Khi bắt đầu kinh doanh, một trong những băn khoăn phổ biến là: nên nộp thuế theo kiểu khoán cho nhẹ nhàng, hay kê khai cho minh bạch? Hai cách này khác nhau khá nhiều về bản chất và phù hợp với những đối tượng khác nhau. Hiểu rõ sẽ giúp bạn chọn đúng ngay từ đầu.
Thuế khoán là gì?
Thuế khoán là hình thức cơ quan thuế ấn định một mức thuế tương đối ổn định cho một kỳ, dựa trên doanh thu ước tính của cơ sở kinh doanh. Cách này thường gắn với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh quy mô nhỏ, không yêu cầu sổ sách kế toán phức tạp.
Ưu điểm dễ thấy là đơn giản: bạn không phải kê khai chi tiết từng giao dịch, số thuế khá rõ ràng và dễ dự trù. Đổi lại, mức khoán không phản ánh sát biến động kinh doanh thực tế, có tháng buôn bán chậm vẫn nộp như thường.
Thuế kê khai là gì?
Thuế kê khai là hình thức doanh nghiệp tự xác định nghĩa vụ thuế dựa trên doanh thu, chi phí và chứng từ thực tế, rồi kê khai định kỳ với cơ quan thuế. Đây là phương pháp áp dụng cho phần lớn doanh nghiệp.
Đặc điểm chính
- Yêu cầu sổ sách kế toán, hóa đơn chứng từ đầy đủ.
- Số thuế phản ánh đúng kết quả kinh doanh từng kỳ.
- Cho phép khấu trừ thuế đầu vào và tính chi phí được trừ, qua đó tối ưu nghĩa vụ thuế hợp pháp.
Bù lại sự minh bạch là khối lượng công việc lớn hơn: phải quản lý chứng từ, lập tờ khai, theo dõi nhiều sắc thuế cùng lúc.
So sánh nhanh
- Sổ sách: thuế khoán gần như không cần; thuế kê khai bắt buộc đầy đủ.
- Tính linh hoạt: thuế kê khai bám sát kết quả kinh doanh hơn; thuế khoán cố định.
- Đối tượng: thuế khoán hợp với hộ và cá nhân nhỏ; thuế kê khai dành cho doanh nghiệp.
Vậy nên chọn cách nào?
Nếu bạn kinh doanh quy mô nhỏ, ít hóa đơn đầu vào và muốn đơn giản, hình thức khoán có thể phù hợp trong giai đoạn đầu. Nhưng khi quy mô lớn dần, có nhiều chi phí đầu vào và muốn được khấu trừ, hoặc cần xuất hóa đơn cho đối tác, chuyển sang kê khai sẽ có lợi và chuyên nghiệp hơn. Với mô hình công ty, kê khai gần như là lựa chọn mặc định.
Chuyển đổi và lưu ý
Việc chuyển từ khoán sang kê khai đòi hỏi xây dựng hệ thống sổ sách và quản lý chứng từ bài bản. Đây là thời điểm nhiều cơ sở thấy lúng túng. Nếu bạn đang ở giai đoạn chuyển mình này, có thể tìm đến dịch vụ kế toán thuế trọn gói để được hướng dẫn thiết lập từ đầu cho đúng.
Không có phương pháp nào tốt tuyệt đối, chỉ có phương pháp phù hợp với quy mô và định hướng của bạn. Hiểu rõ bản chất từng hình thức, bạn sẽ chọn được cách nộp thuế vừa nhẹ nhàng vừa phục vụ tốt cho chặng đường phát triển phía trước.
Khi nào hóa đơn "kéo" bạn sang kê khai?
Có một câu chuyện rất hay gặp: anh chủ một xưởng cơ khí nhỏ vẫn nộp thuế khoán đều đặn, mọi thứ êm xuôi cho đến khi một khách hàng lớn yêu cầu xuất hóa đơn giá trị gia tăng để họ khấu trừ đầu vào. Lúc này việc nộp khoán hay không không còn là lựa chọn thuần túy nữa, vì khi đã phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn thường xuyên, bạn gần như buộc phải vận hành theo phương pháp kê khai để theo dõi doanh thu và thuế đầu ra cho đúng.
Vì vậy, trước khi cân nhắc giữ thuế khoán cho nhẹ nhàng, hãy nhìn vào tệp khách hàng của mình. Nếu phần lớn là khách lẻ, không cần hóa đơn đỏ thì khoán vẫn ổn. Nhưng nếu bạn đang nhắm tới các đối tác là công ty, làm ăn theo hợp đồng, thì sớm muộn gì hóa đơn cũng sẽ "kéo" bạn sang kê khai, và chuẩn bị trước bao giờ cũng đỡ cập rập hơn là để nước đến chân mới nhảy.
Những khoản dễ bị bỏ sót khiến số thuế chênh lệch
Nhiều người nghĩ thuế khoán là khỏi lo gì hết, nhưng thực tế mức khoán không phải cố định mãi mãi. Khi cơ quan thuế khảo sát thấy cửa hàng bạn đông khách hơn, mặt bằng đẹp hơn hay doanh thu khu vực tăng, mức khoán năm sau hoàn toàn có thể được điều chỉnh lên. Tôi từng gặp chị bán tạp hóa cứ đinh ninh mỗi tháng đóng từng đó, đến kỳ ổn định mới mới ngỡ ngàng vì con số nhích lên kha khá.
Ở phía kê khai, khoản hay bị bỏ sót lại nằm ở chi phí. Một bữa cơm tiếp khách không có hóa đơn, tiền xăng xe trả tay, hay lương nhân viên không có hợp đồng rõ ràng đều khó được tính là chi phí hợp lệ. Cuối năm quyết toán, những thứ này bị loại ra khiến lợi nhuận tính thuế cao hơn bạn tưởng. Giữ chứng từ gọn gàng ngay từ đầu, dù chỉ là tờ phiếu thu nhỏ, sẽ giúp con số thuế cuối cùng phản ánh đúng thực tế kinh doanh của bạn.
