Tính lương và bảo hiểm trên phần mềm kế toán

Ngày trả lương là ngày không được phép sai. Nhân viên có thể thông cảm chuyện chậm vài giờ, nhưng tính thiếu tiền của họ thì rất khó lấy lại niềm tin. Vậy mà bảng lương lại là thứ nhiều doanh nghiệp vẫn làm bằng Excel, với công thức chồng công thức, mỗi tháng lại chỉnh tay một chút.

Bảng lương phức tạp hơn vẻ ngoài của nó

Nhìn từ xa, tính lương chỉ là lấy lương cơ bản chia số ngày công rồi nhân số ngày làm thực tế. Nhưng khi bắt tay vào thì mọi thứ phình ra rất nhanh:

• Người vào giữa tháng, người nghỉ giữa tháng, người nghỉ không lương vài ngày.
• Làm thêm giờ ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ — mỗi loại một hệ số khác nhau theo quy định.
• Phụ cấp: cái tính thuế, cái không tính thuế, cái tính bảo hiểm, cái không.
• Các khoản trích theo lương phần người lao động chịu và phần doanh nghiệp chịu, dựa trên mức lương đóng bảo hiểm chứ không phải tổng thu nhập.
• Giảm trừ gia cảnh cho bản thân và người phụ thuộc, và người phụ thuộc thì có thể đăng ký giữa năm.
• Thuế thu nhập cá nhân theo biểu lũy tiến với người ký hợp đồng dài hạn, khấu trừ theo tỷ lệ với một số trường hợp khác.

Nhân từng đó biến số với vài chục nhân sự, mỗi người một tình huống, thì Excel bắt đầu đuối. Không phải vì Excel yếu, mà vì mỗi tháng lại có một ngoại lệ mới và người làm phải sửa công thức tay — mà sửa tay là nguồn gốc của sai sót.

Phần mềm gánh phần nào

Phân hệ tiền lương trong phần mềm kế toán hoạt động theo cách khác: bạn khai báo quy tắc một lần, máy áp dụng đều cho mọi kỳ.

Hồ sơ nhân sự lưu sẵn lương cơ bản, mức lương đóng bảo hiểm, số người phụ thuộc, ngày vào làm, loại hợp đồng, các khoản phụ cấp cố định. Dữ liệu chấm công nhập vào hoặc lấy từ máy chấm công. Từ hai nguồn đó, máy tự dựng bảng lương: tính lương theo công, tính làm thêm giờ theo đúng hệ số, cộng phụ cấp, trừ các khoản bảo hiểm phần người lao động, tính thuế thu nhập cá nhân sau khi giảm trừ, ra lương thực nhận.

Chốt bảng lương xong, phần mềm sinh luôn bút toán hạch toán: chi phí lương về đúng bộ phận, phần bảo hiểm doanh nghiệp chịu vào chi phí, phần phải nộp treo ở tài khoản phải trả. Kế toán không phải hạch toán tay lại từ đầu.

Giá trị thật cho doanh nghiệp

Bảng lương đúng ngay lần đầu. Không còn cảnh chốt xong rồi có người phản ánh, phải mở ra sửa, rồi kéo theo bảng bảo hiểm và tờ khai thuế cũng phải sửa. Sự chính xác ở đây không chỉ là chuyện số học — nó là chuyện uy tín với người lao động.

Giữ được bí mật lương. Đây là lợi ích ít người nhắc nhưng rất thật. File Excel lương nằm trên máy, gửi qua chat, ai mở cũng thấy hết bảng. Phần mềm có phân quyền: người phụ trách nhân sự thấy phần của mình, kế toán tổng hợp thấy phần tổng, người khác không thấy gì. Riêng điều này đã tránh được nhiều rắc rối nội bộ.

Số liệu lương chảy thẳng vào tờ khai thuế thu nhập cá nhân. Đến kỳ khai khấu trừ hoặc kỳ quyết toán năm, bạn không phải cộng lại mười hai bảng lương. Máy tổng hợp từ chính dữ liệu đã có. Người vào giữa năm, nghỉ giữa năm đều được xử lý đúng theo thực tế.

Chi phí lương phân bổ đúng bộ phận. Lương bộ phận bán hàng vào chi phí bán hàng, lương sản xuất vào giá thành, lương văn phòng vào chi phí quản lý. Khi máy tự đẩy về đúng chỗ, báo cáo lợi nhuận theo mảng mới có ý nghĩa.

Có lịch sử để tra khi cần. Nhân viên hỏi tháng nào đó tính thế nào, hoặc cơ quan bảo hiểm cần đối chiếu — mở ra là có, kèm đầy đủ dữ liệu gốc. Excel thì thường bị ghi đè hoặc lưu thành nhiều bản không rõ bản nào là bản cuối.

