Hóa đơn điện tử cho cửa hàng vật liệu xây dựng

Cửa hàng vật liệu xây dựng có kiểu bán hàng rất riêng: sáng bán vài bao xi măng cho người sửa nhà, chiều xuất cả xe sắt thép cho một nhà thầu đang chạy công trình. Khách lẻ trả tiền lấy hàng là xong, còn nhà thầu thì gần như lần nào cũng cần hóa đơn để đưa vào chi phí công trình và khấu trừ thuế. Chính chỗ này khiến việc xuất hóa đơn ở cửa hàng vật liệu xây dựng rắc rối hơn nhiều so với một cửa hàng bán lẻ thông thường, và cũng là lý do làm hóa đơn điện tử cho gọn là việc nên tính sớm chứ không nên để nước tới chân.

Vì sao hóa đơn ở cửa hàng vật liệu xây dựng phức tạp

Điểm khác biệt lớn nhất là hai nhóm khách rất khác nhau trên cùng một quầy. Khách lẻ mua ít, phần lớn không lấy hóa đơn, chỉ cần bán nhanh. Nhà thầu và doanh nghiệp xây dựng mua số lượng lớn, gần như luôn cần hóa đơn giá trị gia tăng đúng thông tin để họ đưa vào chi phí và khấu trừ. Một hóa đơn ghi sai tên công ty, sai mã số thuế hay sai quy cách hàng có thể khiến nhà thầu không được chấp nhận chi phí, và họ sẽ nhớ mặt cửa hàng nào hay làm sai.

Điểm thứ hai là hàng nhiều chủng loại và quy cách. Sắt phi mấy, thép cây hay thép cuộn, xi măng loại nào, gạch kích thước nào, cát đá tính theo khối. Trên hóa đơn phải ghi đúng tên hàng, đơn vị tính và quy cách, nếu không sẽ lệch với thực tế giao và rắc rối khi đối chiếu. Điểm thứ ba là giao tận công trình theo từng chuyến: một đơn lớn có thể giao làm nhiều đợt, kéo theo câu hỏi xuất hóa đơn theo từng chuyến hay gộp một lần, và xử lý thế nào cho khớp với biên bản giao nhận. Những chuyện này cửa hàng bán lẻ đơn thuần không gặp.

Hóa đơn điện tử giúp cửa hàng vật liệu xử lý được gì

Chuyển sang hóa đơn điện tử không chỉ là bỏ tập hóa đơn giấy. Với đặc thù ngành vật liệu, nó giải quyết đúng mấy chỗ hay nghẽn:

• Xuất hóa đơn nhanh cho nhà thầu: lập và gửi hóa đơn ngay khi giao hàng, kể cả khi xe đang ở công trình, thay vì để khách chờ về cửa hàng lấy hóa đơn giấy.
• Lưu thông tin khách quen: nhà thầu mua đi mua lại nhiều lần, lưu sẵn thông tin công ty giúp lần sau xuất hóa đơn không phải nhập lại, giảm sai sót tên và mã số thuế.
• Quản lý hàng nhiều quy cách: thiết lập danh mục hàng theo đúng tên, đơn vị tính, quy cách một lần rồi dùng lại, để hóa đơn luôn khớp thực tế.
• Xử lý bán lẻ gọn: với khách lẻ số đông, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hướng phù hợp cho những cửa hàng có lượng khách mua nhỏ lẻ nhiều.
• Tra cứu và đối chiếu dễ: cuối tháng hay khi nhà thầu đối soát công nợ, tra lại hóa đơn đã xuất nhanh gọn thay vì lật từng cuốn giấy.

Không cửa hàng nào giống nhau. Cửa hàng chủ yếu bán buôn cho nhà thầu sẽ ưu tiên xuất hóa đơn nhanh và quản lý công nợ; cửa hàng bán lẻ nhiều lại quan tâm phần khởi tạo từ máy tính tiền. Chúng tôi tư vấn theo đúng tỷ trọng khách của bạn để chọn cách triển khai hợp lý.

Cái được và cái tránh được cho chủ cửa hàng

Cái được rõ nhất là giữ được khách nhà thầu. Nhà thầu chọn nơi cấp hàng không chỉ vì giá, mà còn vì hóa đơn xuất đúng, nhanh, để họ đưa vào công trình không vướng mắc. Cửa hàng làm hóa đơn gọn gàng là cửa hàng nhà thầu muốn quay lại. Cái được nữa là chủ nắm được tình hình bán ra: hóa đơn điện tử lưu lại đầy đủ giúp bạn biết bán được bao nhiêu, cho ai, còn nợ ai, thay vì nhớ áng chừng.

