Có một câu nói quen thuộc trong giới kế toán: "Chi thì dễ, được trừ mới khó." Nhiều doanh nghiệp tiêu tiền thật cho hoạt động kinh doanh nhưng đến khi quyết toán mới ngã ngửa vì khoản đó không được tính vào chi phí hợp lệ. Vậy ranh giới nằm ở đâu?
Ba điều kiện cốt lõi
Để một khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN, về nguyên tắc nó cần thỏa mãn đồng thời ba yếu tố:
- Liên quan đến hoạt động kinh doanh: khoản chi phải phục vụ việc tạo ra doanh thu của doanh nghiệp.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: chứng minh khoản chi là có thật và đúng đối tượng.
- Thanh toán đúng quy định: với hóa đơn từ một mức giá trị nhất định, cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Thiếu bất kỳ yếu tố nào, khoản chi đó có nguy cơ bị loại, làm tăng thu nhập tính thuế và kéo theo số thuế phải nộp cao hơn. Xem thêm: cách tính và nộp thuế thu nhập doanh nghiệp.
Những khoản dễ bị loại
Qua thực tế, có vài nhóm chi phí thường xuyên bị "gạch tên" khi quyết toán:
Chi phí thiếu chứng từ
Mua hàng không lấy hóa đơn, chi tiếp khách không có đủ giấy tờ, hay những khoản chi tay không qua sổ sách. Đây là nhóm bị loại nhiều nhất vì đơn giản là không chứng minh được, và cũng là điểm cần rà kỹ khi quyết toán thuế TNDN cuối năm.
Chi phí không phục vụ kinh doanh
Các khoản mang tính cá nhân của chủ doanh nghiệp, chi cho hoạt động không liên quan đến ngành nghề đăng ký, thường khó được chấp nhận.
Chi vượt định mức
Một số khoản chi tuy hợp lệ nhưng chỉ được trừ trong giới hạn nhất định. Phần vượt quá sẽ không được tính, dù bạn có đầy đủ hóa đơn.
Thanh toán không dùng tiền mặt
Đây là điểm nhiều doanh nghiệp nhỏ hay quên. Với các hóa đơn có giá trị từ một ngưỡng nhất định, dù bạn có hóa đơn đẹp đến đâu mà thanh toán bằng tiền mặt thì khoản đó vẫn có thể bị loại. Vì vậy, hãy ưu tiên chuyển khoản cho các giao dịch giá trị lớn và lưu sao kê cẩn thận.
Giữ chứng từ ra sao cho an toàn?
Mẹo đơn giản mà hiệu quả: mỗi khoản chi đáng kể nên có một bộ hồ sơ tối thiểu gồm hóa đơn, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, và chứng từ thanh toán. Sắp xếp theo tháng, lưu cả bản mềm. Khi cơ quan thuế hỏi đến, bạn có ngay thay vì lục tung tủ hồ sơ.
Nếu doanh nghiệp của bạn phát sinh nhiều loại chi phí và muốn chắc chắn không bỏ lỡ khoản nào được trừ, việc có một đội ngũ rà soát chuyên môn là rất đáng. Bạn có thể tìm hiểu dịch vụ kế toán thuế của Soft Space để được tư vấn cách bố trí chứng từ ngay từ đầu.
Tối ưu chi phí được trừ không phải là "lách" mà là làm cho đúng và đủ. Khi bạn hiểu rõ luật chơi và chuẩn bị chứng từ chỉn chu, doanh nghiệp vừa nộp thuế đúng nghĩa vụ vừa không phải trả thừa một đồng nào.
Khi chi phí "đúng thật" nhưng vẫn bị loại
Có một chủ quán cà phê từng kể với tôi: anh mua bàn ghế, máy pha cà phê, sửa sang mặt bằng hết gần hai trăm triệu, hoá đơn đầy đủ, chuyển khoản đàng hoàng, vậy mà cuối năm vẫn bị loại gần hết khi quyết toán. Lý do không phải vì chi phí ảo, mà vì cách ghi nhận sai: những tài sản dùng nhiều năm như máy móc, nội thất không được tính hết một lần vào chi phí của năm mua, mà phải phân bổ dần qua khấu hao theo thời gian sử dụng. Tiền anh bỏ ra là thật, nhưng "nhét" sai chỗ thì cơ quan thuế vẫn gạch.
Bài học ở đây là: một khoản chi hợp lệ chưa chắc được trừ toàn bộ ngay trong năm. Chi phí trả trước như tiền thuê nhà đóng một lần cho ba năm, hay công cụ dụng cụ giá trị lớn, đều cần phân bổ. Trước khi hạch toán một khoản lớn, hãy tự hỏi: thứ này phục vụ riêng năm nay, hay còn dùng cho cả những năm sau? Trả lời được câu đó là bạn tránh được nửa số rắc rối khi quyết toán.
Những khoản mập mờ giữa "việc nhà" và "việc công ty"
Phần gây tranh cãi nhất thường nằm ở ranh giới giữa chi tiêu cá nhân và chi tiêu doanh nghiệp. Xăng xe, điện thoại, ăn uống tiếp khách, du lịch khen thưởng nhân viên đều có thể được trừ, nhưng chỉ khi chứng minh được nó phục vụ hoạt động kinh doanh và có chứng từ rõ ràng. Một bữa cơm với đối tác có hoá đơn, có nội dung công việc đi kèm thì hợp lý; còn hoá đơn nhà hàng vào tối Chủ nhật ghi tên cả gia đình thì rất khó giải trình.
Với những khoản phúc lợi cho người lao động như nghỉ mát, hiếu hỉ, tiền ăn ca, thuế cho phép đưa vào chi phí nhưng khống chế tổng mức không vượt quá một tháng lương bình quân thực tế trong năm. Tôi vẫn khuyên các chủ doanh nghiệp nhỏ một câu đơn giản: đã là chi phí của công ty thì hãy để công ty đứng tên, công ty trả tiền, và lưu lại lý do vì sao chi. Tách bạch được túi tiền cá nhân với túi tiền doanh nghiệp ngay từ đầu, bạn sẽ đỡ phải ngồi giải thích từng dòng khi đoàn quyết toán xuống.
