Có một sự thật mà người làm kế toán lâu năm đều thấm: báo cáo đẹp hay xấu phụ thuộc rất nhiều vào bước đối chiếu cuối kỳ. Bỏ qua hoặc làm qua loa, đến khi báo cáo lệch mới ngồi truy thì vừa mất thời gian vừa căng thẳng. Đối chiếu bài bản chính là tấm lưới an toàn trước khi bạn chốt số.
Đối chiếu để làm gì?
Mục tiêu là đảm bảo các con số khớp nhau ở mọi tầng: sổ khớp với chứng từ, sổ khớp với thực tế, và số liệu khớp với những gì đã kê khai. Khi mọi thứ ăn khớp, bạn có thể tự tin rằng báo cáo phản ánh đúng tình hình.
Những phần cần đối chiếu
Tiền mặt và tiền gửi
So sánh số dư sổ quỹ với kiểm kê tiền mặt thực tế. So số dư sổ tiền gửi với sao kê ngân hàng. Đây là phần dễ kiểm tra nhất nhưng cũng hay lệch do quên ghi một vài giao dịch.
Công nợ phải thu, phải trả
Đối chiếu với khách hàng và nhà cung cấp. Tốt nhất là gửi biên bản đối chiếu công nợ để hai bên cùng xác nhận. Chênh lệch thường đến từ hóa đơn ghi nhận lệch kỳ.
Hàng tồn kho
Kiểm kê thực tế rồi so với số liệu trên sổ. Chênh lệch tồn kho cần tìm nguyên nhân: thất thoát, nhập xuất nhầm hay quên ghi nhận.
Thuế và các nghĩa vụ
Đối chiếu số liệu trên sổ với các tờ khai đã nộp, đảm bảo không vênh nhau.
Trình tự đối chiếu nên theo
- Khóa số liệu phát sinh trong kỳ, không nhập thêm chứng từ mới.
- Đối chiếu lần lượt từng phần: tiền, công nợ, tồn kho, tài sản, thuế.
- Ghi lại mọi chênh lệch và truy tìm nguyên nhân từng khoản.
- Điều chỉnh bằng bút toán hợp lý, kèm giải thích rõ ràng.
- Đối chiếu lại sau khi điều chỉnh để chắc chắn đã khớp.
Vài lời khuyên cho nhẹ đầu
Đừng dồn tất cả vào cuối năm. Nếu bạn đối chiếu đều đặn theo tháng hoặc quý, khối lượng cuối kỳ sẽ nhỏ lại rất nhiều và sai sót cũng được phát hiện sớm. Ngoài ra, hãy lưu lại các biên bản đối chiếu, vì chúng là bằng chứng hữu ích khi cần giải trình về sau.
Nếu khối lượng quá lớn hoặc số liệu đang rối khiến việc đối chiếu thành cơn ác mộng, tìm đến dịch vụ kế toán cho hộ kinh doanh để được hỗ trợ soát xét là cách rút ngắn thời gian đáng kể. Một kỳ kế toán khép lại gọn gàng bắt đầu từ việc đối chiếu cẩn thận.
Lệch một chút thì xử lý sao?
Chuyện thường gặp nhất khi đối chiếu là số liệu vênh nhau vài đồng, vài chục nghìn rồi đứng hình không biết bắt đầu từ đâu. Có chị bán tạp hoá từng gọi tôi lúc nửa đêm vì sổ quỹ lệch đúng 9.000 đồng, hoá ra là một lần thối tiền lẻ cho khách mà quên ghi. Mẹo của tôi là đừng dò ngược từng dòng ngay, hãy lấy đúng con số chênh lệch rồi thử chia cho 9. Nếu chia hết, khả năng cao là bạn ghi nhầm thứ tự con số, kiểu 1.530 thành 1.350. Nếu con số lệch tròn trĩnh như 100.000 hay 1.000.000, thường là sót hẳn một bút toán hoặc ghi trùng.
Còn nếu lệch vài đồng do làm tròn thuế hay phí ngân hàng thì cứ mạnh dạn lập một bút toán điều chỉnh nhỏ cho khớp, đừng để nó lửng lơ sang kỳ sau. Số dư treo lâu ngày dồn lại mới đáng sợ, vì lúc đó bạn không còn nhớ nó từ đâu ra.
Giữ lại bằng chứng cho mình sau này
Nhiều người đối chiếu xong là thở phào rồi quên luôn, đến khi cần lại không nhớ hồi đó mình khớp số kiểu gì. Tôi hay khuyên các bạn chủ quán, chủ xưởng cứ chụp lại màn hình sổ phụ ngân hàng, in tờ đối chiếu công nợ có chữ ký của khách, hoặc ghi một dòng ngắn vào file Excel: ngày này đã khớp tới đâu, còn vướng gì. Việc nhỏ thôi nhưng cứu bạn rất nhiều lúc cơ quan thuế hỏi tới, hay khi bàn giao cho một bạn kế toán mới.
Một lưu ý nữa là nên chốt mốc thời gian rõ ràng. Ví dụ cuối mỗi tháng đối chiếu tiền mặt và ngân hàng, cuối quý mới rà công nợ và hàng tồn. Đừng đợi gom cả năm rồi làm một lượt, vì khi đó chứng từ thất lạc, người mua kẻ bán đã quên. Chia nhỏ ra làm đều đặn, mỗi lần một chút, đầu óc nhẹ tênh mà số liệu lúc nào cũng sẵn sàng.
