Tiêu chí chọn phần mềm kế toán phù hợp với doanh nghiệp

Chọn phần mềm kế toán thường bắt đầu bằng việc mở ba trang web, in ba bảng tính năng ra so. Bên nào tick nhiều ô hơn thì có vẻ ngon hơn. Vấn đề là bảng tính năng nói cho bạn biết phần mềm làm được gì, chứ không nói doanh nghiệp bạn cần gì — và hai thứ đó lệch nhau xa hơn bạn tưởng.

Bắt đầu từ mình, không phải từ sản phẩm

Trước khi xem bất kỳ phần mềm nào, hãy trả lời cho được năm câu này. Nghe đơn giản nhưng phần lớn doanh nghiệp không trả lời được ngay, và chính chỗ không trả lời được mới là chỗ dễ chọn sai.

• Mỗi tháng phát sinh khoảng bao nhiêu chứng từ? Vài chục hay vài nghìn là hai bài toán hoàn toàn khác. Một bên cần đơn giản, một bên cần khả năng nhập hàng loạt và kiểm soát chặt.
• Có quản lý kho không, và kho phức tạp đến đâu? Bán hàng có tồn kho, tính giá vốn, nhiều kho, nhiều đơn vị tính — mỗi tầng phức tạp là một tầng yêu cầu thêm.
• Bao nhiêu người sẽ động vào phần mềm? Một kế toán duy nhất khác hẳn ba người ở ba bộ phận cùng nhập.
• Ai là người dùng chính, năng lực tới đâu? Kế toán tổng hợp lâu năm và bạn nhân sự kiêm nhiệm cần hai loại giao diện khác nhau.
• Chủ doanh nghiệp có muốn tự xem số không? Nếu có, phần mềm phải có chỗ cho bạn nhìn mà không cần hiểu bút toán.

Trả lời xong năm câu này, danh sách ứng viên thường tự rút xuống còn hai, ba phương án. Việc chọn từ đó nhẹ hơn nhiều.

Tiêu chí 1: Đúng ngành, không chỉ đúng quy mô

Đây là chỗ hay bị bỏ qua. Hai doanh nghiệp cùng doanh thu, cùng số nhân sự, nhưng một bên là thương mại và một bên là xây dựng thì nhu cầu kế toán khác nhau về bản chất.

Doanh nghiệp thương mại sống chết với tồn kho và giá vốn. Sai phương pháp tính giá vốn là sai toàn bộ lãi lỗ. Doanh nghiệp xây dựng lại cần theo dõi theo công trình, tập hợp chi phí dở dang, nghiệm thu từng hạng mục — chuyện tồn kho là phụ. Doanh nghiệp dịch vụ thuần thì gần như không có kho, nhưng cần quản lý hợp đồng và doanh thu ghi nhận theo tiến độ. Một phần mềm mạnh về kho đưa cho công ty xây dựng dùng thì thừa chỗ này, thiếu chỗ kia.

Hỏi thẳng nhà cung cấp: "Bên anh đang có khách cùng ngành với tôi không, họ dùng phân hệ nào?" Câu trả lời cụ thể hay chung chung sẽ nói lên nhiều điều.

Tiêu chí 2: Kết nối được với thứ bạn đang dùng

Phần mềm kế toán không đứng riêng. Nó phải ăn khớp với ít nhất hai thứ: hóa đơn và chữ ký số.

Nếu hóa đơn điện tử của bạn liên thông được với phần mềm kế toán, mỗi hóa đơn phát hành sẽ tự sinh bút toán tương ứng. Không liên thông thì kế toán phải gõ lại từng cái — và với doanh nghiệp phát hành nhiều hóa đơn, đây là khối lượng việc lặp lại đủ để làm hỏng cả tháng. Tương tự với chữ ký số Token: quy trình ký tờ khai, ký hóa đơn phải trơn, không phải xuất file ra rồi ký ở phần mềm khác rồi nộp ở chỗ thứ ba.

Nếu bạn có phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý kho, hay một hệ thống đơn hàng riêng, hỏi luôn về khả năng kết nối. Không có kết nối cũng không sao — miễn bạn biết trước và chấp nhận việc nhập tay, thay vì phát hiện sau khi đã ký hợp đồng.

Tiêu chí 3: Dữ liệu phải là của bạn

Câu hỏi cần đặt ra ngay từ đầu, dù nghe hơi thiếu tế nhị: nếu một ngày tôi không dùng nữa, tôi lấy dữ liệu của mình ra bằng cách nào, ở định dạng gì, mất bao lâu?

Nhà cung cấp đàng hoàng sẽ trả lời thẳng. Nhà cung cấp trả lời vòng vo hoặc nói "chuyện đó tính sau" là tín hiệu đáng lưu ý. Dữ liệu kế toán phải lưu trữ nhiều năm theo quy định hiện hành, và trong khoảng thời gian đó rất nhiều thứ có thể thay đổi — bạn đổi nhà cung cấp, nhà cung cấp ngừng sản phẩm, doanh nghiệp bạn tái cấu trúc. Bị kẹt dữ liệu trong một hệ thống không lấy ra được là tình huống rất khó chịu và tốn kém.

Đi kèm là câu hỏi về sao lưu: bao lâu sao lưu một lần, lưu ở đâu, bạn có tự tải bản sao về giữ được không. Với dữ liệu kế toán, có bản sao trong tay mình luôn là điều nên làm.

Tiêu chí 4: Hỗ trợ sau bán, không phải lúc bán

Giai đoạn khó nhất của một phần mềm kế toán không phải lúc cài, mà là tháng thứ hai đến tháng thứ tư. Lúc đó sự hào hứng ban đầu hết, những tình huống nghiệp vụ oái oăm bắt đầu xuất hiện, và người dùng gặp bế tắc thật.

