Dịch vụ kế toán thuế cho công ty vận tải

Chạy một công ty vận tải là chạy với thời gian và chi phí. Xe lăn bánh là tiền dầu, tiền cầu đường, tiền lốp, tiền tài xế, chưa kể những khoản phát sinh dọc đường không phải lúc nào cũng có hóa đơn. Chủ doanh nghiệp vận tải thường xuất thân từ nghề, giỏi điều phối đầu xe và giữ mối hàng, nhưng tới phần sổ sách thuế thì đau đầu vì ngành này có quá nhiều thứ đặc thù mà kế toán tay ngang dễ làm sai.

Vì sao kế toán vận tải khó hơn nhiều ngành khác

Cái khó đầu tiên nằm ở chi phí nhiên liệu. Xăng dầu là khoản chi lớn nhất của công ty vận tải, và cơ quan thuế nhìn rất kỹ khoản này. Muốn được ghi nhận chi phí hợp lý, doanh nghiệp phải xây dựng được định mức tiêu hao nhiên liệu cho từng loại xe, từng cung đường, rồi đối chiếu số dầu thực đổ với số cây số thực chạy. Nếu định mức dựng ẩu hoặc không có, phần chi phí xăng dầu rất dễ bị loại khi quyết toán, kéo theo thuế phải nộp đội lên.

Cái khó thứ hai là đầu xe. Mỗi chiếc xe tải, xe container là một tài sản cố định giá trị lớn, phải theo dõi khấu hao đều đặn. Xe mua trả góp, xe thuê tài chính, xe cầm cố ngân hàng, mỗi trường hợp lại hạch toán khác nhau. Rồi chi phí sửa chữa lớn, thay lốp, đại tu máy, những khoản này ghi nhận vào đâu, phân bổ ra sao cũng là chuyện phải làm cho đúng.

Cái khó thứ ba là hóa đơn cước. Vận tải thường chạy cho nhiều loại khách: doanh nghiệp cần hóa đơn đầy đủ, khách lẻ chỉ trả tiền mặt, hợp đồng theo chuyến, theo tháng, theo tấn hàng. Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm, đúng giá trị và khớp với hợp đồng vận chuyển đòi hỏi kế toán phải nắm được luồng vận hành thực tế của doanh nghiệp, chứ không chỉ ngồi nhập liệu.

Những khoản chi dễ bị loại nếu làm sổ không chắc tay

Ngành vận tải có nhiều khoản chi rất thật nhưng lại dễ mất quyền tính vào chi phí hợp lý nếu hồ sơ không đầy đủ. Có thể kể tới:

• Chi phí xăng dầu vượt định mức: đổ dầu thì có, nhưng thiếu định mức và nhật trình xe chứng minh thì phần vượt dễ bị gạt ra.
• Chi phí cầu đường, bến bãi, phí BOT: nhiều khoản trả bằng tiền mặt hoặc vé giấy, nếu không thu thập và lưu chứng từ cẩn thận sẽ khó ghi nhận.
• Lương và phụ cấp tài xế: tài xế hay biến động, làm theo chuyến, ăn theo doanh thu; nếu hồ sơ lao động và bảng lương không rõ ràng thì chi phí nhân công cũng gặp rủi ro.
• Chi phí sửa chữa, phụ tùng: mua lẻ ở tiệm dọc đường thường không lấy hóa đơn, dẫn tới thất thoát chi phí hợp lệ.
• Lốp, ắc quy, vật tư thay thế: giá trị lớn nhưng dùng dần, cần phân bổ đúng thay vì đưa hết vào một kỳ.

Một dịch vụ kế toán quen với ngành vận tải sẽ hướng dẫn chủ xe thu thập và giữ chứng từ ngay từ đầu, thay vì để tới cuối năm mới phát hiện thiếu và không kịp bổ sung. Đây là khác biệt giữa việc chỉ ghi sổ và việc thật sự bảo vệ được túi tiền của doanh nghiệp.

Dịch vụ kế toán thuế trọn gói giúp công ty vận tải điều gì

Với dịch vụ kế toán thuế trọn gói, chủ doanh nghiệp vận tải chuyển phần sổ sách phức tạp cho một đầu mối lo, để tập trung vào việc mình giỏi là điều xe và giữ khách. Cụ thể, một gói dịch vụ đúng ngành thường bao gồm việc xây dựng định mức nhiên liệu hợp lý, theo dõi khấu hao đầu xe, tập hợp và kiểm tra chứng từ đầu vào, lập tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và các báo cáo định kỳ.

