Một bạn freelancer hỏi tôi: "Em đang đi làm công ty khác, em có được đứng tên mở công ty riêng không?". Câu hỏi tưởng đơn giản nhưng chạm đúng vào nhóm điều kiện về chủ thể mà nhiều người không để ý. Trước khi bắt tay làm hồ sơ, bạn nên rà qua các điều kiện sau để biết mình có vướng gì không.
Điều kiện về người thành lập và quản lý
Về nguyên tắc, tổ chức và cá nhân đều có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, trừ một số trường hợp bị cấm theo luật. Những nhóm thường bị hạn chế gồm: cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức; sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong lực lượng vũ trang; người chưa thành niên; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành hình phạt tù...
Quay lại câu hỏi của bạn freelancer: nếu bạn chỉ là người lao động bình thường tại một công ty (không phải công chức, viên chức nhà nước), bạn hoàn toàn được đứng tên mở công ty riêng. Việc còn lại là cân nhắc với hợp đồng lao động hiện tại có điều khoản hạn chế cạnh tranh hay không.
Cần phân biệt hai khái niệm hay bị gộp làm một: quyền góp vốn và quyền thành lập, quản lý doanh nghiệp. Có những trường hợp một người không được đứng ra thành lập, quản lý doanh nghiệp nhưng vẫn có thể góp vốn với tư cách thành viên hoặc cổ đông. Nếu bạn thuộc nhóm nhạy cảm về chức danh, hãy soi kỹ mình rơi vào diện nào để tránh việc đứng tên rồi phát sinh rắc rối.
Điều kiện về tên doanh nghiệp
Tên công ty phải gồm hai thành tố: loại hình doanh nghiệp và tên riêng. Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp đã đăng ký, không sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang, tổ chức chính trị để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng nếu không được chấp thuận, và không vi phạm thuần phong mỹ tục.
Mẹo đặt tên
Hãy chuẩn bị sẵn hai, ba phương án tên trước khi nộp. Tra cứu từng cái trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nếu tên đẹp bị trùng, bạn còn phương án dự phòng thay vì ngồi nghĩ lại từ đầu.
Điều kiện về trụ sở chính
Trụ sở chính phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ xác định rõ ràng. Điểm cực kỳ hay sai: không được đặt trụ sở tại căn hộ chung cư có chức năng để ở. Nếu bạn đang ở chung cư, hãy thuê một địa chỉ khác làm trụ sở hoặc dùng nhà phố, văn phòng. Đây là lý do khiến không ít hồ sơ bị từ chối oan uổng.
Điều kiện về ngành nghề kinh doanh
Doanh nghiệp được kinh doanh những ngành nghề mà pháp luật không cấm. Tuy nhiên có nhóm ngành nghề kinh doanh có điều kiện, bạn phải đáp ứng điều kiện rồi mới được hoạt động (có thể là vốn pháp định, chứng chỉ hành nghề, giấy phép con). Việc ghi ngành trong hồ sơ phải áp đúng mã ngành cấp bốn theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Điều kiện về vốn
Phần lớn ngành nghề không yêu cầu mức vốn tối thiểu, bạn tự kê khai vốn điều lệ theo khả năng và cam kết góp đủ trong thời hạn quy định. Riêng một số ngành nghề có điều kiện về vốn pháp định thì vốn điều lệ phải đạt mức tối thiểu mà pháp luật chuyên ngành đặt ra. Đừng kê vốn quá cao chỉ để cho "oách" vì nó liên quan đến nghĩa vụ góp vốn và trách nhiệm tài chính.
Người đại diện theo pháp luật
Mỗi công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Nếu công ty chỉ có một người đại diện mà người này xuất cảnh, phải uỷ quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ. Đây là điểm các công ty có yếu tố nước ngoài hay bỏ sót.
Điều kiện riêng theo từng loại hình
Ngoài các điều kiện chung trên, mỗi loại hình còn có yêu cầu riêng. Công ty cổ phần cần ít nhất ba cổ đông sáng lập. Công ty TNHH hai thành viên trở lên có từ hai đến năm mươi thành viên. Doanh nghiệp tư nhân do một cá nhân làm chủ và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình. Khi đã rõ mình đáp ứng đủ điều kiện chung, bạn chọn loại hình phù hợp rồi mới soạn hồ sơ thì mọi thứ sẽ trơn tru hơn nhiều.
Một lời khuyên cuối: đừng vì nghe nói ngành nào đang hot mà đăng ký tràn lan ngành nghề có điều kiện trong khi chưa định làm. Mỗi ngành có điều kiện kéo theo nghĩa vụ đáp ứng tương ứng. Chọn đúng và vừa đủ luôn an toàn hơn chọn thừa.
Căn cứ pháp lý
Các điều kiện về chủ thể, tên, trụ sở, ngành nghề và người đại diện theo pháp luật được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Thủ tục và hồ sơ thành lập doanh nghiệp tương ứng được hướng dẫn tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Để chắc chắn không vướng điều kiện nào trước khi nộp, bạn có thể nhờ dịch vụ tư vấn và thành lập công ty trọn gói rà soát toàn bộ tình huống của mình, từ tên, trụ sở đến ngành nghề.
