Sau nhiều năm làm việc với các công ty mới, tôi nhận ra một điều: lỗi kế toán của doanh nghiệp khởi nghiệp lặp đi lặp lại đến mức gần như có thể đoán trước. Tin tốt là vì chúng quá quen thuộc, nên cũng rất dễ phòng tránh nếu bạn biết trước. Dưới đây là những cái bẫy phổ biến nhất.
Lẫn lộn tiền công ty và tiền cá nhân
Đây là lỗi kinh điển và phổ biến bậc nhất. Chủ doanh nghiệp rút tiền công ty tiêu việc riêng, hoặc dùng tiền túi trả chi phí công ty mà không ghi lại. Hệ quả là sổ sách rối tung, không biết công ty thực sự lãi hay lỗ. Cách phòng tránh đơn giản: ngay từ đầu hãy coi tài khoản công ty và ví cá nhân là hai thế giới tách biệt.
Coi nhẹ việc lưu giữ chứng từ
Nhiều người mua hàng, trả phí mà quên lấy hóa đơn, hoặc lấy rồi để thất lạc. Đến cuối kỳ mới tá hỏa vì thiếu chứng từ chứng minh chi phí. Một vài thói quen nhỏ giúp tránh chuyện này:
- Luôn yêu cầu hóa đơn hợp lệ khi mua hàng cho công ty;
- Sắp xếp chứng từ theo tháng, lưu cả bản giấy lẫn bản số;
- Chụp lại hóa đơn ngay khi nhận để phòng thất lạc.
Để dồn việc đến cuối kỳ
Tâm lý cứ để cuối năm tính một thể rất phổ biến. Nhưng dồn cả năm sổ sách vào vài ngày cuối kỳ vừa dễ sai sót, vừa căng thẳng. Ghi chép đều đặn theo tháng luôn nhẹ nhàng và chính xác hơn.
Quên mất các mốc thời hạn
Không ít doanh nghiệp làm đúng hết, chỉ sai mỗi chỗ nộp trễ. Tờ khai đúng nội dung nhưng quá hạn vẫn có thể bị xử phạt. Hãy lập lịch nhắc cho mọi nghĩa vụ định kỳ và bám sát nó.
Hiểu sai về nghĩa vụ khi chưa có doanh thu
Một ngộ nhận tai hại là chưa bán được gì thì chưa phải làm gì với thuế. Thực tế, ngay cả khi chưa phát sinh doanh thu, doanh nghiệp vẫn thường có nghĩa vụ kê khai theo kỳ. Bỏ qua vì nghĩ mình chưa hoạt động là lý do khiến nhiều công ty mới bị nhắc nhở oan.
Tự ôm hết khi đã quá sức
Tiết kiệm chi phí là tốt, nhưng tự làm kế toán khi không đủ kiến thức và thời gian đôi khi đắt hơn thuê người. Sai sót nhỏ tích lại có thể thành khoản phạt hoặc số liệu sai lệch, ảnh hưởng đến cả quyết định kinh doanh. Khi cảm thấy đã quá tải, đừng cố gồng; cân nhắc một dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới của Soft Space để có người đồng hành đúng lúc.
Điểm chung của tất cả những sai lầm trên là chúng đều xuất phát từ sự chủ quan ở giai đoạn đầu. Chỉ cần ý thức được chúng và xây vài thói quen tốt ngay từ những ngày khởi nghiệp, bạn sẽ tránh được phần lớn rắc rối mà các công ty mới hay gặp.
Định khoản qua loa, đến khi cần thì rối tung
Có một chuyện rất hay gặp ở các bạn mới mở công ty: mỗi khoản chi cứ nhập đại vào một mục cho xong, miễn là con số khớp với số dư ngân hàng. Tiền mua văn phòng phẩm, tiền tiếp khách, tiền sửa máy in… gom hết vào "chi phí khác". Lúc làm thì thấy nhanh, nhưng đến cuối năm khi cơ quan thuế hỏi chi tiết, hoặc khi giám đốc muốn biết tháng này tiền chảy đi đâu nhiều nhất, thì chẳng ai trả lời nổi.
Tôi thường khuyên mọi người ngay từ đầu hãy chia khoản chi theo đúng bản chất: chi phí nhân công, thuê mặt bằng, marketing, mua hàng… Việc này chỉ tốn thêm vài giây mỗi lần nhập, nhưng đổi lại bạn có một bức tranh tài chính rõ ràng. Một số chi phí còn bị khống chế mức được trừ khi tính thuế, nên định khoản sai từ gốc dễ kéo theo tính sai số thuế phải nộp. Sửa lại cả năm trời số liệu đã ghi nhầm là cực hình, làm đúng mỗi ngày luôn nhẹ nhàng hơn.
Chọn sai phương pháp tính thuế ngay từ ngày đầu
Khi đăng ký kinh doanh, nhiều chủ doanh nghiệp tích chọn phương pháp kê khai thuế khá ngẫu nhiên, người quen bảo sao thì làm vậy, mà chưa hiểu nó ảnh hưởng thế nào tới túi tiền của mình. Một quán cà phê nhỏ doanh thu vài chục triệu một tháng sẽ rất khác một công ty thương mại nhập hàng giá trị lớn rồi bán ra. Phương pháp khoán, kê khai theo tỷ lệ hay khấu trừ đều có cái lợi và cái thiệt riêng, tùy vào việc bạn có nhiều hóa đơn đầu vào hay không.
Lời khuyên thật lòng là trước khi quyết, hãy ngồi nhẩm thử với con số thực tế của mình trong vài tháng đầu, hoặc hỏi một người làm nghề phân tích giúp. Đừng để đến khi đã nộp tờ khai theo một hướng cả năm mới phát hiện mình đang đóng nhiều hơn mức cần thiết, lúc đó muốn đổi cũng phải chờ kỳ mới. Một quyết định nhỏ ở ngày đầu đôi khi tiết kiệm cho bạn cả chục triệu mỗi năm.
