Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng đúng cách

"Bên em gửi hóa đơn chưa? Kế toán bên anh bảo không dùng được." Câu này nghe nhiều lần trong tháng là dấu hiệu quy trình gửi hóa đơn của doanh nghiệp đang có vấn đề — dù hóa đơn phát hành hoàn toàn hợp lệ.

Chuyện tưởng nhỏ nhưng ảnh hưởng trực tiếp tới dòng tiền: khách chưa nhận được hóa đơn đúng dạng thì kế toán bên họ chưa hạch toán được, chưa hạch toán được thì chưa trình duyệt thanh toán. Bạn giao hàng xong từ lâu mà tiền vẫn chưa về, chỉ vì một file gửi thiếu.

Gốc rễ vấn đề: khách cần file nào

Đây là chỗ hiểu nhầm phổ biến nhất. Một hóa đơn điện tử thường đi kèm hai dạng file, và chúng phục vụ hai mục đích khác nhau:

• File XML — đây mới là hóa đơn điện tử theo đúng nghĩa pháp lý. Nó chứa dữ liệu chuẩn và chữ ký số. Kế toán bên mua cần file này để nhập vào hệ thống và để chứng minh tính hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra.
• File PDF (bản thể hiện) — là bản để người đọc nhìn cho dễ. Nó tiện, nhưng bản thân nó không phải hóa đơn. In file PDF ra giấy cũng không biến nó thành hóa đơn giấy.

Rất nhiều doanh nghiệp chỉ gửi PDF vì thấy "khách xem được là xong". Rồi đến lúc bên mua quyết toán, kế toán họ đi tìm file XML thì không có, và bạn nhận được yêu cầu gửi lại toàn bộ hóa đơn của cả quý. Đó là công việc hoàn toàn tránh được nếu gửi đủ ngay từ đầu.

Ba cách gửi và nên dùng cách nào

Gửi tự động qua email từ hệ thống hóa đơn

Đây là cách nên ưu tiên. Hệ thống tự gửi ngay sau khi hóa đơn được phát hành thành công, kèm cả XML và PDF, và có nhật ký ghi lại đã gửi lúc nào tới địa chỉ nào. Khi khách nói "không nhận được", bạn có bằng chứng để tra thay vì tranh cãi.

Cho khách tra cứu trên hệ thống

Mỗi hóa đơn thường có mã tra cứu để bên mua tự vào website của nhà cung cấp tải bản đầy đủ. Cách này rất hữu ích với doanh nghiệp bán lẻ hoặc khách lẻ — bạn không cần thu thập email từng người, và khách chủ động lấy khi cần. Với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, khách còn có thể lấy hóa đơn ngay tại quầy qua mã trên phiếu.

Gửi thủ công qua Zalo, email cá nhân, tin nhắn

Cách này tiện cho quan hệ thân thiết, nhưng chỉ nên coi là bổ sung. Nhược điểm: file dễ lạc trong luồng chat, không có nhật ký, và người nhận thường là người mua hàng chứ không phải kế toán — nghĩa là file dừng lại ở đó. Nếu buộc phải dùng, hãy gửi kèm cả XML và ghi rõ "chuyển giúp em cho bộ phận kế toán".

Lấy đúng thông tin ngay từ khâu bán hàng

Phần lớn rắc rối khi gửi hóa đơn thật ra bắt nguồn từ khâu trước đó: không hỏi đủ thông tin. Muốn gửi trơn, quy trình bán hàng cần thu sẵn:

• Tên đơn vị mua đúng theo đăng ký kinh doanh, không viết theo cách gọi thân mật.
• Mã số thuế — sai một chữ số là hóa đơn sai, phải xử lý điều chỉnh hoặc thay thế.
• Địa chỉ theo đăng ký.
• Email nhận hóa đơn — và tốt nhất là email của bộ phận kế toán, không phải email cá nhân của người đặt hàng, vì người đó có thể nghỉ việc hoặc quên chuyển tiếp.

Với khách hàng thường xuyên, lưu bộ thông tin này một lần rồi dùng lại. Đây là chỗ mà việc kết nối giữa hóa đơn và phần mềm kế toán phát huy tác dụng rõ nhất: thông tin khách hàng nằm một chỗ, không phải gõ lại và không lệch giữa các hệ thống.

