Hóa đơn điện tử cho công ty du lịch

Làm du lịch thì mùa cao điểm đơn về dồn dập, một đoàn khách vài chục người, một hợp đồng tour gộp đủ thứ dịch vụ: vé máy bay, phòng khách sạn, xe đưa đón, ăn uống, vé tham quan, hướng dẫn viên. Đến lúc khách đoàn hoặc công ty đối tác yêu cầu xuất hóa đơn, kế toán mới toát mồ hôi vì không biết gộp hay tách, ghi nội dung ra sao cho đúng. Hóa đơn điện tử triển khai đúng cách sẽ gỡ được đúng những nút thắt này của ngành lữ hành.

Vì sao hóa đơn của công ty du lịch phức tạp

Một tour trọn gói không phải một sản phẩm đơn giản, mà là tập hợp của nhiều dịch vụ ghép lại. Khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải quyết định ghi chung là dịch vụ du lịch hay tách từng khoản, và cách ghi ảnh hưởng đến việc kê khai thuế. Có những khoản công ty du lịch chỉ đứng ra thu hộ chi hộ như vé máy bay, có những khoản là dịch vụ do chính công ty cung cấp. Phân biệt đúng bản chất từng khoản để lên hóa đơn cho chuẩn là việc đòi hỏi hiểu cả nghiệp vụ du lịch lẫn quy định thuế.

Thêm nữa, khách của công ty du lịch rất đa dạng. Khách lẻ đi tour thường không cần hóa đơn, nhưng khách đoàn của doanh nghiệp, cơ quan đi công tác kết hợp du lịch thì gần như luôn yêu cầu hóa đơn để về quyết toán. Một đoàn có thể cần một hóa đơn tổng cho cả đoàn, hoặc tách theo từng người, tùy yêu cầu bên đặt tour. Hệ thống hóa đơn điện tử phải đủ linh hoạt để xử lý được các tình huống này mà không rối.

Tính mùa vụ và áp lực xuất hóa đơn nhanh

Du lịch là ngành mùa vụ rõ rệt. Dịp lễ, hè, cuối năm thì đơn dồn về, còn thấp điểm thì thưa. Đặc điểm này khiến việc xuất hóa đơn dồn cục vào những đợt cao điểm. Nếu vẫn làm thủ công, kế toán dễ nghẽn, xuất chậm, sai sót tăng đúng lúc bận nhất. Hóa đơn điện tử giúp phát hành nhanh, gửi thẳng cho khách qua email hay đường dẫn tra cứu, thay cho việc in ký đóng dấu từng tờ rồi chuyển tay.

Với đoàn khách đông, khả năng phát hành hàng loạt và gửi tự động cho khách là điểm cứu cánh. Khách nhận hóa đơn ngay sau chuyến đi, công ty không bị đọng một chồng hóa đơn chưa xử lý sau mỗi mùa cao điểm. Việc gửi hóa đơn đúng cách cho khách cũng cần lưu ý để tránh nhầm lẫn, tham khảo thêm gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng đúng cách.

Chữ ký số và điều kiện để phát hành hóa đơn

Để phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp du lịch cần có chữ ký số dùng để ký lên hóa đơn trước khi gửi cho khách và truyền dữ liệu tới cơ quan thuế theo quy định hiện hành. Nếu chưa nắm rõ mối liên hệ này, bạn nên xem bài vì sao phát hành hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số. Với các công ty lữ hành có nhiều người phụ trách xuất hóa đơn ở các mảng khác nhau, việc bố trí chữ ký số và phân quyền ký hợp lý sẽ giúp vận hành trơn tru trong mùa cao điểm.

Khi tư vấn triển khai, chúng tôi không chỉ cài phần mềm rồi để bạn tự bơi. Chúng tôi cùng bạn xác định quy trình từ lúc chốt tour, xác nhận dịch vụ, đến lúc xuất hóa đơn cho khách, sao cho khớp với cách công ty đang vận hành. Mỗi công ty du lịch có cách bán và cách phục vụ khác nhau, nên quy trình hóa đơn cũng cần may đo chứ không rập khuôn.

