Khai thuế ban đầu là một trong những thủ tục khiến chủ doanh nghiệp mới bối rối nhất, bởi nó vừa quan trọng vừa có nhiều khái niệm chuyên ngành. Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp đi vào nề nếp, tránh bị phạt vì kê khai sai hoặc trễ hạn. Bài viết này sẽ giải thích từng phần một cách dễ hiểu, để cả người không có chuyên môn kế toán cũng nắm được mình cần làm gì.
1. Khai thuế ban đầu là gì
Sau khi có mã số doanh nghiệp (đồng thời là mã số thuế), doanh nghiệp cần thực hiện một loạt thủ tục để chính thức đăng ký các thông tin thuế với cơ quan quản lý. Việc này giúp cơ quan thuế xác định doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế nào, kỳ kê khai ra sao và các thông tin liên quan. Mọi hoạt động kê khai sau này đều dựa trên những lựa chọn ban đầu này.
2. Lựa chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng
Doanh nghiệp cần xác định mình kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay phương pháp trực tiếp. Phần lớn doanh nghiệp có hóa đơn đầu vào, đầu ra rõ ràng sẽ chọn phương pháp khấu trừ để được khấu trừ thuế đầu vào. Đây là lựa chọn ảnh hưởng trực tiếp tới cách bạn xuất hóa đơn và tính thuế phải nộp, nên cần cân nhắc kỹ ngay từ đầu, tốt nhất nên hỏi ý kiến kế toán.
3. Nộp tờ khai lệ phí môn bài
Đây là nghĩa vụ bắt buộc với doanh nghiệp mới. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp mới thành lập được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu, nhưng vẫn phải nộp tờ khai lệ phí môn bài đúng thời hạn theo quy định. Nhiều người nhầm tưởng được miễn là không phải làm gì, dẫn đến bị nhắc nhở. Hãy lưu ý phân biệt rõ giữa miễn tiền nộp và việc vẫn phải gửi tờ khai. Xem thêm: mức nộp và thời hạn lệ phí môn bài 2026.
4. Đăng ký các thông tin kế toán ban đầu
Doanh nghiệp cần xác định chế độ kế toán áp dụng, phương pháp khấu hao tài sản cố định, phương pháp tính giá hàng tồn kho và năm tài chính. Những thông tin này tạo nền tảng cho công tác kế toán xuyên suốt. Việc lựa chọn nên dựa trên đặc thù ngành nghề và quy mô của doanh nghiệp, tránh chọn cho có rồi sau này phải điều chỉnh phức tạp.
5. Chuẩn bị công cụ kê khai điện tử
Hiện nay việc kê khai và nộp thuế được thực hiện điện tử bằng chữ ký số. Vì vậy trước khi khai thuế, doanh nghiệp cần có chữ ký số, đăng ký tài khoản giao dịch thuế điện tử và liên kết tài khoản ngân hàng để nộp thuế. Đây là điều kiện cần để mọi tờ khai sau này được gửi đi hợp lệ.
Checklist khai thuế ban đầu
- Đã có chữ ký số và tài khoản giao dịch thuế điện tử.
- Đã xác định phương pháp tính thuế GTGT.
- Đã nộp tờ khai lệ phí môn bài đúng hạn.
- Đã đăng ký phương pháp khấu hao, tính giá hàng tồn kho, năm tài chính.
- Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
Lỗi thường gặp
Lỗi phổ biến nhất là trễ hạn nộp tờ khai lệ phí môn bài. Tiếp đến là chọn nhầm phương pháp tính thuế GTGT khiến việc xuất hóa đơn và khấu trừ gặp vướng. Một số doanh nghiệp lại quên đăng ký tài khoản thuế điện tử nên không nộp được tờ khai. Tất cả những lỗi này đều có thể tránh nếu bạn lập checklist và bám sát thời hạn. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp mới chưa phát sinh doanh thu vẫn phải nộp tờ khai theo kỳ, nhưng lại nghĩ rằng chưa bán được gì thì không cần kê khai, đây cũng là một sai lầm tốn kém.
Vì sao nên làm chuẩn ngay từ đầu
Hồ sơ khai thuế ban đầu giống như móng của một ngôi nhà. Nếu chọn sai phương pháp tính thuế, chọn sai chế độ kế toán hay quên một thủ tục nào đó, doanh nghiệp sẽ phải mất công điều chỉnh và đối mặt với rủi ro bị xử phạt. Ngược lại, một bộ hồ sơ ban đầu chuẩn chỉnh giúp các kỳ kê khai về sau diễn ra trơn tru, kế toán nhẹ nhàng và chủ doanh nghiệp yên tâm tập trung phát triển. Với doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, việc tham khảo ý kiến một kế toán hoặc đơn vị dịch vụ ngay từ giai đoạn này là khoản đầu tư rất đáng giá.
Căn cứ pháp lý
Các quy định liên quan được nêu tại Luật Quản lý thuế 2019 về kê khai và quản lý thuế; Nghị định 22/2020/NĐ-CP về lệ phí môn bài; và quy định về hóa đơn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Bạn nên đọc văn bản gốc để nắm chính xác thời hạn và biểu mẫu.
Thủ tục khai thuế ban đầu tuy không quá khó nhưng đòi hỏi sự cẩn thận và đúng thời hạn. Nếu bạn muốn an tâm tập trung kinh doanh, Soft Space cung cấp dịch vụ thành lập công ty doanh nghiệp trọn gói bao gồm hỗ trợ thủ tục ban đầu, hoặc bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ kế toán thuế để được đồng hành lâu dài.
