Nhiều người nghĩ mở tài khoản ngân hàng cho công ty cũng giống như mở tài khoản cá nhân, ra quầy, ký vài tờ giấy là xong. Thực tế có khác biệt, và xung quanh chiếc tài khoản này còn có vài nghĩa vụ mà doanh nghiệp mới hay bỏ quên. Hiểu rõ từ đầu sẽ giúp bạn dùng tài khoản đúng cách và tránh phiền phức về sau.
Vì sao doanh nghiệp cần tài khoản riêng?
Một tài khoản đứng tên công ty giúp tách bạch dòng tiền doanh nghiệp với tiền cá nhân của chủ. Đây là nguyên tắc cơ bản của quản trị tài chính lành mạnh. Ngoài ra, nhiều giao dịch có giá trị lớn thường được khuyến khích hoặc yêu cầu thực hiện qua chuyển khoản, nên có tài khoản doanh nghiệp gần như là điều bắt buộc trong vận hành. Xem thêm: doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì về thuế trong tháng đầu.
Chuẩn bị gì khi đi mở tài khoản?
Mỗi ngân hàng có yêu cầu hơi khác nhau, nhưng nhìn chung bạn nên mang theo:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
- Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật;
- Con dấu của công ty nếu có;
- Các giấy tờ ủy quyền trong trường hợp người đi mở không phải đại diện pháp luật.
Nên gọi trước cho ngân hàng để xác nhận danh mục giấy tờ, tránh phải đi lại nhiều lần.
Chọn ngân hàng nào?
Đừng vội chọn ngân hàng gần nhà nhất. Hãy cân nhắc vài tiêu chí thực tế:
- Chất lượng ngân hàng điện tử, vì bạn sẽ giao dịch online là chính;
- Biểu phí chuyển khoản, duy trì tài khoản;
- Mạng lưới và sự thuận tiện khi cần ra quầy;
- Khả năng kết nối nộp thuế điện tử thuận lợi.
Chuyện thông báo với cơ quan thuế
Đây là điểm khiến nhiều người băn khoăn. Quy định về việc thông báo tài khoản ngân hàng đã có những thay đổi qua các thời kỳ, và cách thức cập nhật thông tin tài khoản hiện nay thường được xử lý thông qua việc đăng ký, cập nhật với cơ quan đăng ký kinh doanh và liên thông dữ liệu. Vì các quy định có thể điều chỉnh, bạn nên xác nhận lại thủ tục hiện hành tại thời điểm mở tài khoản để làm cho đúng.
Một lưu ý nhỏ nhưng quan trọng
Dù quy định thay đổi thế nào, việc giữ thông tin doanh nghiệp luôn cập nhật và nhất quán giữa các cơ quan vẫn là nguyên tắc nên theo. Thông tin lệch nhau dễ gây rắc rối khi nộp thuế hay giao dịch.
Dùng tài khoản sao cho gọn
Khi đã có tài khoản, hãy tập thói quen cho mọi khoản thu chi của công ty đi qua đó, hạn chế dùng tiền mặt hay tài khoản cá nhân. Điều này giúp sổ sách kế toán rõ ràng và việc đối chiếu cuối kỳ nhẹ nhàng hơn rất nhiều. Nếu bạn muốn có người giúp thiết lập quy trình thu chi bài bản ngay từ đầu, Soft Space sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp mới.
Mở tài khoản chỉ mất một buổi, nhưng cách bạn sử dụng nó lại ảnh hưởng lâu dài đến sự minh bạch tài chính. Cứ giữ kỷ luật ngay từ ngày đầu, mọi thứ sẽ vào nếp một cách tự nhiên.
Khi chủ và kế toán không phải một người
Có một tình huống rất hay gặp ở doanh nghiệp nhỏ: chủ bận chạy việc bên ngoài nên giao luôn cả tài khoản ngân hàng cho kế toán giữ. Tiện thì có tiện, nhưng đến lúc kế toán nghỉ việc, đổi số điện thoại nhận mã OTP hay khóa nội bộ thì cả công ty ngồi nhìn nhau không ai chuyển được tiền. Cách an toàn hơn là chủ doanh nghiệp luôn giữ quyền cao nhất, còn kế toán chỉ được phân quyền lập lệnh, sau đó chủ là người duyệt cuối cùng.
Nhiều ngân hàng hiện cho phép cài đặt hai cấp duyệt trên cùng một tài khoản công ty, mỗi người một thiết bị riêng. Một người tạo lệnh chi, người kia mới được bấm xác nhận. Cách này vừa giúp chủ nắm được dòng tiền ra vào, vừa giảm hẳn rủi ro một người tự ý chuyển khoản. Doanh nghiệp ba bốn người trở lên nên cân nhắc bật ngay từ đầu cho quen, để sau này có lớn lên cũng không phải làm lại từ đầu.
Đừng để tài khoản "ngủ đông"
Một lỗi âm thầm mà chủ doanh nghiệp hay quên: mở tài khoản xong nhưng vài tháng không phát sinh giao dịch nào, vì việc buôn bán vẫn chạy qua tài khoản cá nhân cho nhanh. Đến khi cần dùng thì tài khoản đã bị ngân hàng chuyển sang trạng thái ngủ, có nơi còn trừ phí duy trì hằng tháng cho tới khi số dư về không. Lúc đó muốn kích hoạt lại phải mang con dấu, giấy tờ ra quầy làm thủ tục, mất cả buổi.
Để tránh chuyện này, ngay khi mở tài khoản hãy để vào đó một khoản nhỏ và thỉnh thoảng cho nó "thở" bằng một vài giao dịch thật, ví dụ trả tiền điện, tiền internet hay lương nhân viên qua đó. Mỗi đầu tháng nên dành ít phút xem lại số dư và sao kê, vừa biết phí ngân hàng đang trừ bao nhiêu, vừa kịp phát hiện những khoản lạ. Tài khoản công ty được dùng đều đặn cũng giúp hồ sơ tín dụng đẹp hơn, sau này vay vốn hay mở hạn mức cũng dễ được duyệt.
