Tra cứu hóa đơn điện tử: cách làm cho kế toán và chủ doanh nghiệp

Nhận hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp, nhìn thấy có dấu, có số, có đủ thông tin — kế toán hạch toán bình thường. Vài tháng sau, đến kỳ quyết toán mới biết hóa đơn đó có vấn đề, và khoản chi phí ấy bị loại. Tiền đã trả rồi, hàng đã nhận rồi, nhưng chi phí không được ghi nhận.

Tình huống này hoàn toàn tránh được bằng một thao tác mất chưa tới một phút: tra cứu hóa đơn. Vấn đề là nhiều doanh nghiệp không có thói quen làm, hoặc làm nhưng không biết đọc kết quả.

Tra cứu để làm gì

Với hóa đơn giấy ngày trước, muốn biết một tờ hóa đơn có thật hay không là chuyện khó. Hóa đơn điện tử đảo ngược tình thế: mọi hóa đơn hợp lệ đều có dữ liệu trên hệ thống của cơ quan thuế, nên bên mua có thể tự kiểm tra mà không cần hỏi bên bán.

Tra cứu trả lời được mấy câu quan trọng:

• Hóa đơn này có tồn tại thật trên hệ thống không, hay ai đó tự làm ra?
• Nội dung trên bản tôi nhận có khớp với dữ liệu gốc không — số tiền, thuế suất, mặt hàng?
• Người bán có đang hoạt động bình thường không?
• Hóa đơn còn hiệu lực hay đã bị thay thế, điều chỉnh, hủy?

Câu cuối là câu hay bị bỏ qua nhất. Một hóa đơn có thể hợp lệ lúc nhận nhưng sau đó bên bán làm thủ tục thay thế, và nếu bạn không biết thì vẫn đang hạch toán theo bản cũ.

Tra cứu ở đâu

Trên hệ thống của cơ quan thuế

Đây là nguồn có giá trị nhất, vì nó phản ánh dữ liệu gốc mà cơ quan thuế nắm giữ. Cần chuẩn bị các thông tin trên hóa đơn: mã số thuế người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, và tùy trường hợp là mã cơ quan thuế cấp hoặc tổng tiền thanh toán. Kết quả cho biết hóa đơn có tồn tại và trạng thái hiện tại của nó.

Trên website của nhà cung cấp giải pháp hóa đơn

Hóa đơn thường kèm một mã tra cứu và địa chỉ website của đơn vị cung cấp. Vào đó nhập mã là tải được bản đầy đủ gồm cả file XML. Cách này tiện khi bạn cần lấy lại file gốc mà không muốn phiền bên bán.

Trên hệ thống hóa đơn của chính doanh nghiệp bạn

Với hóa đơn đầu ra do mình phát hành, tra ngay trên tài khoản của công ty là nhanh nhất — vừa xem trạng thái, vừa xem nhật ký đã gửi cho khách chưa.

Đọc kết quả tra cứu thế nào

Tra ra rồi thì cần nhìn đúng chỗ. Vài điểm nên đối chiếu:

• Trạng thái hóa đơn. Đang hiệu lực, đã bị thay thế, đã bị điều chỉnh hay đã hủy — mỗi trạng thái đòi hỏi cách xử lý khác nhau ở sổ sách.
• Thông tin người bán khớp với đơn vị bạn thật sự giao dịch. Nếu tên trên hóa đơn khác hẳn bên bạn làm việc, cần hỏi lại.
• Thông tin người mua chính là công ty bạn: tên đúng, mã số thuế đúng. Sai mã số thuế là hóa đơn phải làm lại, đừng để đến lúc quyết toán mới phát hiện.
• Tổng tiền và thuế suất khớp với bản bạn nhận và khớp với hợp đồng.
• Ngày lập hóa đơn có hợp lý so với thời điểm giao hàng, nghiệm thu dịch vụ.

Nếu bản bạn nhận và dữ liệu tra cứu lệch nhau ở bất cứ điểm nào, dừng lại và liên hệ bên bán trước khi hạch toán. Đây là lúc rẻ nhất để sửa.

