Năm đầu tiên của một doanh nghiệp luôn ngổn ngang trăm việc, và những đầu việc kế toán - thuế thường len lỏi xen kẽ khiến người mới dễ bỏ quên. Thay vì nhớ lộn xộn, cách hay nhất là có một checklist mạch lạc theo dòng thời gian. Dưới đây là bản tổng hợp những việc cốt lõi để bạn không bỏ sót gì quan trọng.
Ngay sau khi thành lập
Giai đoạn này đặt nền móng cho mọi thứ về sau. Những việc nên hoàn tất sớm:
- Sắm chữ ký số và lập tài khoản giao dịch thuế điện tử;
- Mở tài khoản ngân hàng đứng tên doanh nghiệp;
- Kê khai lệ phí môn bài đúng thời hạn quy định;
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nếu có nhu cầu xuất hóa đơn;
- Xác định chế độ kế toán và phương pháp tính thuế phù hợp.
Công việc lặp lại theo kỳ
Khi đã đi vào hoạt động, có những việc trở thành nhịp đều đặn hằng tháng hoặc hằng quý:
- Lập và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng theo kỳ áp dụng;
- Kê khai các nghĩa vụ liên quan đến thuế thu nhập cá nhân khi đã trả lương;
- Ghi chép thu chi, lưu giữ hóa đơn chứng từ đầy đủ;
- Đối chiếu số liệu ngân hàng với sổ sách định kỳ.
Một nguyên tắc xuyên suốt
Dù bận đến đâu, đừng để dồn việc ghi chép đến cuối kỳ. Làm đều tay mỗi tháng vừa nhẹ nhàng vừa hạn chế sai sót.
Khi có biến động trong năm
Doanh nghiệp năm đầu thường có nhiều thay đổi, và mỗi thay đổi có thể kéo theo nghĩa vụ cập nhật:
- Thay đổi thông tin đăng ký như địa chỉ, ngành nghề, người đại diện;
- Bắt đầu sử dụng lao động và phát sinh nghĩa vụ liên quan đến người lao động;
- Mở rộng quy mô khiến cần xem lại cách tổ chức sổ sách.
Nguyên tắc chung là giữ thông tin doanh nghiệp luôn cập nhật và nhất quán giữa các cơ quan.
Chốt sổ cuối năm
Đây là phần tổng kết quan trọng nhất của năm đầu:
- Hoàn thiện và rà soát toàn bộ sổ sách, chứng từ;
- Lập báo cáo tài chính cho năm tài chính;
- Thực hiện quyết toán các loại thuế theo quy định;
- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ, gọn gàng cho các năm sau.
Bí quyết để checklist phát huy tác dụng
Một checklist chỉ hữu ích khi bạn thực sự dùng nó. Hãy gắn các mốc vào lịch, đặt nhắc nhở trước hạn, và tick từng việc khi hoàn thành. Nếu thấy quá nhiều đầu việc so với sức mình, đừng ngại tìm người đồng hành; bạn có thể tham khảo dịch vụ kế toán thuế trọn gói để có người cùng theo dõi và thực hiện đúng từng mốc.
Năm đầu hoạt động không nhất thiết phải rối ren nếu bạn có một lộ trình rõ ràng. Cứ bám theo checklist, làm đúng và đủ theo dòng thời gian, bạn sẽ khép lại năm đầu một cách nhẹ nhõm và tự tin bước vào những năm tiếp theo.
Giữ chứng từ ngay từ đồng chi đầu tiên
Có một tình huống rất hay gặp với công ty mới: tháng đầu mọi người mải lo bán hàng, ký hợp đồng, tuyển người, nên hóa đơn mua văn phòng phẩm, tiền taxi đi gặp khách, hay chi phí thuê thiết kế logo cứ để tạm trong ví hoặc trong hộp thư điện tử rồi quên mất. Đến cuối quý gom lại thì hóa đơn nhòe, mất bản gốc, hoặc xuất sai tên công ty, sai mã số thuế. Lúc đó muốn đưa vào chi phí hợp lệ cũng khó, mà bỏ thì tiếc.
Cách đơn giản nhất là tạo thói quen ngay từ đầu: mỗi khoản chi đều yêu cầu hóa đơn ghi đúng tên và mã số thuế công ty, chuyển khoản qua tài khoản doanh nghiệp với những khoản từ 5 triệu đồng trở lên để được khấu trừ, và chụp lại lưu vào một thư mục đám mây đặt theo từng tháng. Việc này tốn vài phút nhưng cứu bạn cả buổi đối chiếu về sau, và không để thất thoát chi phí đáng lẽ được tính.
Đừng quên những khoản dễ bị bỏ sót
Trong năm đầu, cái khiến chủ doanh nghiệp lúng túng nhất thường không phải các đầu việc lớn mà là những khoản nhỏ nằm rải rác. Ví dụ lệ phí môn bài: công ty thành lập rồi vẫn phải nộp tờ khai và đóng theo mức vốn điều lệ, nhiều nơi tưởng năm đầu được miễn nên quên khuấy, đến khi bị nhắc mới biết. Hay khoản thuế thu nhập cá nhân khấu trừ của nhân viên, tiền bảo hiểm khi bắt đầu có lao động chính thức, đều là những việc phát sinh lặng lẽ mà cơ quan thuế lại theo dõi rất sát.
Một mẹo nhỏ là mỗi khi công ty có thay đổi thực tế, bạn tự hỏi ngay: việc này có kéo theo nghĩa vụ kê khai nào không? Mở thêm tài khoản ngân hàng, thuê thêm kho, ký hợp đồng với cá nhân không có hóa đơn, tất cả đều có thể tạo ra một đầu việc kế toán đi kèm. Tập thói quen rà soát sớm thì cuối kỳ bạn sẽ không phải giật mình vì một khoản phạt chậm nộp chỉ vài trăm nghìn nhưng đủ làm phiền lòng cả tháng.
