Với một công ty lớn, có cả phòng kế toán lo việc này. Nhưng với doanh nghiệp nhỏ, nhiều khi chủ doanh nghiệp kiêm luôn tay hòm chìa khóa và đến cuối năm mới giật mình vì chưa biết bắt đầu từ đâu để có bộ báo cáo tài chính. Đừng lo, nếu làm tuần tự thì mọi thứ dễ thở hơn bạn nghĩ.
Bước 1: Gom đủ chứng từ trong năm
Mọi báo cáo đẹp đẽ đều bắt đầu từ chứng từ. Hãy tập hợp đầy đủ hóa đơn mua vào, bán ra, phiếu thu chi, sao kê ngân hàng, hợp đồng và bảng lương. Thiếu chứng từ là gốc rễ của hầu hết sai sót sau này. Nếu trong năm bạn lưu rời rạc, đây là lúc ngồi sắp xếp lại cho gọn gàng.
Bước 2: Ghi sổ và hạch toán
Từ chứng từ, bạn ghi nhận vào các sổ kế toán: sổ nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết. Doanh nghiệp nhỏ ngày nay hầu hết dùng phần mềm, nên việc nhập liệu nhanh hơn nhiều. Điều cần lưu ý là hạch toán đúng bản chất nghiệp vụ: khoản nào là chi phí, khoản nào là tài sản, khoản nào không được tính.
Bước 3: Đối chiếu trước khi đóng sổ
Đây là bước nhiều người bỏ qua rồi lãnh hậu quả. Trước khi lập báo cáo, hãy kiểm tra:
- Số dư tiền mặt, tiền gửi ngân hàng khớp với thực tế và sao kê.
- Công nợ phải thu, phải trả khớp với đối tác.
- Hàng tồn kho khớp với biên bản kiểm kê.
- Các khoản thuế đã kê khai khớp với sổ sách. Đây cũng là nền tảng để quyết toán thuế TNDN cuối năm thuận lợi.
Nếu phát hiện chênh lệch, xử lý ngay lúc này dễ hơn nhiều so với khi đã lên báo cáo.
Bước 4: Lập các báo cáo chính
Khi sổ sách đã sạch, việc lên báo cáo gần như là kết tinh tự nhiên. Bạn sẽ lập bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và bản thuyết minh. Phần mềm kế toán thường tự tổng hợp, nhưng bạn vẫn cần đọc lại để chắc chắn các con số có ý nghĩa, chứ không phải bấm nút là xong.
Vài dấu hiệu báo cáo có vấn đề
- Lãi lớn nhưng tài khoản không có tiền, hoặc ngược lại.
- Khoản mục nào đó âm bất thường.
- Tổng tài sản không cân với tổng nguồn vốn.
Bước 5: Rà soát lần cuối và lưu hồ sơ
Trước khi nộp, hãy đọc lại toàn bộ như thể bạn là người ngoài đang soi. In ra hoặc xuất file, lưu kèm chứng từ liên quan và cất giữ cẩn thận để sau này cần là tìm thấy ngay.
Tự làm được là rất tốt cho việc nắm tình hình công ty. Nhưng nếu khối lượng vượt khả năng hoặc bạn không tự tin về phần thuế, đừng ngại tìm đến dịch vụ kế toán thuế của Soft Space để có người đồng hành. Báo cáo tài chính không khó, chỉ cần kỷ luật và làm đều tay là bạn sẽ quen dần.
Những sai sót nhỏ khiến báo cáo bị "lệch" mà ít ai để ý
Có một chị chủ quán ăn từng mang sổ sách đến nhờ tôi xem lại, vì lãi cả năm tính ra rất đẹp nhưng tài khoản ngân hàng lại chẳng dư bao nhiêu. Soát kỹ mới thấy tiền chủ rút ra tiêu việc nhà bị ghi nhầm thành chi phí, còn vài khoản khách trả góp thì đã ghi doanh thu đủ nhưng tiền chưa về. Những lỗi kiểu này không to, nhưng cộng dồn lại đủ làm bức tranh tài chính méo đi.
Vài chỗ rất hay sai mà bạn nên dừng lại kiểm tra: tiền mặt trong sổ không khớp với tiền đếm thực tế cuối kỳ, hàng tồn kho ghi trên giấy nhiều hơn hàng còn trong kho, hay khấu hao tài sản quên không trích. Quy tắc tôi luôn dặn chủ doanh nghiệp là: con số nào cũng phải có một chứng từ đứng sau lưng. Nếu một khoản không giải thích được nó từ đâu ra, gần như chắc chắn ở đó có nhầm lẫn cần xử lý ngay, đừng để qua năm sau.
Hiểu báo cáo để ra quyết định, đừng làm xong rồi cất tủ
Nhiều chủ doanh nghiệp coi báo cáo tài chính chỉ là thứ làm cho đủ thủ tục nộp thuế, làm xong là quên. Thật ra đây mới là phần đáng tiền nhất. Nhìn vào báo cáo, bạn biết được tháng nào bán chạy, khoản chi nào đang phình to bất thường, vốn của mình đang nằm ở hàng tồn hay ở công nợ khách chưa trả. Một anh bán vật liệu xây dựng tôi quen, sau khi nhìn ra gần một nửa vốn đang kẹt ở tiền khách nợ, đã siết lại chính sách bán chịu và dòng tiền dễ thở hẳn.
Bạn không cần đọc như chuyên gia, chỉ cần để ý ba điều đơn giản: mình thực sự lãi hay lỗ sau khi trừ hết chi phí, tiền có đang về đều hay bị nghẽn ở đâu đó, và nợ phải trả có đang lớn hơn khả năng xoay sở không. Tập thói quen ngồi xem báo cáo mỗi quý, so với quý trước, bạn sẽ thấy việc kinh doanh của mình rõ ràng hơn nhiều so với cảm giác "hình như tháng này ổn".
