Kế toán là công việc tỉ mỉ, mà đã tỉ mỉ thì khó tránh khỏi sai sót, nhất là khi khối lượng chứng từ nhiều và làm trong áp lực thời gian. Điều quan trọng không phải là không bao giờ sai, mà là nhận ra sớm và sửa đúng cách. Dưới đây là những lỗi hay gặp nhất cùng hướng xử lý.
Nhóm lỗi về chứng từ
Đây là nhóm phổ biến và cũng dễ phòng nhất. Thường thấy là:
- Hạch toán khi chưa có hoặc thiếu chứng từ gốc.
- Hóa đơn ghi sai thông tin, sai số tiền.
- Để thất lạc chứng từ, đến khi cần không tìm thấy.
Cách khắc phục: thiết lập thói quen chỉ ghi sổ khi có chứng từ đầy đủ, kiểm tra thông tin hóa đơn ngay khi nhận, và lưu trữ ngăn nắp ngay từ đầu thay vì để dồn.
Nhóm lỗi hạch toán
Định khoản sai bản chất
Ví dụ đưa một khoản đầu tư tài sản vào chi phí, hay ngược lại. Lỗi này làm méo cả báo cáo. Cách sửa là rà lại bản chất nghiệp vụ rồi điều chỉnh bút toán cho đúng, kèm ghi chú lý do.
Ghi trùng hoặc bỏ sót
Nhập hai lần một hóa đơn, hoặc quên nhập một nghiệp vụ. Đối chiếu định kỳ giữa sổ và chứng từ sẽ giúp lộ ra những điểm này trước khi quá muộn.
Nhóm lỗi về số liệu và đối chiếu
Số dư tiền mặt không khớp quỹ thực tế, công nợ lệch với đối tác, tồn kho trên sổ khác với kiểm kê. Những chênh lệch này nếu để lâu sẽ thành mớ bòng bong khó gỡ. Giải pháp là đối chiếu thường xuyên, tốt nhất theo tháng, và truy ngay khi phát hiện lệch chứ đừng để tích lũy.
Nhóm lỗi liên quan đến thuế
- Kê khai sai kỳ, sai chỉ tiêu.
- Quên kê một số hóa đơn.
- Số liệu trên tờ khai không khớp với sổ sách.
Khi phát hiện, nên rà soát và điều chỉnh, kê khai bổ sung càng sớm càng tốt. Chủ động sửa bao giờ cũng nhẹ nhàng hơn để người khác phát hiện.
Phòng bệnh hơn chữa bệnh
Phần lớn sai sót đến từ sự vội vàng và thiếu kiểm tra chéo. Xây dựng quy trình kiểm tra hai lớp, làm sổ đều tay thay vì dồn cuối kỳ, và rà soát định kỳ là cách hiệu quả nhất để hạn chế lỗi.
Nếu sổ sách doanh nghiệp đang rối và bạn không biết bắt đầu gỡ từ đâu, một bên có kinh nghiệm như dịch vụ kế toán thuế của Soft Space có thể giúp soát xét, làm sạch và xây quy trình để hạn chế lặp lại. Sai sót là chuyện thường, nhưng để chúng kéo dài mới là điều đáng lo.
Lỗi do giao mùa nhân sự và bàn giao công việc
Có một thời điểm rất dễ phát sinh sai sót mà ít người để ý, đó là lúc kế toán cũ nghỉ và người mới tiếp nhận. Tôi từng gặp một hộ kinh doanh đổi kế toán giữa năm, người mới không nắm được vài khoản tạm ứng cũ chưa hoàn, thế là cuối năm số dư treo lơ lửng, không ai biết tiền đi đâu. Khi bàn giao mà chỉ trao tay cuốn sổ với câu "cứ làm tiếp như cũ" thì gần như chắc chắn sẽ rơi rớt thông tin.
Cách an toàn là mỗi lần đổi người, hai bên ngồi lại lập một biên bản bàn giao ghi rõ số dư các tài khoản tại thời điểm chuyển giao, các khoản công nợ còn dang dở, mật khẩu phần mềm, lịch nộp tờ khai. Chủ doanh nghiệp nên giữ một bản, đừng phó mặc hoàn toàn cho hai kế toán tự dàn xếp với nhau. Vài trang giấy lúc này tiết kiệm cho bạn cả tháng truy tìm sau này.
Quá tin vào phần mềm mà quên kiểm tra bằng mắt
Phần mềm kế toán giúp ích rất nhiều, nhưng nó chỉ trung thực với những gì mình nhập vào. Nhập sai mã thuế suất, chọn nhầm tài khoản đối ứng, gõ thừa một số 0 thì máy vẫn cứ tính ra một con số trông rất gọn gàng, đẹp đẽ, khiến mình yên tâm mà không ngờ bên trong đã lệch. Có chị chủ quán ăn cứ tưởng doanh thu tháng tăng vọt vì làm ăn tốt, hóa ra phần mềm bị nhập trùng một hóa đơn ba lần.
Vì vậy, mỗi cuối tháng bạn nên dành ra mươi phút nhìn lại vài con số "có cảm giác" của mình: doanh thu tháng này so với tháng trước có hợp lý không, tồn kho có khớp với thực tế trong kho không, lợi nhuận có quá cao hay quá thấp một cách bất thường không. Cái linh cảm của người làm nghề lâu năm nhiều khi bắt lỗi nhanh hơn cả báo cáo. Đừng để sự tiện lợi của công nghệ ru ngủ thói quen rà soát thủ công vốn rất đáng quý.