Giá trị thật của thói quen tra cứu

Với chủ doanh nghiệp, đây không phải chuyện kỹ thuật của kế toán mà là chuyện tiền:

• Không mất chi phí được trừ. Hóa đơn đầu vào có vấn đề bị loại nghĩa là bạn đã chi tiền thật nhưng không được ghi nhận, và phần chênh lệch đó đánh thẳng vào lợi nhuận.
• Không dính rắc rối theo nhà cung cấp. Doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động, có dấu hiệu bất thường — hóa đơn từ những đơn vị này kéo bạn vào diện phải giải trình. Tra cứu sớm giúp bạn phát hiện trước khi ký hợp đồng lớn.
• Đối chiếu công nợ chính xác. Kế toán tra được đầy đủ hóa đơn theo kỳ, không sót, không trùng.
• Giảm phụ thuộc vào lời hứa. Bên bán nói "đã xuất hóa đơn rồi" — tra cứu là cách kiểm tra lịch sự và dứt điểm.
• Chủ động khi bị kiểm tra. Doanh nghiệp có nếp tra cứu và lưu chứng cứ kiểm tra sẽ chứng minh được mình đã làm đúng phần của mình.

Một cách làm đáng học từ các doanh nghiệp làm chặt: đặt tra cứu thành điều kiện thanh toán. Kế toán chỉ trình duyệt chi khi hóa đơn đã được tra và lưu kết quả. Nghe cứng nhắc, nhưng nó chuyển việc kiểm tra từ "khi nào nhớ thì làm" thành một bước bắt buộc trong quy trình — và đó là khác biệt giữa có kiểm soát và không.

Khi tra cứu ra kết quả xấu

Không tìm thấy hóa đơn trên hệ thống thì đừng vội kết luận có gian lận. Thứ tự xử lý hợp lý:

• Kiểm tra lại thông tin nhập. Nhầm ký hiệu hóa đơn hoặc thiếu một ký tự là chuyện thường.
• Xem thời điểm. Hóa đơn vừa phát hành có thể cần chút thời gian để hiển thị.
• Liên hệ bên bán, đề nghị họ gửi lại file XML và mã tra cứu. Nếu bên bán trả lời vòng vo hoặc chỉ gửi PDF, đó là tín hiệu đáng chú ý.
• Nếu hóa đơn thật sự có vấn đề, không hạch toán và trao đổi với kế toán phụ trách để xử lý phù hợp. Đừng để nó nằm im trong sổ chờ phát nổ vào kỳ quyết toán.

Câu hỏi thường gặp

Có cần tra cứu mọi hóa đơn không?

Tùy sức. Nếu số lượng lớn, hãy ưu tiên: hóa đơn giá trị lớn, hóa đơn từ nhà cung cấp mới giao dịch lần đầu, hóa đơn có thông tin trông bất thường. Với nhà cung cấp quen thuộc và giá trị nhỏ, tra định kỳ theo lô cũng đủ.

Tra cứu có tốn phí không?

Việc tra cứu trên hệ thống của cơ quan thuế và trên trang của nhà cung cấp giải pháp là công cụ dành cho người sử dụng hóa đơn, không phải dịch vụ bạn phải mua thêm. Cái tốn duy nhất là vài phút mỗi lần.

Hóa đơn tra ra hợp lệ thì chắc chắn được tính chi phí?

Không hẳn. Tra cứu chỉ xác nhận hóa đơn tồn tại và có trạng thái ra sao. Việc khoản chi có được trừ hay không còn phụ thuộc vào giao dịch có thật, có hợp đồng và chứng từ thanh toán phù hợp, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy định hiện hành. Tra cứu là điều kiện cần, không phải điều kiện đủ.

Tra cứu là một trong số ít việc mà công sức bỏ ra nhỏ xíu còn rủi ro tránh được thì lớn. Đưa nó thành thói quen của kế toán, và định kỳ chính bạn kiểm tra vài hóa đơn ngẫu nhiên để biết quy trình có đang chạy thật hay không.

Nếu doanh nghiệp bạn muốn thiết lập lại toàn bộ khâu hóa đơn cho gọn — từ phát hành, gửi khách đến kiểm tra đầu vào — hãy xem dịch vụ hóa đơn điện tử của Soft Space. Muốn nối dữ liệu hóa đơn vào sổ sách để bớt nhập tay, tham khảo phần mềm kế toán; còn nếu cần người lo trọn phần thuế, xem dịch vụ kế toán thuế. Bài những sai lầm khiến bị truy thu cũng đáng đọc nếu bạn đang chuyển sang kê khai.

Cần hỏi nhanh một trường hợp cụ thể, nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ.