Hôm trước có anh bạn nhắn cho tôi: "Mở công ty hết bao nhiêu tiền vậy ông?". Tôi hỏi lại "Anh tính chỉ tiền nộp lên Sở Kế hoạch Đầu tư hay tính cả mấy thứ lặt vặt sau đó?". Anh ấy ngớ người, vì hóa ra cái phần "lặt vặt" mới là chỗ ngốn tiền nhiều nhất. Nếu bạn cũng đang tính toán mở công ty, hãy ngồi xuống và liệt kê đủ các khoản dưới đây để khỏi vỡ kế hoạch.
Các khoản phí nộp cho nhà nước
Đây là phần bắt buộc và cố định, ai cũng phải nộp. Tin vui là khoản này thật ra không lớn lắm so với suy nghĩ của nhiều người. Nó bao gồm:
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia.
- Lệ phí môn bài hằng năm, tính theo mức vốn điều lệ đã đăng ký (doanh nghiệp mới thường được miễn năm đầu).
Điểm cần lưu ý là lệ phí môn bài phụ thuộc vào vốn điều lệ. Vì vậy đừng khai vốn quá cao chỉ để "cho oai", vì nó kéo theo nghĩa vụ tài chính sau này.
Chi phí mua sắm công cụ vận hành ban đầu
Đây mới là phần khiến nhiều người bất ngờ. Có công ty rồi nhưng chưa hoạt động được nếu thiếu mấy thứ này:
- Con dấu pháp nhân: chi phí khắc dấu tròn, dấu chức danh nếu cần.
- Chữ ký số (token): dùng để kê khai thuế, nộp bảo hiểm, ký hợp đồng điện tử. Thường mua theo gói nhiều năm.
- Hóa đơn điện tử: đăng ký với cơ quan thuế và mua số lượng hóa đơn dùng dần.
- Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp: phần lớn miễn phí mở, nhưng có phí duy trì và dịch vụ.
Chi phí dịch vụ và những thứ dễ quên
Nếu tự làm hồ sơ, bạn tiết kiệm được khoản dịch vụ nhưng phải bỏ thời gian đi lại, sửa hồ sơ nếu sai sót. Nếu thuê đơn vị làm thay, bạn trả thêm phí dịch vụ trọn gói nhưng được lo từ A đến Z. Ngoài ra còn vài khoản hay bị bỏ sót:
- Biển hiệu công ty treo tại trụ sở (yêu cầu bắt buộc).
- Phí kế toán hằng tháng nếu thuê dịch vụ ngoài.
- Tiền thuê văn phòng hoặc địa chỉ đăng ký kinh doanh hợp lệ.
Tính tổng sao cho không vỡ kế hoạch
Lời khuyên thật lòng là bạn nên chia chi phí thành hai nhóm: khoản trả một lần khi mở công ty, và khoản trả định kỳ sau đó (thuế, kế toán, duy trì chữ ký số). Nhiều người chỉ nhìn vào con số ban đầu nên hụt hơi khi vận hành.
Nếu muốn gói gọn mọi thứ vào một lần, không phải chạy đi chạy lại sửa hồ sơ, bạn có thể tham khảo bảng phí dịch vụ thành lập công ty trọn gói để biết mình thực sự cần chi những gì.
Tóm lại, mở công ty không quá tốn kém như nhiều người tưởng, nhưng cũng không rẻ như chỉ nhìn vào lệ phí nhà nước. Cứ liệt kê đủ đầu mục, bạn sẽ chủ động hơn nhiều.
Khoảng chi phí tham khảo cho từng đầu mục
Phần trên đã liệt kê đủ các đầu mục, nhưng nhiều người vẫn muốn hình dung một con số tương đối để lên ngân sách. Cần nói trước rằng mọi mức phí đều dao động tùy địa phương, tùy nhà cung cấp và tùy thời điểm, nên bạn hãy xem đây là khoảng tham khảo và kiểm tra lại với Phòng Đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế cũng như đơn vị cung cấp dịch vụ trước khi chốt.
- Lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố thông tin: đây là nhóm phí nhà nước, thường chỉ ở mức vài trăm nghìn đồng cho cả hai khoản. Nếu nộp hồ sơ qua mạng, một số trường hợp còn được miễn hoặc giảm lệ phí đăng ký, bạn nên kiểm tra mức áp dụng hiện hành.
- Khắc con dấu: chi phí cho dấu tròn pháp nhân thường không lớn; nếu khắc thêm dấu chức danh, dấu tên thì cộng thêm một khoản nhỏ cho mỗi con dấu.
