Hóa đơn điện tử cho vận tải và logistics

Đặc thù của vận tải là số lượng: một khách hàng có thể phát sinh hàng chục chuyến trong tháng, mỗi chuyến một tuyến, một loại xe, một mức cước, cộng thêm phụ phí bốc xếp, lưu ca, phí cầu đường. Nếu xuất hóa đơn từng chuyến bằng tay thì kế toán làm không xuể; nếu gộp hết vào một hóa đơn cuối tháng thì khách không đối chiếu nổi và bản thân bạn cũng khó chứng minh khi bị hỏi. Bài toán nằm ở chỗ tìm điểm cân bằng — và điểm đó phụ thuộc vào cách bạn ký hợp đồng.

Mấy chỗ khiến hóa đơn vận tải rối

Chuyến nhiều, giá trị nhỏ, khách ít

Ngược hoàn toàn với bán lẻ. Bên bán lẻ là nhiều khách, mỗi khách một giao dịch. Vận tải là ít khách, mỗi khách rất nhiều giao dịch. Điều này quyết định cách bố trí: bạn không cần quầy thu ngân nhanh, bạn cần cơ chế tổng hợp chuyến và xuất hóa đơn theo kỳ một cách tự động.

Phụ phí đủ kiểu

Cước cơ bản chỉ là một phần. Còn phí bốc xếp, phí lưu bãi, lưu ca, phí quay đầu, phụ phí nhiên liệu, phí nâng hạ container, phí lưu container. Mỗi loại có thể chịu thuế suất khác nhau và có loại thực chất là khoản thu hộ chi hộ. Đây là chỗ sai nhiều nhất — gom hết vào một dòng "cước vận chuyển" cho gọn, đến lúc rà soát thì không giải thích được.

Thu hộ, chi hộ

Đơn vị giao nhận rất hay ứng tiền trả hộ khách khoản này khoản kia rồi thu lại. Bản chất khoản đó không phải doanh thu của bạn. Nhưng nếu xử lý sai, nó nhảy vào doanh thu, làm số liệu phình lên và kéo theo nghĩa vụ thuế không đáng có. Cần phân biệt rành mạch ngay từ khi ký hợp đồng, không phải lúc lập hóa đơn.

Nhà xe thuê ngoài

Ít đơn vị vận tải nào tự chạy hết bằng xe của mình. Thuê xe ngoài lúc cao điểm là chuyện bình thường. Vấn đề là nhiều nhà xe nhỏ, chủ xe cá nhân không xuất được hóa đơn — thế là chi phí thật có mà chứng từ không có. Lãi trên sổ phình lên, tiền trong két thì không thấy đâu. Đây là căn bệnh kinh niên của ngành.

Công nợ kéo dài

Khách hàng lớn thường thanh toán theo kỳ, có khi sau cả tháng kể từ khi hàng đã giao xong. Hóa đơn thì phải xuất theo thời điểm hoàn thành dịch vụ, không đợi tiền về. Nghĩa là bạn nộp thuế trước, thu tiền sau — chuyện này phải được tính vào kế hoạch dòng tiền chứ không thể để đến lúc thiếu tiền nộp mới cuống.

Bố trí thế nào cho chạy được

Quyết định chu kỳ xuất hóa đơn ngay trong hợp đồng. Xuất theo chuyến, theo tuần, hay theo tháng — điều này phải thống nhất với khách và ghi vào hợp đồng, kèm theo cách đối chiếu. Đừng để mỗi khách một kiểu tùy hứng, vì đó là lúc kế toán bắt đầu làm thủ công.

Bảng kê chuyến là chứng từ gốc. Hóa đơn tổng hợp chỉ có giá trị khi đằng sau nó là bảng kê chi tiết từng chuyến: ngày, tuyến, biển số, khối lượng, đơn giá, phụ phí. Khách đối chiếu bằng bảng kê, cơ quan thuế cũng hỏi bằng bảng kê. Làm chặt chỗ này thì hóa đơn chỉ còn là thao tác cuối.

Bảng giá cước phải nằm trong hệ thống, không nằm trong đầu ai đó. Tuyến nào giá bao nhiêu, loại xe nào phụ thu thế nào, khách nào có mức riêng — khai báo sẵn thì hệ thống tự tính, không phải hỏi lại điều hành mỗi lần lập hóa đơn.

Tách bạch doanh thu và khoản thu hộ ngay từ khâu nhập liệu. Đừng để cuối kỳ mới đi bóc tách. Mỗi khoản khi phát sinh đã phải được gắn đúng bản chất.

