Tuần trước có một anh chủ quán cà phê gọi cho tôi, giọng khá sốt ruột: "Em muốn mở công ty riêng để xuất hoá đơn cho khách doanh nghiệp, nhưng một mình em thì có làm được không, thủ tục có rắc rối lắm không?". Đây là câu hỏi tôi nghe gần như mỗi tuần. Và câu trả lời là: hoàn toàn được, loại hình phù hợp nhất cho anh ấy chính là công ty TNHH một thành viên. Nếu bạn ở phía Nam, tham khảo thêm dịch vụ thành lập công ty tại TP HCM trọn gói. Trong bài này tôi sẽ đi qua từng bước thật cụ thể, kèm những chỗ mà người tự làm hồ sơ hay vấp.
Công ty TNHH một thành viên là gì, hợp với ai
Hiểu nôm na, đây là loại hình công ty do một cá nhân hoặc một tổ chức làm chủ sở hữu. Chủ sở hữu chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ đã đăng ký. Đây là điểm mấu chốt khiến nhiều người chọn nó thay vì kinh doanh hộ cá thể: tài sản cá nhân của bạn được tách bạch với tài sản công ty, rủi ro được khoanh vùng.
Loại hình này hợp với người muốn toàn quyền quyết định, không phải bàn bạc với ai, nhưng vẫn cần tư cách pháp nhân để ký hợp đồng, xuất hoá đơn, vay vốn ngân hàng đứng tên công ty. Nếu sau này muốn gọi thêm người góp vốn, bạn vẫn có thể chuyển đổi sang TNHH hai thành viên trở lên, nên đừng lo bị "khoá cứng".
Hồ sơ cần chuẩn bị gồm những gì
Bộ hồ sơ cốt lõi cho công ty TNHH một thành viên thường gồm: giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; điều lệ công ty; bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý của chủ sở hữu và của người đại diện theo pháp luật (căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hiệu lực); và văn bản uỷ quyền nếu bạn nhờ người khác đi nộp thay.
Một lỗi rất phổ biến: viết điều lệ qua loa, copy mẫu trên mạng rồi quên sửa tên công ty, vốn điều lệ, ngành nghề cho khớp với giấy đề nghị. Khi hai văn bản này "đá nhau", hồ sơ chắc chắn bị trả về. Tôi luôn khuyên đọc lại điều lệ ít nhất hai lượt, đối chiếu từng con số.
Lưu ý về tên và địa chỉ trụ sở
Tên công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký. Trước khi nộp, hãy tra cứu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tránh đặt tên đã có người dùng. Về địa chỉ trụ sở, tuyệt đối không dùng địa chỉ là chung cư để ở (căn hộ chung cư có chức năng để ở thì không được đặt trụ sở kinh doanh). Đây là chỗ rất nhiều bạn trẻ khởi nghiệp bị vướng vì tiện đâu khai đó.
Nộp hồ sơ ở đâu và bằng cách nào
Bạn nộp hồ sơ tới Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính (Sở Kế hoạch và Đầu tư trước đây) cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Hiện nay cách phổ biến và tiện nhất là nộp qua mạng tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ dangkykinhdoanh.gov.vn. Bạn tạo tài khoản, kê khai thông tin, đính kèm bản scan hồ sơ và ký bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ chưa đạt, bạn sẽ nhận được thông báo nêu rõ nội dung cần sửa, bổ sung. Mẹo của tôi: đọc kỹ thông báo, sửa đúng chỗ họ yêu cầu rồi nộp lại, đừng sửa "thừa" những phần họ không nhắc tới vì dễ phát sinh lỗi mới.
Những việc phải làm ngay sau khi có giấy phép
Có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới chỉ là xong bước "khai sinh". Bạn còn phải khắc con dấu, treo biển tại trụ sở, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số, làm thủ tục khai thuế ban đầu và phát hành hoá đơn điện tử. Nhiều người mừng vì cầm được giấy phép rồi để đó cả tháng, đến lúc cần xuất hoá đơn mới cuống lên vì chưa làm thuế ban đầu.
Đừng quên nghĩa vụ thuế định kỳ
Ngay cả khi chưa phát sinh doanh thu, công ty vẫn phải nộp tờ khai thuế đúng hạn và thực hiện nghĩa vụ liên quan đến thuế môn bài theo quy định. Bỏ quên những việc tưởng nhỏ này là nguyên nhân số một khiến doanh nghiệp mới bị phạt oan trong năm đầu.
Căn cứ pháp lý
Quy định về loại hình, quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên được nêu tại Luật Doanh nghiệp 2020. Về thành phần hồ sơ và trình tự đăng ký, bạn tham khảo Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.
Nếu bạn muốn tập trung vào việc kinh doanh thay vì loay hoay với giấy tờ, có thể cân nhắc dịch vụ thành lập công ty trọn gói để được hỗ trợ từ khâu soạn hồ sơ tới các thủ tục sau cấp phép, tránh sai sót đáng tiếc ngay từ đầu.
