Chi phí triển khai hóa đơn điện tử gồm những khoản nào

Câu hỏi đầu tiên khi doanh nghiệp tính chuyện triển khai hóa đơn điện tử thường là "hết bao nhiêu tiền". Câu trả lời trung thực là: tùy, và phần "tùy" đó mới là chỗ đáng bàn. Bởi vì phần lớn doanh nghiệp bị hụt ngân sách không phải vì gói hóa đơn đắt, mà vì họ chỉ tính mỗi gói hóa đơn.

Bài này không đưa ra con số — mức giá phụ thuộc quá nhiều vào quy mô, nhà cung cấp và thời điểm nên bất cứ con số nào viết ra cũng sẽ sai với trường hợp của bạn. Thay vào đó, ta bóc tách xem tiền thực sự đi vào những khoản nào, để bạn hỏi đúng câu khi đi tìm báo giá và không bị bất ngờ sau khi ký.

Khoản ai cũng nghĩ tới: gói số lượng hóa đơn

Đây là phần dễ thấy nhất. Nhà cung cấp bán theo gói số lượng hóa đơn phát hành, thường có nhiều bậc, mua càng nhiều thì đơn giá mỗi hóa đơn càng giảm.

Yếu tố ảnh hưởng tới khoản này:

• Số hóa đơn thực phát hành mỗi tháng. Không phải số hóa đơn bạn nghĩ, mà số thực tế. Nhiều doanh nghiệp ước sai vì quên tính hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hóa đơn giá trị nhỏ.
• Tính mùa vụ. Ngành có cao điểm rõ rệt cần cân nhắc bậc gói khác với ngành phát sinh đều quanh năm.
• Thời hạn sử dụng gói. Gói không dùng hết có hết hạn không, có chuyển tiếp sang kỳ sau được không — điểm này rất đáng hỏi kỹ.
• Tốc độ tăng trưởng dự kiến. Mua gói vừa khít hôm nay có thể phải mua bổ sung gấp sau vài tháng, mà mua bổ sung lẻ thường không có mức tốt như mua theo bậc.

Khoản bắt buộc đi kèm: chữ ký số

Không có chữ ký số thì không phát hành được hóa đơn. Đây là khoản đi kèm bắt buộc, không phải tùy chọn, nhưng lại hay bị quên khi dự trù vì nhiều người coi nó là chuyện riêng.

Yếu tố ảnh hưởng: loại chữ ký số bạn chọn, thời hạn đăng ký, số lượng chữ ký số cần (doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhiều người có thẩm quyền ký có thể cần hơn một), và việc đây là đăng ký mới hay gia hạn. Chi tiết về các phương án, bạn có thể xem ở dịch vụ chữ ký số Token.

Điểm cần lưu ý về dòng tiền: chữ ký số có chu kỳ gia hạn riêng, không trùng với chu kỳ mua gói hóa đơn. Nếu không theo dõi, doanh nghiệp dễ rơi vào cảnh chữ ký số hết hạn giữa lúc cần xuất hóa đơn gấp — và lúc đó chi phí thật không phải tiền gia hạn mà là thiệt hại do gián đoạn.

Khoản hay bị bỏ sót: chi phí chuyển đổi và thiết lập ban đầu

Đây là nơi ngân sách hay vỡ. Triển khai không chỉ là mua gói rồi dùng.

• Thiết lập mẫu hóa đơn. Mẫu hiển thị theo nhận diện doanh nghiệp, các trường thông tin đặc thù ngành. Đơn giản thì nhanh, đặc thù thì mất công.
• Nhập liệu danh mục ban đầu. Danh mục khách hàng, danh mục hàng hóa dịch vụ kèm thuế suất. Nếu dữ liệu cũ nằm rải rác trong nhiều file Excel thì khâu làm sạch này tốn công thật sự.
• Chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ. Với đơn vị đang đổi nhà cung cấp, dữ liệu hóa đơn cũ cần được lưu lại và tra cứu được. Đây là chỗ nên hỏi kỹ trước khi ký, không phải sau.
• Đào tạo người dùng. Kế toán, nhân viên bán hàng, thủ kho — ai chạm vào hệ thống đều cần biết dùng. Thời gian này là chi phí, dù không ai xuất hóa đơn cho nó.

Khoản dài hạn: vận hành và duy trì

Sau khi chạy được rồi thì vẫn còn các khoản đều đặn:

• Gia hạn định kỳ cả gói hóa đơn lẫn chữ ký số.
• Lưu trữ dữ liệu theo thời hạn quy định. Hỏi rõ: hết hợp đồng thì dữ liệu cũ còn tra được không, lấy ra được không, ở định dạng nào.
• Hỗ trợ kỹ thuật. Có nằm trong gói hay tính riêng, có hỗ trợ ngoài giờ không. Với doanh nghiệp bán hàng cuối tuần thì điểm này quan trọng hơn nhiều người tưởng.
• Cập nhật khi chính sách thay đổi. Quy định về hóa đơn có thay đổi theo thời gian, hệ thống cần cập nhật theo. Hỏi xem việc này có sẵn trong gói hay là khoản tính thêm.

Khoản ẩn mà đắt nhất: chi phí do làm sai và làm thủ công

Khoản này không có trong báo giá nào nhưng thường lớn hơn tất cả các khoản trên cộng lại.

