Cầm tờ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trên tay là cảm giác rất phấn khởi, nhưng đó mới chỉ là vạch xuất phát. Trên thực tế tư vấn, chúng tôi gặp không ít chủ doanh nghiệp tưởng rằng có giấy phép là xong, rồi vài tháng sau bị cơ quan thuế nhắc nhở vì chưa làm các thủ tục ban đầu. Tháng đầu tiên là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định bộ máy doanh nghiệp của bạn có chạy trơn tru hay không. Bài viết này là một checklist thực chiến, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên để bạn không bỏ sót việc nào. Xem thêm: những sai lầm thường gặp khi thành lập doanh nghiệp.
1. Khắc con dấu doanh nghiệp
Việc đầu tiên nên làm là khắc con dấu. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của mình. Một điểm rất nhiều người vẫn hiểu nhầm: hiện nay đã bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh như luật cũ trước đây. Bạn khắc xong là dùng được ngay, miễn sao trên dấu thể hiện đủ tên và mã số doanh nghiệp. Đây là điểm tiết kiệm được khá nhiều thời gian so với trước.
2. Đăng ký chữ ký số (token)
Chữ ký số là công cụ bắt buộc để doanh nghiệp kê khai thuế điện tử, nộp tờ khai, ký hóa đơn điện tử và giao dịch với cơ quan nhà nước. Bạn liên hệ các nhà cung cấp được cấp phép để mua gói chữ ký số, thường theo thời hạn 1-3 năm. Không có chữ ký số thì gần như không thể thực hiện bất kỳ thủ tục thuế nào sau này, nên hãy ưu tiên làm sớm. Xem thêm: chi phí thành lập công ty gồm những khoản nào.
3. Mở tài khoản ngân hàng cho công ty
Doanh nghiệp cần một tài khoản ngân hàng đứng tên công ty để giao dịch, nộp thuế điện tử và phục vụ các khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên (phải chuyển khoản mới được khấu trừ thuế). Người đại diện theo pháp luật mang theo giấy phép, con dấu và giấy tờ tùy thân ra ngân hàng để mở. Nên đăng ký luôn dịch vụ nộp thuế điện tử qua ngân hàng đó.
4. Khai thuế ban đầu và lệ phí môn bài
Đây là phần dễ bị quên nhất. Sau khi thành lập, doanh nghiệp phải thực hiện hồ sơ khai thuế ban đầu và nộp tờ khai lệ phí môn bài. Tin vui là doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài năm đầu theo quy định hiện hành, nhưng bạn vẫn phải nộp tờ khai đúng thời hạn chứ không được bỏ qua. Đừng nhầm lẫn giữa miễn nộp tiền và miễn nộp tờ khai.
5. Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử
Hiện nay toàn bộ doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới. Bạn cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế (chọn loại có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế tùy trường hợp), chờ chấp nhận rồi mới được xuất hóa đơn cho khách. Nên làm việc này sớm để không bị động khi có giao dịch đầu tiên.
6. Treo bảng hiệu và hoàn thiện hồ sơ nội bộ
Doanh nghiệp phải treo bảng hiệu tại trụ sở chính, thể hiện tên và mã số doanh nghiệp. Đây là yêu cầu cơ quan thuế thường kiểm tra để xác minh doanh nghiệp hoạt động thật. Song song đó, hãy hoàn thiện hồ sơ nội bộ: sổ đăng ký thành viên/cổ đông, quy chế, hợp đồng lao động cơ bản nếu có nhân sự.
Những lỗi hay gặp
- Quên nộp tờ khai lệ phí môn bài vì nghĩ năm đầu được miễn nên không cần làm gì.
- Chưa đăng ký hóa đơn điện tử đã vội xuất hóa đơn cho khách.
- Không treo bảng hiệu, khi cơ quan thuế xuống kiểm tra không thấy hoạt động dễ bị đưa vào diện rủi ro.
- Mua chữ ký số quá muộn khiến trễ hạn các tờ khai đầu tiên.
Căn cứ pháp lý
Bạn nên tham khảo các văn bản gốc để nắm chắc quy định: Luật Doanh nghiệp 2020 về con dấu và tổ chức doanh nghiệp; Nghị định 22/2020/NĐ-CP về lệ phí môn bài; cùng Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử.
Nếu bạn thấy chuỗi công việc trên quá rối và muốn tập trung vào kinh doanh, hãy để Soft Space hỗ trợ trọn gói từ lúc nộp hồ sơ đến khi hoàn tất thủ tục ban đầu. Tham khảo dịch vụ thành lập công ty doanh nghiệp trọn gói của chúng tôi để được tư vấn cụ thể. Một khởi đầu chuẩn chỉnh sẽ giúp bạn tránh rất nhiều rắc rối về sau.