Công ty du lịch được gì khi dùng hóa đơn điện tử

Cái được đầu tiên là tốc độ. Xuất và gửi hóa đơn cho khách đoàn ngay sau chuyến đi, không phải in ấn thủ công, không phải hẹn khách quay lại lấy hóa đơn giấy. Trong ngành mà khách đến từ khắp nơi và đi ngay sau tour, việc gửi được hóa đơn điện tử qua email là tiện lợi thật sự cho cả hai bên.

Cái được thứ hai là gọn gàng về lưu trữ và tra cứu. Toàn bộ hóa đơn nằm trên hệ thống, tra lại bất cứ lúc nào, không lo mất, không lo mối mọt như hóa đơn giấy. Cuối kỳ đối chiếu, khớp doanh thu, làm báo cáo nhanh hơn hẳn. Khi khách hỏi lại hóa đơn cũ hay cần tra cứu, kế toán tìm ra trong vài giây thay vì lục tủ hồ sơ.

Cái được thứ ba là giảm sai sót và rủi ro. Hóa đơn điện tử hạn chế việc ghi nhầm, và khi cần điều chỉnh hay thay thế hóa đơn viết sai thì có quy trình rõ ràng theo quy định hiện hành, xem thêm cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Với ngành phát sinh nhiều hóa đơn dịch vụ ghép, việc có công cụ xử lý sai sót bài bản giúp bạn yên tâm hơn khi mùa cao điểm dồn dập.

Về phía khách, họ cũng được lợi khi có thể tự tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn mình nhận, điều mà khách doanh nghiệp đi công tác rất coi trọng khi về quyết toán, tham khảo tra cứu hóa đơn điện tử.

Câu hỏi thường gặp

Công ty du lịch nhỏ, chủ yếu khách lẻ thì có cần hóa đơn điện tử không?

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phát sinh doanh thu đều thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử. Dù khách lẻ ít yêu cầu hóa đơn, bạn vẫn cần hệ thống sẵn sàng để xuất khi khách đoàn hoặc đối tác doanh nghiệp yêu cầu. Chuẩn bị sớm giúp bạn không bị động.

Tour gộp nhiều dịch vụ thì ghi hóa đơn thế nào cho đúng?

Điều này phụ thuộc bản chất từng khoản: khoản nào là dịch vụ công ty cung cấp, khoản nào là thu hộ chi hộ. Cách ghi ảnh hưởng đến kê khai thuế, nên chúng tôi tư vấn cụ thể theo cách bạn thiết kế tour để lên hóa đơn cho chuẩn quy định.

Đang dùng hóa đơn giấy, chuyển sang điện tử có phức tạp không?

Việc chuyển đổi có lộ trình rõ ràng và chúng tôi đồng hành từng bước, từ đăng ký, thiết lập mẫu hóa đơn đến hướng dẫn nhân viên sử dụng. Phần lớn công ty du lịch làm quen khá nhanh vì thao tác xuất hóa đơn điện tử đơn giản hơn quy trình giấy trước đây.

Bắt đầu cùng Soft Space

Triển khai hóa đơn điện tử cho công ty du lịch sẽ nhẹ nhàng khi có đơn vị hiểu đặc thù tour, khách đoàn và mùa vụ đi cùng bạn. Xem chi tiết dịch vụ hóa đơn điện tử, và để đồng bộ cả khâu ký lẫn kê khai, tham khảo thêm chữ ký số Token cùng dịch vụ kế toán thuế trọn gói. Liên hệ Soft Space qua Zalo 0973608148, để lại thông tin tại trang liên hệ hoặc nhắn nhanh qua Zalo 0973608148 để được tư vấn theo đúng mô hình lữ hành của bạn.