Thứ bạn cần lúc đó là có người trả lời được câu hỏi nghiệp vụ, không phải câu hỏi bấm nút nào. "Khoản chi này hạch toán vào đâu cho đúng" là câu hỏi nghiệp vụ. Nhân viên hỗ trợ chỉ biết đọc hướng dẫn sử dụng sẽ không giúp được. Vì vậy khi đánh giá, hãy hỏi: ai là người sẽ hỗ trợ tôi, họ có nền kế toán không, kênh liên hệ là gì, thời gian phản hồi ra sao khi vào mùa quyết toán — thời điểm ai cũng cần hỗ trợ cùng lúc.

Tiêu chí 5: Vừa với hôm nay, còn chỗ cho ngày mai

Hai thái cực đều tệ như nhau. Chọn phần mềm quá lớn so với quy mô hiện tại thì trả tiền cho những phân hệ không bao giờ mở, người dùng ngợp, và cuối cùng bỏ. Chọn quá nhỏ thì hai năm nữa lại chuyển, mà chuyển phần mềm kế toán giữa chừng luôn đau: phải chốt số dư, chuyển dữ liệu, đào tạo lại, và có một giai đoạn chạy song song rất mệt.

Cách cân bằng thực tế là chọn phần mềm đáp ứng tốt hiện tại nhưng có đường nâng cấp rõ ràng — mở thêm phân hệ, thêm người dùng, thêm chi nhánh mà không phải làm lại từ đầu. Hỏi cụ thể: "Khi tôi cần thêm kho hoặc thêm người dùng thì làm thế nào?" Nếu câu trả lời là "phải chuyển sang sản phẩm khác", cân nhắc lại.

Chi phí: nhìn cả bức tranh, đừng nhìn mỗi con số đầu

Không có mức giá chung, vì mỗi doanh nghiệp một cấu hình. Nhưng có một sai lầm chung: chỉ so chi phí ban đầu.

Những khoản thường bị bỏ sót gồm: công chuẩn hóa và chuyển dữ liệu cũ, thời gian đội ngũ bỏ ra để học và làm quen, chi phí kết nối với hệ thống sẵn có, chi phí duy trì hằng năm, chi phí mở thêm người dùng khi công ty lớn lên, và chi phí hỗ trợ khi gặp nghiệp vụ khó. Một phương án có con số ban đầu thấp nhưng nặng ở các khoản sau có thể đắt hơn nhiều sau hai năm.

Cách nhìn lành mạnh: đừng hỏi "cái nào rẻ", hãy hỏi "tổng chi phí trong ba năm của mỗi phương án là bao nhiêu, và tôi đổi lại được gì". Cùng logic với chuyện kế toán trọn gói giúp tiết kiệm chi phí — cái rẻ nhất tính theo tháng chưa chắc là cái tiết kiệm nhất tính theo năm.

Vài câu hỏi hay gặp

Nên chọn phần mềm phổ biến nhất cho chắc?

Phổ biến có cái lợi thật: dễ tìm kế toán biết dùng, dễ tìm tài liệu, sản phẩm ổn định. Nhưng phổ biến không đồng nghĩa phù hợp. Một phần mềm rất mạnh cho doanh nghiệp sản xuất có thể quá nặng cho công ty dịch vụ năm người. Lấy độ phổ biến làm một điểm cộng, không lấy làm tiêu chí quyết định.

Kế toán của tôi quen phần mềm X, có nên chọn X luôn không?

Đây là điểm cộng đáng kể — giảm thời gian đào tạo, giảm sai sót giai đoạn đầu. Nhưng đừng để nó lấn át các tiêu chí về ngành nghề và khả năng kết nối. Kế toán có thể nghỉ việc; phần mềm thì bạn dùng nhiều năm. Nếu X vừa phù hợp vừa quen thì quá tốt. Nếu X không phù hợp, đào tạo lại vẫn rẻ hơn dùng sai công cụ dài hạn.

Dùng thử bao lâu thì đủ để đánh giá?

Đừng dùng thử bằng dữ liệu mẫu. Hãy lấy nghiệp vụ thật của tháng gần nhất — kể cả những nghiệp vụ khó chịu nhất, những trường hợp đặc thù của ngành bạn — nhập vào và xem phần mềm xử lý ra sao. Một tuần làm việc với dữ liệu thật cho bạn nhiều thông tin hơn một tháng bấm loanh quanh với dữ liệu mẫu.

Chốt lại

Không có phần mềm kế toán tốt nhất, chỉ có phần mềm phù hợp nhất với quy mô, ngành nghề, đội ngũ và hệ thống sẵn có của bạn. Chọn đúng thì nó gần như vô hình — mọi thứ chạy, không ai phàn nàn. Chọn sai thì tháng nào cũng có chuyện, và cái giá thật không nằm ở tiền phần mềm mà ở thời gian đội ngũ mất đi.

Soft Space Việt Nam làm đầu mối tư vấn ở đúng khâu này: nghe bạn kể tình hình thật, đối chiếu với các phương án đang có trên thị trường, chỉ ra cái nào hợp và cái nào thừa, rồi đồng hành cùng bạn từ lúc thiết lập phần mềm kế toán đến khi qua được kỳ báo cáo đầu tiên. Nếu doanh nghiệp bạn đang cần cả người làm sổ sách, chúng tôi cũng hỗ trợ mảng kế toán thuế để bạn khỏi phải ghép nhiều đầu mối. Trao đổi qua Zalo 0973608148 hoặc trang liên hệ.