- Chữ ký số (token): tính theo gói thời hạn. Gói càng dài năm thì chi phí trung bình mỗi năm càng rẻ, nên nhiều doanh nghiệp chọn mua gói nhiều năm ngay từ đầu.
- Hóa đơn điện tử: thường gồm phí khởi tạo phần mềm và chi phí mua số lượng hóa đơn theo gói. Doanh nghiệp dùng ít hóa đơn nên chọn gói nhỏ để tránh lãng phí.
- Lệ phí môn bài: nộp theo năm và phân bậc theo mức vốn điều lệ đã đăng ký. Doanh nghiệp thành lập mới thường được miễn lệ phí môn bài năm đầu, nhưng vẫn phải khai để tránh bị phạt.
- Tài khoản ngân hàng: phần lớn ngân hàng miễn phí mở, song có thể phát sinh phí duy trì tài khoản, phí dịch vụ ngân hàng điện tử hằng tháng tùy gói.
Như vậy, nhóm phí bắt buộc nộp cho nhà nước thường khá nhỏ, còn phần "đội" ngân sách lên chủ yếu nằm ở công cụ vận hành (chữ ký số, hóa đơn) và các chi phí định kỳ về sau.
Phân biệt chi phí một lần và chi phí duy trì
Để không bị hụt dòng tiền, bạn nên tách rạch ròi hai nhóm chi phí ngay khi lập kế hoạch:
- Chi phí trả một lần khi thành lập: lệ phí đăng ký, phí công bố, khắc dấu, làm biển hiệu, phí khởi tạo hóa đơn điện tử, phí dịch vụ (nếu thuê).
- Chi phí lặp lại định kỳ: lệ phí môn bài hằng năm (từ năm thứ hai), gia hạn chữ ký số, mua bổ sung hóa đơn, phí dịch vụ kế toán hằng tháng, phí duy trì tài khoản ngân hàng và tiền thuê địa chỉ trụ sở.
Sai lầm phổ biến là chỉ chuẩn bị ngân sách cho lần mở công ty mà quên rằng chi phí duy trì mới là khoản đi cùng doanh nghiệp suốt vòng đời. Một công ty dù chưa phát sinh doanh thu vẫn phải duy trì kê khai thuế, giữ chữ ký số còn hiệu lực và nộp lệ phí môn bài đúng hạn.
Mẹo tối ưu chi phí mà vẫn an toàn
Tiết kiệm không có nghĩa là cắt giảm bừa bãi. Vài hướng tối ưu hợp lý:
- Đăng ký mức vốn điều lệ phản ánh đúng nhu cầu thực tế để bậc lệ phí môn bài không bị đẩy lên cao một cách không cần thiết.
- So sánh vài nhà cung cấp chữ ký số và hóa đơn điện tử, ưu tiên gói phù hợp quy mô thay vì gói lớn nhất.
- Nếu mới khởi nghiệp quy mô nhỏ, cân nhắc thuê dịch vụ kế toán ngoài theo tháng thay vì tuyển kế toán toàn thời gian.
- Chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu để tránh chi phí ẩn do nộp lại nhiều lần và trễ tiến độ kinh doanh.
Nếu chưa chắc nên tự làm hay thuê, bạn có thể cân nhắc qua bài so sánh tự thành lập công ty và thuê dịch vụ trọn gói để biết phương án nào tiết kiệm hơn cho trường hợp của mình.
Câu hỏi thường gặp
Vốn điều lệ cao có làm tăng chi phí thành lập không?
Vốn điều lệ không làm tăng lệ phí đăng ký ban đầu, nhưng nó quyết định bậc lệ phí môn bài hằng năm và gắn với trách nhiệm tài sản của bạn. Vì vậy nên đặt mức vốn hợp lý, đủ uy tín với đối tác nhưng không cao quá nhu cầu.
Công ty chưa hoạt động có phải tốn chi phí gì không?
Có. Dù chưa phát sinh doanh thu, doanh nghiệp vẫn cần duy trì kê khai thuế, giữ chữ ký số còn hạn và thực hiện nghĩa vụ lệ phí môn bài theo quy định. Bỏ quên các bước này có thể dẫn đến bị phạt, nên bạn vẫn phải tính một khoản duy trì tối thiểu.
Có thể tự làm để khỏi tốn phí dịch vụ không?
Hoàn toàn được nếu bạn có thời gian tìm hiểu và hồ sơ không phức tạp. Khi đó bạn chỉ trả các khoản phí nhà nước và chi phí công cụ vận hành. Tuy nhiên hãy cân nhắc giá trị thời gian và rủi ro sai sót, vì hồ sơ bị trả về nhiều lần cũng là một dạng chi phí.