Quan trọng hơn, dịch vụ đóng vai trò cảnh báo sớm. Khi một tài xế đổ dầu bất thường, khi một khoản chi thiếu chứng từ, khi một hóa đơn cước xuất chưa khớp hợp đồng, kế toán phát hiện và nhắc chủ xử lý ngay, thay vì để dồn đến kỳ quyết toán mới lòi ra. Với ngành mà biên lợi nhuận trên mỗi chuyến không dày, việc giữ được chi phí hợp lệ và tránh bị truy thu, phạt chậm nộp có ý nghĩa rất thực tế.

Ngoài ra, khi công ty vận tải muốn vay ngân hàng mua thêm đầu xe hay đấu thầu hợp đồng vận chuyển lớn, một bộ sổ sách sạch và báo cáo tài chính rõ ràng là điều kiện gần như bắt buộc. Duy trì sổ sách chuẩn từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp không bối rối khi cơ hội tới.

Hóa đơn và số hóa: đừng để giấy tờ đuổi theo bánh xe

Ngành vận tải chạy khắp nơi, chứng từ nằm rải rác trên đường, nên càng cần số hóa để không thất lạc. Việc dùng hóa đơn điện tử giúp công ty xuất hóa đơn cước ngay khi hoàn thành chuyến, gửi cho khách qua email hay Zalo mà không phải chờ tài xế mang hóa đơn giấy về. Kế toán cũng dễ đối soát doanh thu theo từng khách, từng tuyến.

Song song, một phần mềm kế toán phù hợp giúp theo dõi đầu xe, công nợ khách hàng và chi phí theo từng chuyến ngay trên hệ thống. Chủ doanh nghiệp mở lên là biết tháng này tuyến nào lời, tuyến nào lỗ, khách nào còn nợ cước lâu ngày. Nếu muốn hiểu rõ hơn cách quản lý luồng chứng từ đặc thù của ngành, bạn có thể tham khảo bài hóa đơn điện tử cho vận tải và logistics, và cân nhắc lộ trình chuyển đổi qua bài lộ trình số hóa công tác kế toán.

Câu hỏi thường gặp

Công ty vận tải mới thành lập có cần thuê kế toán ngay không?

Nên có người lo sổ sách ngay từ tháng đầu, kể cả khi mới vài đầu xe. Vì đặc thù định mức nhiên liệu và khấu hao xe cần được thiết lập đúng ngay từ đầu; để lâu rồi làm bù thì rất khó và dễ thiếu chứng từ. Thuê dịch vụ trọn gói ở giai đoạn đầu thường tiết kiệm và an toàn hơn tự loay hoay.

Xe mua trả góp thì hạch toán chi phí lãi vay thế nào?

Lãi vay mua xe là chi phí thực của doanh nghiệp và có thể được ghi nhận nếu đáp ứng điều kiện theo quy định hiện hành, kèm hợp đồng vay và chứng từ thanh toán đầy đủ. Kế toán quen ngành sẽ tách rõ phần gốc và phần lãi, hạch toán đúng để không bỏ sót chi phí hợp lệ.

Nhiều chi phí dọc đường không có hóa đơn thì làm sao?

Đây là bài toán chung của ngành. Cách xử lý là xây dựng quy trình thu thập chứng từ thay thế được chấp nhận, dựng định mức hợp lý và ưu tiên chọn nhà cung cấp có xuất hóa đơn cho các khoản lớn. Không thể xóa hết khó khăn, nhưng một dịch vụ đúng ngành sẽ giúp giảm thiểu phần chi phí bị mất một cách đáng kể.

Để chủ xe yên tâm chạy tuyến

Sổ sách thuế của ngành vận tải không phải chỗ để tiết kiệm bằng cách làm qua loa, vì một sai sót nhỏ trong định mức hay chứng từ có thể thành khoản truy thu lớn. Soft Space Việt Nam đồng hành với các công ty vận tải từ khâu tổ chức chứng từ, dựng định mức, tới kê khai và quyết toán, giúp bạn giữ sổ sạch và ngủ ngon. Hãy nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ để được tư vấn theo đúng quy mô đội xe của bạn.

Trao đổi nhanh với chúng tôi qua Zalo 0973608148 để biết dịch vụ phù hợp với công ty vận tải của bạn tới đâu.