Phiếu lương cho từng người. In hoặc gửi riêng cho mỗi nhân sự bảng chi tiết thu nhập của họ. Minh bạch được thu nhập là cách rẻ nhất để giảm thắc mắc và giảm đồn đoán trong công ty.

Phần bảo hiểm — chỗ dễ vướng nhất

Trích bảo hiểm dựa trên mức lương đóng bảo hiểm đã đăng ký, không phải tổng thu nhập thực nhận. Nhiều doanh nghiệp nhầm chỗ này, hoặc để mức đăng ký lệch với thực tế phát sinh, dẫn tới truy thu về sau.

Điểm hay vướng khác là biến động nhân sự. Người mới vào phải báo tăng, người nghỉ phải báo giảm, người tăng lương phải điều chỉnh mức đóng. Trễ hạn báo là phát sinh rắc rối. Phần mềm giúp ở chỗ giữ dữ liệu tập trung và cho bạn danh sách biến động trong kỳ, để việc làm hồ sơ với cơ quan bảo hiểm chỉ là lấy ra dùng chứ không phải ngồi nhớ lại.

Hồ sơ bảo hiểm hiện nay nộp qua mạng và phải ký bằng chữ ký số. Nếu bạn chưa rõ phần này, có thể xem thêm về chữ ký số Token — cùng một thiết bị dùng được cho cả khai thuế lẫn khai bảo hiểm.

Vài tình huống thực tế

Doanh nghiệp có nhiều lao động thời vụ. Ngành xây dựng, nhà hàng, sự kiện thường có nhóm này. Cách tính thuế và trích bảo hiểm khác hẳn lao động dài hạn. Nếu áp chung một công thức là sai. Phần mềm cho phép khai báo loại hợp đồng cho từng người và áp đúng quy tắc tương ứng.

Công ty trả lương theo sản phẩm hoặc theo doanh số. Lương biến động mỗi tháng, phụ thuộc dữ liệu bán hàng hoặc sản lượng. Khi phần mềm kế toán đã có sẵn dữ liệu đó, việc tính lương chỉ là áp công thức lên số có sẵn — không phải xin số liệu từ phòng khác rồi gõ lại.

Doanh nghiệp mới lên từ hộ kinh doanh. Trước đây trả lương tay, không hợp đồng, không bảo hiểm. Lên công ty thì mọi thứ phải chuẩn hóa, mà chi phí nhân sự tăng lên đáng kể so với trước. Đây là khoản nhiều chủ doanh nghiệp không lường trước khi chuyển đổi — bài chi phí thật khi chuyển sang kê khai nói kỹ hơn về nhóm chi phí này.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm kế toán có thay được phần mềm nhân sự chuyên dụng không?

Tùy nhu cầu. Nếu bạn cần tính lương, trích bảo hiểm, ra tờ khai thuế thu nhập cá nhân và hạch toán vào sổ thì phân hệ tiền lương trong phần mềm kế toán là đủ. Còn nếu cần quản lý tuyển dụng, đánh giá, lộ trình nghề nghiệp thì đó là bài toán khác, cần công cụ khác.

Công ty chỉ có vài người, có cần không?

Vài người thì tính tay vẫn được. Nhưng phần tính thuế thu nhập cá nhân và quyết toán năm vẫn tốn công như thường, đặc biệt khi có người phụ thuộc hoặc thu nhập biến động. Nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn phân hệ lương không phải vì đông người, mà vì không muốn sai ở phần thuế.

Chi phí cho phân hệ tiền lương phụ thuộc gì?

Phụ thuộc số lượng nhân sự, độ phức tạp của cơ chế lương (cố định hay theo sản phẩm, theo doanh số), có cần kết nối máy chấm công không, có nhiều loại hợp đồng và nhiều bộ phận cần phân bổ chi phí riêng không.

Nếu cần hỗ trợ

Bảng lương là thứ vừa nhạy cảm với nhân viên vừa nhạy cảm với cơ quan thuế và bảo hiểm. Làm đúng ngay từ đầu rẻ hơn nhiều so với sửa về sau. Soft Space tư vấn phần mềm kế toán có phân hệ tiền lương phù hợp với cơ chế trả lương thực tế của bạn, hỗ trợ khai báo quy tắc và chạy thử một kỳ để đối chiếu trước khi dùng chính thức. Doanh nghiệp muốn giao cả phần lương, bảo hiểm và thuế cho bên ngoài có thể xem dịch vụ kế toán thuế.

Nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ để trao đổi cụ thể.