Cái tránh được quan trọng không kém. Tránh xuất hóa đơn sai khiến nhà thầu mất quyền khấu trừ và mất lòng tin. Tránh lệch giữa hàng giao và hóa đơn khi hàng nhiều quy cách. Và tránh cảnh dồn hóa đơn cuối tháng — thứ khiến cửa hàng bận rộn dễ sai sót và chậm trễ. Với ngành mà một đơn hàng có thể bằng cả tuần doanh thu bán lẻ, mấy rủi ro này đều đáng để xử lý gọn từ đầu.

Hóa đơn điện tử không đứng một mình

Để phát hành hóa đơn điện tử, cửa hàng cần có chữ ký số để ký lên hóa đơn; đây là điều kiện gắn liền với hóa đơn chứ không tách rời. Nếu bạn chưa rõ vì sao, bài vì sao phát hành hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số giải thích cụ thể. Cửa hàng bán nhiều cho nhà thầu cũng nên đọc hóa đơn điện tử cho nhà thầu xây dựng để hiểu đầu bên kia cần gì ở hóa đơn của bạn, từ đó xuất cho đúng ý họ.

Bên cạnh hóa đơn đầu ra, cửa hàng vật liệu nhập hàng nhiều nên cũng cần quản lý hóa đơn đầu vào để giữ quyền khấu trừ của chính mình; bài quản lý hóa đơn đầu vào để không mất quyền khấu trừ nói kỹ chuyện này. Về công cụ đi kèm, bạn sẽ cần chữ ký số Token để ký hóa đơn, và nếu muốn theo dõi mua bán, tồn kho, công nợ bài bản thì một phần mềm kế toán phù hợp sẽ giúp ích, đặc biệt với cửa hàng nhiều mặt hàng và nhiều công nợ nhà thầu.

Câu hỏi thường gặp

Khách lẻ không lấy hóa đơn thì cửa hàng có phải xuất không?

Việc lập hóa đơn khi bán hàng thực hiện theo quy định hiện hành, kể cả khi khách không yêu cầu, tùy trường hợp. Với lượng khách lẻ đông, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thường là hướng phù hợp. Chúng tôi tư vấn cách làm đúng cho mô hình cửa hàng của bạn.

Đơn giao nhiều chuyến thì xuất hóa đơn thế nào?

Việc xuất theo từng chuyến hay theo đợt nghiệm thu phụ thuộc vào thỏa thuận và cách giao nhận thực tế, cần khớp với biên bản giao hàng. Đây là điểm nên thống nhất với nhà thầu ngay từ đầu để tránh lệch. Khi triển khai, chúng tôi hướng dẫn xử lý cho đúng.

Đang dùng hóa đơn giấy chuyển sang điện tử có phức tạp không?

Việc chuyển đổi có lộ trình rõ ràng và không đáng ngại nếu chuẩn bị đúng. Cửa hàng cần chữ ký số, thiết lập mẫu hóa đơn và danh mục hàng. Chúng tôi làm cùng bạn từng bước để không gián đoạn việc bán hàng trong quá trình chuyển.

Chi phí triển khai hóa đơn điện tử gồm những gì?

Chi phí phụ thuộc số lượng hóa đơn phát hành, phần mềm hóa đơn, chữ ký số và mức độ kết nối với cách bán hàng của cửa hàng. Bài chi phí triển khai hóa đơn điện tử gồm những khoản nào bóc tách khá rõ. Chúng tôi báo mức phù hợp sau khi nắm quy mô của bạn, không áp một con số cứng.

Bắt đầu từ đâu

Nếu cửa hàng vật liệu xây dựng của bạn đang loay hoay xuất hóa đơn cho nhà thầu, hay muốn bỏ tập hóa đơn giấy để làm gọn lại, thì bước đầu là nhìn rõ tỷ trọng khách lẻ và khách nhà thầu của mình để chọn cách triển khai. Soft Space Việt Nam làm đầu mối tư vấn và đồng hành, lo hóa đơn điện tử từ khâu thiết lập đến vận hành, kèm chữ ký số và công cụ đi cùng. Nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ để chúng tôi trao đổi theo đúng cửa hàng của bạn. Có gì cần hỏi nhanh, cứ nhắn Zalo.