"Em gom giấy tờ cả tuần rồi mà vẫn không chắc đủ chưa" là tin nhắn tôi nhận từ một bạn chuẩn bị mở công ty thiết kế nội thất. Sự thật là danh mục hồ sơ không quá dài, nhưng nó khác nhau tuỳ loại hình, và chính sự khác biệt nhỏ đó khiến nhiều người bối rối. Bài này tôi sẽ liệt kê rõ ràng để bạn không phải đoán mò.
Bộ giấy tờ chung mọi loại hình đều cần
Dù bạn mở công ty TNHH hay cổ phần, có vài thứ luôn xuất hiện trong hồ sơ. Thứ nhất là giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu. Thứ hai là điều lệ công ty. Thứ ba là bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo pháp luật, của chủ sở hữu hoặc các thành viên, cổ đông sáng lập là cá nhân (căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực). Nếu thành viên góp vốn là tổ chức thì cần thêm bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức đó và văn bản cử người đại diện theo uỷ quyền.
Cuối cùng, nếu bạn không trực tiếp đi nộp mà nhờ người khác, cần có văn bản uỷ quyền cho người nộp hồ sơ kèm bản sao giấy tờ của người được uỷ quyền.
Một câu hỏi tôi rất hay nhận: bản sao giấy tờ có cần công chứng không, và công chứng cách đây bao lâu thì còn dùng được. Nguyên tắc là bản sao phải hợp lệ, tức được chứng thực từ bản chính hoặc sao y theo quy định. Nhiều bạn dùng bản photo trắng đen mờ tịt rồi thắc mắc vì sao bị nhắc bổ sung. Hãy scan bản chính hoặc bản đã chứng thực còn rõ nét, đừng tiếc vài phút chuẩn bị mà mất cả ngày chờ làm lại.
Khác biệt theo từng loại hình
Công ty TNHH một thành viên
Vì chỉ có một chủ sở hữu nên hồ sơ gọn nhất: giấy đề nghị, điều lệ, giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu và người đại diện theo pháp luật. Không cần danh sách thành viên.
Công ty TNHH hai thành viên trở lên
Ngoài bộ chung, bạn phải kèm danh sách thành viên góp vốn. Danh sách này ghi rõ tỷ lệ vốn góp của từng người, đây là phần hay bị tính sai khi cộng lại không tròn 100%. Xem chi tiết thủ tục thành lập công ty TNHH hai thành viên trở lên.
Công ty cổ phần
Tương tự nhưng thay bằng danh sách cổ đông sáng lập (và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài nếu có). Cổ đông sáng lập của công ty cổ phần phải có ít nhất ba người, đây là điều kiện riêng cần nhớ.
Những lỗi khiến hồ sơ bị trả về
Tôi đã xem qua hàng trăm bộ hồ sơ và thấy lỗi cứ lặp đi lặp lại. Phổ biến nhất là thông tin không khớp giữa các văn bản: vốn điều lệ trong điều lệ một con số, trong giấy đề nghị một con số khác. Tiếp đến là ngành nghề kinh doanh ghi chung chung, không áp được mã ngành cấp bốn theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Một lỗi tinh vi hơn: chọn ngành nghề có điều kiện nhưng chưa đáp ứng điều kiện. Ví dụ ngành liên quan đến giáo dục, y tế, an ninh thường yêu cầu chứng chỉ hoặc vốn pháp định. Nếu bạn vô tư đăng ký mà chưa có, hồ sơ sẽ vướng.
Lỗi thứ ba cũng rất hay gặp là phần địa chỉ trụ sở. Có người ghi địa chỉ chung chung kiểu chỉ có tên đường mà thiếu số nhà, thiếu phường xã, thiếu tỉnh thành; lại có người đặt trụ sở vào căn hộ chung cư để ở. Cả hai đều khiến hồ sơ bị từ chối. Địa chỉ phải đầy đủ, rõ ràng và là nơi được phép đặt trụ sở doanh nghiệp.
Lỗi thứ tư là chữ ký và người ký. Người ký các văn bản trong hồ sơ phải đúng thẩm quyền, ví dụ điều lệ phải có chữ ký của các thành viên hoặc người đại diện theo đúng quy định. Khi nộp online, việc ký số sai người cũng dẫn tới hồ sơ không hợp lệ. Đây là chỗ người làm lần đầu rất dễ nhầm.
Mẹo chuẩn bị để qua ngay lần đầu
Trước khi nộp, hãy đối chiếu chéo bốn thông tin xuyên suốt mọi văn bản: tên công ty, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ và thông tin người đại diện theo pháp luật. Bốn yếu tố này phải giống hệt nhau ở mọi nơi xuất hiện. Riêng tên công ty, hãy tra cứu trước trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để chắc chắn không trùng.
Nộp hồ sơ ở đâu
Hồ sơ được nộp tới Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Cách thuận tiện nhất hiện nay là nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn. Khi hồ sơ hợp lệ, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp được cấp trong 03 ngày làm việc.
Căn cứ pháp lý
Thành phần hồ sơ đăng ký cho từng loại hình doanh nghiệp được quy định cụ thể tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Các quy định nền tảng về loại hình và điều kiện được nêu tại Luật Doanh nghiệp 2020.
Nếu việc soạn và rà soát giấy tờ khiến bạn mất nhiều thời gian, tham khảo gói thành lập công ty trọn gói của Soft Space để được chuẩn hoá hồ sơ ngay từ khâu đầu, hạn chế tối đa nguy cơ bị trả về.