Doanh nghiệp được gì khi gửi hóa đơn gọn

• Tiền về nhanh hơn. Khách nhận đủ file ngay khi phát hành thì quy trình duyệt chi bên họ khởi động ngay, thay vì chờ vòng gửi đi gửi lại.
• Kế toán không phải làm việc hai lần. Không còn cảnh cuối quý ngồi gửi lại hàng loạt hóa đơn cho khách đi tìm XML.
• Khách hàng đánh giá cao. Nghe nhỏ nhưng thật: một đối tác gửi hóa đơn đầy đủ, đúng hạn, không phải nhắc — kế toán bên mua sẽ nhớ, và điều đó có trọng lượng khi họ chọn nhà cung cấp cho lần sau.
• Có bằng chứng khi tranh cãi. Nhật ký gửi giúp bạn chứng minh đã gửi đúng hạn, tránh bị đổ lỗi làm chậm thanh toán.
• Bảo vệ khách khỏi rủi ro thuế. Bên mua có XML mới yên tâm ghi nhận chi phí. Bạn gửi thiếu là gián tiếp đẩy rủi ro sang họ.
• Giảm việc vặt cho chủ doanh nghiệp. Gửi tự động nghĩa là không ai phải nhớ, không ai phải làm.

Khách báo không nhận được — xử lý theo thứ tự

Đừng vội gửi lại ngay. Kiểm tra lần lượt sẽ nhanh hơn:

• Hóa đơn đã phát hành thành công chưa? Ký xong chưa chắc đã gửi được. Kiểm tra trạng thái hóa đơn trên hệ thống trước tiên.
• Địa chỉ email nhập có đúng không? Lỗi gõ nhầm một ký tự là nguyên nhân phổ biến nhất.
• Kiểm tra nhật ký gửi. Hệ thống ghi rõ đã gửi lúc nào, thành công hay bị trả về.
• Nhờ khách kiểm tra hộp thư rác. Email có file đính kèm rất hay bị lọc, nhất là ở các công ty có bộ lọc chặt.
• Gửi mã tra cứu. Nếu email vẫn không tới được, cho khách mã để tự tải — thường giải quyết dứt điểm trong một phút.

Chỉ khi cả bốn bước trên đều ổn mà khách vẫn không có, mới cần liên hệ nhà cung cấp giải pháp.

Câu hỏi thường gặp

Không gửi được cho khách thì hóa đơn có còn hợp lệ không?

Hóa đơn hợp lệ hay không phụ thuộc vào việc nó được lập đúng quy định, ký số và chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế thành công — không phụ thuộc vào việc email tới hộp thư khách hay chưa. Nhưng doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm chuyển hóa đơn cho người mua, nên đừng lấy đó làm lý do bỏ qua.

Khách lẻ không lấy hóa đơn thì có phải xuất không?

Theo quy định hiện hành, người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, kể cả khi người mua không yêu cầu. Việc khách không lấy chỉ ảnh hưởng tới cách gửi, không miễn nghĩa vụ lập hóa đơn.

Có nên in hóa đơn ra giấy đưa khách không?

Được, nhưng cần hiểu đúng: bản in đó là bản thể hiện để tiện xem, không thay thế file XML. Nếu khách là doanh nghiệp, vẫn phải gửi file điện tử đầy đủ. In thêm chỉ là phép lịch sự, không phải nghĩa vụ.

Gửi hóa đơn là khâu cuối và cũng là khâu khách hàng cảm nhận rõ nhất về mức độ chuyên nghiệp của bạn. Thiết lập đúng một lần thì về sau chạy tự động, gần như không phải nghĩ tới. Nếu doanh nghiệp bạn đang mất quá nhiều thời gian cho việc gửi và gửi lại, xem dịch vụ hóa đơn điện tử của Soft Space — chúng tôi tư vấn cấu hình gửi tự động, chuẩn hóa dữ liệu khách hàng và hỗ trợ xử lý khi phát sinh. Nếu chưa có chữ ký số hoặc chữ ký sắp hết hạn, xem thêm dịch vụ chữ ký số Token.

Cần trao đổi trực tiếp, nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ. Hộ kinh doanh đang tìm hiểu mô hình bán lẻ có thể đọc thêm bài hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.