Khi mới mở công ty, ít ai để tâm đến chuyện áp dụng chế độ kế toán nào, vì nó nghe có vẻ chuyên môn và xa vời. Nhưng đây lại là một quyết định nền tảng, ảnh hưởng đến cách bạn ghi sổ, lập báo cáo và làm việc với cơ quan thuế suốt nhiều năm. Chọn đúng ngay từ đầu sẽ giúp bạn đỡ phải chuyển đổi vất vả về sau.
Chế độ kế toán là gì mà phải chọn?
Hiểu đơn giản, chế độ kế toán là bộ quy tắc về hệ thống tài khoản, mẫu sổ sách và báo cáo tài chính mà doanh nghiệp áp dụng. Việt Nam có những chế độ kế toán khác nhau, trong đó có chế độ dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa với cách làm gọn gàng hơn so với chế độ áp dụng cho doanh nghiệp lớn.
Doanh nghiệp nhỏ thường hợp với chế độ nào?
Phần lớn công ty mới thành lập có quy mô vừa và nhỏ sẽ thấy chế độ kế toán dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa là phù hợp nhất. Lý do rất dễ hiểu:
- Hệ thống tài khoản tinh gọn, dễ theo dõi;
- Mẫu báo cáo đơn giản hơn, giảm áp lực cho người làm;
- Phù hợp với khối lượng giao dịch chưa quá lớn.
Tất nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn có đặc thù riêng hoặc dự định tăng trưởng nhanh, bạn nên cân nhắc kỹ hơn thay vì chọn theo số đông.
Những yếu tố nên cân nhắc
Quy mô và định hướng phát triển
Nếu bạn dự tính mở rộng mạnh trong vài năm tới, việc chọn một chế độ có thể đáp ứng quy mô lớn hơn ngay từ đầu đôi khi tiết kiệm công chuyển đổi. Ngược lại, nếu cứ giữ quy mô nhỏ ổn định, không cần làm phức tạp mọi thứ.
Ngành nghề kinh doanh
Một số lĩnh vực có đặc thù về cách ghi nhận doanh thu, chi phí, tồn kho. Đặc thù ngành nên được tính đến khi quyết định, vì nó ảnh hưởng đến cách tổ chức sổ sách. Ví dụ ngành ăn uống, xem dịch vụ kế toán cho nhà hàng, quán ăn (F&B).
Năng lực của người làm kế toán
Chế độ càng gọn thì người mới càng dễ tiếp cận. Nếu doanh nghiệp tự làm kế toán, ưu tiên sự đơn giản là hợp lý.
Đăng ký và áp dụng nhất quán
Sau khi chọn, doanh nghiệp cần thông báo và áp dụng chế độ kế toán một cách nhất quán. Việc thay đổi giữa chừng không phải không làm được, nhưng thường tốn công và dễ gây xáo trộn số liệu. Vì thế, dành thời gian cân nhắc kỹ ở giai đoạn đầu là khoản đầu tư đáng giá.
Khi nào nên hỏi người có chuyên môn?
Nếu bạn vẫn phân vân không biết chế độ nào hợp với mô hình của mình, đó là lúc nên tham vấn người có kinh nghiệm. Một buổi trao đổi ngắn với kế toán thường giúp bạn sáng tỏ và tránh chọn sai. Bạn có thể tìm hiểu dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới của Soft Space nếu muốn được tư vấn theo đúng đặc thù công ty mình.
Chọn chế độ kế toán không phải chuyện đao to búa lớn, nhưng cũng đừng làm qua loa. Hiểu rõ quy mô và định hướng của mình, bạn sẽ chọn được lựa chọn vừa vặn nhất để đồng hành lâu dài.
Đổi chế độ kế toán giữa chừng, có sao không?
Có chị bán đồ gia dụng kể rằng năm đầu mới mở, chị chọn chế độ kế toán đơn giản nhất cho nhẹ đầu. Đến năm thứ hai hàng về nhiều, kho lớn hơn, công nợ với nhà cung cấp chằng chịt, chị mới thấy bộ sổ cũ không theo kịp. Chuyển sang một chế độ đầy đủ hơn là hoàn toàn được phép, nhưng nên làm vào đầu năm tài chính chứ đừng đổi ngang giữa năm. Lý do rất thực tế: số dư đầu kỳ, cách hạch toán hàng tồn, cách ghi nhận chi phí của hai chế độ không giống nhau, đổi giữa chừng dễ làm số liệu hai nửa năm "vênh" nhau, lúc quyết toán sẽ rất khổ.
Trước khi đổi, hãy chốt sổ năm cũ cho gọn gàng, lập bảng cân đối để biết chính xác mình đang đứng ở đâu, rồi mới mang số dư đó sang hệ thống mới. Việc này không quá phức tạp nếu chuẩn bị sớm, nhưng để dồn đến sát hạn nộp báo cáo thì rất dễ sai sót.
Đừng quên yếu tố con người và thói quen ghi chép
Một điều ít người để ý khi chọn chế độ kế toán: ai sẽ ngồi ghi chép hằng ngày? Chế độ càng đầy đủ thì càng nhiều bút toán, nhiều mẫu biểu, đòi hỏi người làm phải nắm vững nghiệp vụ. Nếu cửa hàng chỉ có một bạn kế toán bán thời gian, hoặc chính bạn tự làm sổ buổi tối sau khi đóng cửa, thì một chế độ gọn nhẹ, dễ hiểu sẽ bền hơn nhiều so với hệ thống "xịn" mà không ai theo nổi. Xem thêm: những sai lầm kế toán doanh nghiệp mới thường mắc phải.
Dù chọn chế độ nào, hãy giữ thói quen ghi chép đều đặn: hóa đơn đầu vào, phiếu thu chi, sao kê ngân hàng nên được nhập sổ theo tuần, đừng để cuối quý mới lục lại đống giấy tờ. Một bộ sổ đơn giản nhưng cập nhật đầy đủ luôn đáng tin hơn bộ sổ phức tạp mà bỏ trống nhiều chỗ. Phần mềm hay file Excel đều được, miễn là dùng đều tay và sao lưu cẩn thận, vì số liệu kế toán mất đi thì khó dựng lại lắm.