Hình dung một doanh nghiệp chỉ chọn theo giá thấp nhất, không có kết nối với phần mềm kế toán. Mỗi tháng kế toán phải gõ tay hàng trăm hóa đơn từ hệ thống này sang hệ thống kia. Đó là nhiều ngày công mỗi tháng, nhân với 12 tháng. Thêm vào đó, mỗi lần gõ tay là một cơ hội sai, và sai hóa đơn thì kéo theo xử lý điều chỉnh, giải trình, có khi mất khấu trừ.

Tính ra, khoản tiết kiệm được khi chọn gói rẻ thường không bù nổi chi phí nhân sự và rủi ro phát sinh. Đây là lý do nên nhìn tổng chi phí sở hữu chứ không chỉ nhìn giá gói. Việc hóa đơn điện tử nối được với phần mềm kế toán không phải là tính năng xa xỉ, nó là thứ quyết định bạn tốn bao nhiêu ngày công mỗi tháng.

Yếu tố quyết định chi phí của doanh nghiệp bạn

Khi đi hỏi báo giá, đây là những thứ nhà cung cấp sẽ hỏi bạn, và cũng là những thứ quyết định mức chi:

• Quy mô và số lượng hóa đơn — yếu tố lớn nhất.
• Mô hình kinh doanh. Bán lẻ tại quầy, bán buôn theo hợp đồng, dịch vụ theo kỳ — mỗi loại cần cấu hình khác nhau.
• Có cần hóa đơn từ máy tính tiền hay không. Ngành bán lẻ, ăn uống có nhu cầu riêng ở đây, xem thêm bài hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
• Mức độ tích hợp cần thiết với phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, hệ thống quản lý sẵn có.
• Số điểm bán, số chi nhánh và số người dùng đồng thời.
• Doanh nghiệp mới hay đang chuyển đổi. Mới thì thiết lập từ đầu, gọn hơn. Chuyển đổi thì thêm khâu di chuyển dữ liệu.

Giá trị nhận lại — nhìn cho công bằng

Nói chi phí mà không nói cái được thì thiếu một nửa câu chuyện:

• Ngày công kế toán được trả lại. Không còn nhập tay, không còn đối chiếu thủ công, không còn tìm hóa đơn giấy trong tủ.
• Giảm rủi ro mất tiền. Sai sót ít đi đồng nghĩa với ít bị loại khấu trừ, ít bị loại chi phí, ít tiền chậm nộp.
• Xuất hóa đơn cho khách nhanh. Khách nhận hóa đơn ngay, không phải chờ, không phải chuyển phát. Điều này ảnh hưởng thật tới việc thu tiền và tới trải nghiệm khách hàng.
• Chốt sổ nhẹ nhàng. Dữ liệu sẵn, có cấu trúc, kết xuất là ra. Kỳ quyết toán ngắn lại đáng kể.
• Không lo mất chứng từ. Cháy, ẩm mốc, thất lạc — những rủi ro của hóa đơn giấy biến mất.

Cách tránh phát sinh ngoài dự tính

Trước khi ký, hỏi cho rõ mấy câu này: gói có hạn dùng không và không dùng hết thì sao; chi phí thiết lập ban đầu đã gồm trong giá chưa; dữ liệu lưu bao lâu và hết hợp đồng có lấy ra được không; hỗ trợ kỹ thuật nằm trong gói hay tính riêng; tích hợp với hệ thống hiện có của tôi có phát sinh thêm không; khi quy định thay đổi thì cập nhật có mất phí không.

Sáu câu này lọc được phần lớn bất ngờ. Nhà cung cấp nghiêm túc sẽ trả lời rành mạch từng câu.

Câu hỏi thường gặp

Mua gói lớn ngay từ đầu có lợi hơn không?

Đơn giá mỗi hóa đơn thường tốt hơn khi mua bậc cao, nhưng chỉ có lợi nếu bạn thực sự dùng hết trong thời hạn. Ước lượng dựa trên số liệu thật của mấy tháng gần nhất thay vì dựa trên kỳ vọng tăng trưởng.

Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có doanh thu thì tính sao?

Bắt đầu ở bậc thấp rồi nâng khi phát sinh thực tế rõ hơn là hợp lý, miễn là nhà cung cấp cho nâng gói linh hoạt. Nếu đang trong giai đoạn thành lập công ty thì làm gọn cả cụm chữ ký số và hóa đơn một lượt sẽ đỡ mất công hơn là mỗi thứ làm một nơi.

Đang dùng nhà cung cấp cũ, chuyển sang nơi khác có tốn kém không?

Khoản đáng quan tâm nhất không phải tiền gói mới mà là dữ liệu hóa đơn cũ. Làm rõ việc lưu trữ và tra cứu dữ liệu cũ trước khi quyết định chuyển, đừng để mất khả năng tra cứu khi bị hỏi lại về các kỳ đã qua.

Chi phí hóa đơn điện tử không nằm ở một dòng trong báo giá, nó nằm ở tổng thể cách bạn vận hành. Nếu muốn dự trù đúng cho quy mô và ngành của mình, nhắn cho Soft Space Việt Nam qua Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ. Chúng tôi hỏi kỹ tình hình của bạn rồi tư vấn phương án phù hợp, không chốt gói khi chưa hiểu bạn cần gì.