ràng, hay đơn giản là bạn không dám mở rộng vì không biết mình thực sự đang đứng ở đâu. Những thiệt hại đó khó đong đếm, nên người ta dễ xem nhẹ cho đến khi gặp đúng tình huống cần.
Vài thói quen nhỏ giúp sổ sách luôn sạch
Làm sổ sách bài bản không có nghĩa là phải ngồi cả ngày với giấy tờ. Phần lớn chỉ là vài thói quen nhỏ lặp lại đều đặn. Quan trọng nhất là tách bạch tiền cá nhân và tiền kinh doanh ngay từ ngày đầu: dùng riêng một tài khoản ngân hàng cho việc buôn bán, đừng lấy tiền quán đi chợ cho nhà rồi cuối tháng ngồi đoán. Chỉ riêng việc này thôi đã gỡ được nửa số rối rắm mà tôi thường gặp ở các hộ kinh doanh nhỏ.
Bên cạnh đó, hãy giữ lại hoá đơn, chứng từ ngay lúc phát sinh thay vì gom một đống cuối tháng mới phân loại. Một chiếc hộp đựng hoá đơn, một thư mục ảnh chụp trong điện thoại, hay vài dòng ghi chú mỗi tối cũng đủ. Tôi gợi ý vài việc nên làm đều tay:
- Ghi lại mọi khoản thu chi trong ngày, dù chỉ là tiền lẻ; cuối tuần đối chiếu số dư thực tế với sổ; mỗi tháng dành một buổi xem lại để biết tháng đó lãi lỗ ra sao.
Những việc này nghe đơn giản nhưng khi thành nếp, bạn sẽ thấy nhẹ nhõm hẳn mỗi mùa quyết toán, và quan trọng hơn là luôn nắm được sức khoẻ thật của công việc mình đang làm.
