Nhiều người nghĩ thuê dịch vụ kế toán là phát sinh thêm một khoản chi. Nhưng nếu tính kỹ cả những chi phí ẩn mà mình đang gánh, không ít doanh nghiệp nhận ra mô hình trọn gói thực ra giúp họ tiết kiệm. Vấn đề là tiết kiệm ở đâu và bằng cách nào. Hãy bóc tách từng phần.
Tiết kiệm chi phí nhân sự
Đây là khoản dễ thấy nhất. Một kế toán toàn thời gian kéo theo lương cứng, bảo hiểm, thưởng lễ tết, chỗ ngồi, máy móc và phần mềm bản quyền. Cộng tất cả lại, con số mỗi tháng không hề nhỏ. Với gói dịch vụ, bạn trả một mức gọn hơn và không phải lo những khoản phụ đi kèm.
Tránh các khoản phạt không đáng có
Tiền phạt do nộp trễ tờ khai, kê khai sai hay bỏ sót nghĩa vụ là khoản chi mà không ai muốn nhưng vẫn xảy ra thường xuyên ở các doanh nghiệp tự làm. Một đơn vị chuyên nghiệp theo dõi sát thời hạn và làm đúng quy trình giúp bạn gần như loại bỏ được nhóm chi phí phát sinh ngoài ý muốn này.
Tiết kiệm thời gian, mà thời gian là tiền
Khoản này khó đong đếm nhưng rất thật. Hãy thử tính số giờ mỗi tháng bạn hoặc nhân viên bỏ ra để xử lý chứng từ, tra cứu quy định, làm tờ khai. Số giờ đó nếu dành cho bán hàng hay chăm khách thì tạo ra giá trị lớn hơn nhiều. Giao việc ra ngoài chính là chuyển thời gian sang nơi sinh lời.
Không phải đầu tư công cụ và đào tạo
- Không cần mua phần mềm kế toán bản quyền.
- Không tốn chi phí cập nhật, đào tạo khi chính sách thay đổi.
- Không lo gián đoạn và chi phí tuyển lại khi nhân sự nghỉ việc.
Những khoản này riêng lẻ thì nhỏ, nhưng gộp lại trong cả năm cũng đáng kể.
Tối ưu nhờ làm đúng ngay từ đầu
Sổ sách được làm bài bản, hạch toán đúng giúp doanh nghiệp tận dụng hợp lý các chi phí được tính hợp lệ và tránh phải làm lại, điều chỉnh tốn kém về sau. Làm đúng một lần luôn rẻ hơn sửa sai nhiều lần.
Tiết kiệm nhưng vẫn cần nhìn tổng thể
Cần lưu ý rằng tiết kiệm không có nghĩa là chọn nơi rẻ nhất. Một gói quá rẻ mà thiếu trách nhiệm có thể khiến bạn trả giá đắt hơn khi xảy ra sai sót. Tiết kiệm thật sự là cân bằng giữa chi phí bỏ ra và giá trị, sự an toàn nhận lại.
Nếu muốn biết cụ thể mô hình trọn gói giúp doanh nghiệp mình giữ lại được bao nhiêu, cách tốt nhất là so sánh chi phí hiện tại với một báo giá thực tế. Bạn có thể tham khảo dịch vụ kế toán trọn gói tại Soft Space rồi tự làm phép tính cho trường hợp của mình, con số sẽ nói rõ hơn mọi lời thuyết phục.
Sổ sách gọn gàng, vay vốn và gọi vốn dễ hơn
Có một câu chuyện hay gặp: chủ quán ăn làm ăn khấm khá, muốn vay ngân hàng để mở thêm chi nhánh. Đến lúc nhân viên tín dụng hỏi báo cáo tài chính hai năm gần nhất thì mới tá hoả vì sổ sách để mỗi nơi một kiểu, số liệu chỗ khớp chỗ không. Hồ sơ bị trả về, cơ hội mở rộng cũng trôi qua mất mấy tháng.
Khi sổ sách được làm đều đặn và đúng chuẩn, báo cáo tài chính của bạn luôn ở trạng thái sẵn sàng. Ngân hàng, nhà đầu tư hay cả đối tác lớn nhìn vào con số rõ ràng sẽ tin tưởng hơn, mà niềm tin đó nhiều khi quy đổi thẳng thành lãi suất tốt hơn hoặc hạn mức cao hơn. Đó là khoản tiết kiệm khó cân đo bằng hoá đơn, nhưng lại rất thật.
Chủ động trước khi luật thay đổi
Chính sách thuế ở ta thay đổi khá thường xuyên: lúc thì điều chỉnh ngưỡng doanh thu chịu thuế, lúc thì siết hoá đơn điện tử, rồi quy định mới cho hộ kinh doanh. Người tự làm thường chỉ biết khi đã bị nhắc nhở hoặc truy thu, tức là biết quá muộn. Một người làm nghề kế toán thì cập nhật những thay đổi này như chuyện cơm bữa, và họ báo cho bạn trước để kịp xoay xở.
Tôi từng thấy một cửa hàng nhỏ chuyển đổi mô hình kê khai đúng thời điểm nhờ được nhắc sớm vài tháng, nhờ vậy tránh được khoản chênh lệch thuế không nhỏ. Sự chủ động đó không tự nhiên mà có, nó đến từ việc luôn có người theo dõi giúp bạn. Nói cách khác, bạn không chỉ trả tiền cho công việc ghi chép, mà còn mua được sự yên tâm rằng mình sẽ không bị bất ngờ khi quy định mới có hiệu lực.
