Cụm từ "trọn gói" nghe thì gọn nhưng không phải ai cũng hình dung rõ nó bao gồm những gì. Trước khi ký hợp đồng, bạn nên biết đầy đủ các đầu việc để đối chiếu xem nơi mình định thuê có làm hết hay chỉ một phần. Dưới đây là những hạng mục một gói kế toán đầy đủ thường đảm nhận.
Tiếp nhận và xử lý chứng từ
Đây là phần việc nền tảng diễn ra hằng tháng. Đơn vị dịch vụ sẽ nhận hóa đơn, chứng từ thu chi, sao kê ngân hàng từ bạn, sau đó kiểm tra tính hợp lệ, phân loại và hạch toán vào hệ thống. Nếu phát hiện hóa đơn thiếu hoặc sai sót, họ sẽ báo lại để bạn bổ sung kịp thời.
Kê khai và nộp các loại thuế
Phần quan trọng và nhạy cảm nhất về mặt thời hạn:
- Lập và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng theo kỳ.
- Kê khai thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.
- Theo dõi và nhắc nộp các khoản thuế phát sinh đúng hạn.
- Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn khi cần.
Việc nắm chắc các mốc thời hạn giúp bạn tránh được những khoản phạt không đáng có do chậm trễ.
Lập sổ sách kế toán
Toàn bộ nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận vào hệ thống sổ sách theo đúng chuẩn mực. Đây là cơ sở để lên báo cáo và cũng là hồ sơ phục vụ khi cơ quan thuế kiểm tra. Sổ sách rõ ràng, đầy đủ là điều bạn luôn nên có dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ.
Lập báo cáo tài chính và quyết toán năm
Cuối năm tài chính, đơn vị dịch vụ tổng hợp số liệu cả năm để lập bộ báo cáo tài chính và thực hiện quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân. Đây thường là giai đoạn nhiều việc nhất, và là lúc bạn thấy rõ giá trị của việc có người chuyên môn lo liệu.
Tư vấn và hỗ trợ phát sinh
Ngoài các đầu việc cố định, một gói tốt còn bao gồm phần tư vấn: giải đáp thắc mắc về hóa đơn, nhắc nhở khi chính sách thuế thay đổi, và hỗ trợ giải trình khi cơ quan thuế có yêu cầu. Phần này tuy không đong đếm được rõ ràng nhưng lại rất hữu ích khi có chuyện.
Một số hạng mục có thể tính thêm
Tùy thỏa thuận, các việc như xử lý sổ sách tồn đọng của kỳ trước, làm thủ tục bảo hiểm xã hội, hay tư vấn chuyên sâu cho nghiệp vụ đặc thù có thể nằm ngoài gói cơ bản. Bạn nên hỏi rõ ngay từ đầu để tránh hiểu nhầm.
Để biết một gói đầy đủ trông như thế nào và đâu là phần phù hợp với doanh nghiệp mình, bạn có thể xem qua phạm vi công việc của dịch vụ kế toán thuế trọn gói rồi đối chiếu với nhu cầu thực tế. Biết rõ mình cần gì sẽ giúp cuộc trao đổi nhanh và đúng trọng tâm hơn.
Bàn giao dữ liệu và sự minh bạch khi cần đối chiếu
Có một tình huống mình gặp khá nhiều: chủ doanh nghiệp làm việc với một bên kế toán suốt hai năm, đến lúc muốn chuyển sang nơi khác thì mới phát hiện mình gần như không nắm trong tay gì cả. File mềm sổ sách, bảng kê chi tiết, mật khẩu chữ ký số, tài khoản thuế điện tử... tất cả đều nằm ở phía dịch vụ. Khi đó việc bàn giao trở thành một cuộc thương lượng mệt mỏi, có khi còn dở dang cả số liệu giữa kỳ.
Vì vậy, một phần việc ít được nói đến nhưng rất quan trọng là sự minh bạch trong lưu trữ và bàn giao. Bạn nên được quyền xem sổ sách bất cứ lúc nào, được giữ bản sao chứng từ gốc, và biết rõ tình hình thuế của mình đến đâu. Một bên kế toán làm việc tử tế sẽ chủ động gửi báo cáo định kỳ, giải thích con số bằng ngôn ngữ dễ hiểu thay vì để bạn ký mà không hiểu mình đang ký gì. Đây là thứ giúp bạn ngủ ngon, kể cả khi không còn hợp tác nữa.
Trách nhiệm khi có sai sót và rủi ro bị phạt
Kế toán dù cẩn thận đến đâu cũng có lúc sai: một hóa đơn kê nhầm kỳ, một tờ khai nộp trễ vài ngày, hay một khoản chi quên đưa vào chi phí được trừ. Câu hỏi quan trọng không phải là "có sai không", mà là khi sai thì ai chịu trách nhiệm và xử lý ra sao. Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ vỡ lẽ khi nhận quyết định xử phạt từ cơ quan thuế, lúc đó mới loay hoay tìm xem lỗi nằm ở khâu nào.
Khi giao việc cho một bên ngoài, bạn nên trao đổi thẳng thắn ngay từ đầu về cách xử lý những tình huống này: nếu phần phạt do lỗi nghiệp vụ từ phía dịch vụ thì bên đó hỗ trợ ra sao, còn nếu do bạn cung cấp chứng từ chậm hoặc thiếu thì trách nhiệm thuộc về mình. Sự rõ ràng này không phải để bắt lỗi nhau, mà để cả hai cùng giữ kỷ luật trong việc gửi và nhận giấy tờ đúng hạn. Một mối quan hệ làm việc bền lâu thường bắt đầu từ những thỏa thuận thật cụ thể như thế, hơn là vài lời hứa chung chung lúc ban đầu.