Siết chứng từ đầu vào với nhà xe thuê ngoài. Đây là việc khó nhưng bắt buộc. Nếu để tình trạng chi mà không có chứng từ kéo dài, số liệu tài chính của bạn không phản ánh đúng thực tế, và đến kỳ quyết toán thì hậu quả là thật. Chọn đối tác có khả năng xuất hóa đơn, dù giá nhỉnh hơn một chút, thường vẫn rẻ hơn.

Doanh nghiệp vận tải được gì

Kế toán thoát khỏi việc gõ tay hàng trăm dòng. Khi chuyến được ghi nhận ngay từ khâu điều hành và giá cước đã khai báo sẵn, việc lập hóa đơn cuối kỳ chỉ là xác nhận và phát hành. Phần thời gian tiết kiệm được đủ để làm những việc có giá trị hơn.

Đối chiếu với khách nhanh gọn. Tranh cãi kinh điển của ngành là "chuyến này bên tôi không thấy". Khi bảng kê chi tiết đi kèm hóa đơn và cả hai bên nhìn cùng một dữ liệu, phần lớn tranh cãi biến mất — và tiền về nhanh hơn.

Biết tuyến nào lãi, xe nào lỗ. Khi doanh thu gắn theo chuyến, theo xe, bạn nhìn ra ngay tuyến nào giá đang dưới giá vốn, xe nào chạy nhiều mà không sinh lời. Không có dữ liệu này thì mọi quyết định về giá đều là cảm tính.

Dòng tiền được dự báo thay vì bị bất ngờ. Nghĩa vụ thuế phát sinh theo thời điểm xuất hóa đơn, tiền về theo kỳ công nợ. Biết trước độ lệch đó thì bạn chủ động, không biết thì tháng nào cũng chạy vạy.

Hồ sơ sẵn sàng khi bị đối chiếu. Hóa đơn lưu điện tử, tra theo khách, theo kỳ, theo chuyến — vài phút là có.

Câu hỏi thường gặp

Gộp cả tháng vào một hóa đơn được không?

Việc gộp theo kỳ là thực tế phổ biến của ngành, nhưng phải có hợp đồng quy định rõ và bảng kê chi tiết đi kèm. Gộp mà không có bảng kê thì hóa đơn đó rất khó đứng vững khi bị hỏi. Nguyên tắc là gộp về hình thức, chi tiết vẫn phải còn nguyên phía sau.

Nhà xe thuê ngoài không xuất được hóa đơn thì làm sao?

Không có mẹo nào cả — chi phí không có chứng từ hợp lệ thì không được ghi nhận, đó là thực tế phải chấp nhận. Hướng xử lý là dịch chuyển dần sang các đối tác có pháp nhân đầy đủ, và tính lại giá thành cho đúng. Nhiều đơn vị vận tải sau khi làm rõ chuyện này mới phát hiện biên lợi nhuận thật của mình khác xa con số vẫn nghĩ.

Chi phí triển khai phụ thuộc gì?

Số lượng hóa đơn phát sinh mỗi tháng, số khách hàng thường xuyên, độ phức tạp của bảng giá cước và phụ phí, phần mềm điều hành đang dùng có nối được với hệ thống hóa đơn không. Nhà xe vài đầu xe khác hẳn công ty giao nhận chạy nhiều tuyến.

Mới thành lập công ty vận tải thì làm gì trước?

Xong pháp lý là bắt tay ngay vào chữ ký số và hóa đơn, đừng để đến khi có đơn hàng đầu tiên mới cuống. Tham khảo điều kiện thành lập công ty vận tải nếu bạn còn đang ở giai đoạn chuẩn bị.

Trao đổi cụ thể

Vận tải hàng rời, container, chuyển phát, giao nhận nội thành — mỗi mảng có cách tính cước và cách xuất hóa đơn khác nhau, nên phương án phải may đo. Soft Space làm đầu mối tư vấn và đồng hành: rà lại luồng chuyến — bảng kê — hóa đơn — công nợ của bạn, chỉ ra chỗ đang thủ công, hỗ trợ đăng ký và kết nối hệ thống. Xem dịch vụ hóa đơn điện tử; phần sổ sách xem thêm phần mềm kế toán, chữ ký số dùng để ký hồ sơ thuế xem dịch vụ chữ ký số Token.

Nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ. Cứ mô tả thật bạn đang chạy bao nhiêu chuyến và vướng ở đâu.