Thiết lập danh mục ban đầu trong phần mềm kế toán

Chuyện hay gặp nhất khi doanh nghiệp mới mua phần mềm kế toán: cài xong, mở lên thấy màn hình trống trơn, kế toán sốt ruột vì chứng từ đang chất đống nên nhập luôn cho kịp. Đến cuối quý, sếp hỏi "tháng này chi cho mảng nào nhiều nhất", mở báo cáo ra thì mọi thứ dồn vào một cục "chi phí khác". Không phải phần mềm dở. Là vì phần danh mục ban đầu bị làm vội.

Danh mục ban đầu quyết định báo cáo sau này nhìn ra được cái gì

Phần mềm kế toán về bản chất là một cái kho dữ liệu có kỷ luật. Bạn bỏ vào cái gì thì lấy ra được cái đó. Danh mục chính là bộ khung phân loại: mỗi chứng từ khi nhập sẽ được gắn vào một khách hàng nào đó, một mặt hàng nào đó, một kho nào đó, một khoản mục chi phí nào đó. Báo cáo cuối kỳ chỉ là việc phần mềm gom các chứng từ lại theo đúng những cái nhãn ấy.

Nói cách khác, nếu ngay từ đầu bạn không tách "chi phí vận chuyển hàng bán" ra khỏi "chi phí đi lại nội bộ", thì không có báo cáo nào trên đời tách hộ bạn được. Muốn tách, phải mở lại từng chứng từ cũ mà sửa. Đây là lý do tại sao khâu danh mục ban đầu — vốn chỉ mất một vài buổi làm cho tử tế — lại thường ngốn hàng tuần công sức nếu để đến lúc phải làm lại.

Có một chi tiết hay bị hiểu nhầm: nhiều người nghĩ danh mục là việc của kế toán. Thực ra nó là việc của chủ doanh nghiệp cùng ngồi với kế toán. Kế toán biết hạch toán, nhưng chỉ chủ doanh nghiệp mới biết mình muốn nhìn số theo góc nào: theo mảng kinh doanh, theo cửa hàng, theo dự án, hay theo nhân viên phụ trách. Cái "muốn nhìn theo góc nào" đó phải được dịch thành danh mục ngay từ ngày đầu.

Những danh mục phải xong trước khi nhập chứng từ đầu tiên

Khách hàng và nhà cung cấp

Đây là danh mục đụng vào nhiều nhất và cũng bẩn nhanh nhất. Một đối tác được nhập ba lần với ba cách viết tên khác nhau là công nợ sẽ chia ba, đối chiếu cuối năm mệt hơn làm mới. Nguyên tắc đơn giản: mỗi mã số thuế chỉ một mã đối tượng. Ghi đầy đủ tên pháp lý, mã số thuế, địa chỉ theo đăng ký kinh doanh, thêm người liên hệ và số điện thoại vào phần ghi chú. Phần thông tin pháp lý này sẽ được dùng lại khi xuất hóa đơn, nên làm đúng một lần là đỡ về sau.

Với đối tác vừa mua vừa bán, đừng tạo hai mã. Để một mã và đánh dấu cả hai vai trò, phần mềm sẽ tự cấn trừ được khi cần.

Hàng hóa, vật tư, dịch vụ

Danh mục này quyết định giá vốn của bạn có đáng tin hay không. Việc cần làm là ngồi lại xem doanh nghiệp thực sự bán bao nhiêu mặt hàng, có bao nhiêu nhóm, đơn vị tính chuẩn là gì. Chỗ dễ vỡ nhất là đơn vị tính: hàng mua vào theo thùng, bán ra theo lon, nếu không khai báo quy đổi ngay từ đầu thì tồn kho sẽ âm dương lung tung và không ai hiểu vì sao.

Nhóm hàng nên chia theo cách bạn muốn đọc doanh thu, chứ không phải theo cách nhà cung cấp sắp xếp. Nếu bạn muốn biết mảng nào lãi hơn mảng nào, nhóm hàng phải phản ánh đúng các mảng đó.

Kho, chi nhánh, bộ phận

Nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ qua vì "chỉ có một kho". Nhưng nếu bạn dự tính mở thêm điểm bán trong năm tới, khai báo sẵn cấu trúc kho và bộ phận từ bây giờ sẽ rẻ hơn nhiều so với việc tách dữ liệu về sau. Bộ phận cũng là chỗ để sau này bạn nhìn ra chi phí lương, chi phí văn phòng đang rơi vào đâu.

Khoản mục chi phí

Đây là danh mục tạo ra khác biệt lớn nhất giữa một bộ sổ "để nộp thuế" và một bộ sổ "để điều hành". Tài khoản kế toán đã có sẵn theo chế độ, nhưng nó nói ngôn ngữ của cơ quan thuế. Khoản mục chi phí là ngôn ngữ của bạn: marketing, vận chuyển, thuê mặt bằng, phần mềm và công cụ, tiếp khách. Đừng tham chi tiết quá mức — chia mười lăm đến hai mươi khoản mục mà tháng nào cũng gắn đúng còn giá trị hơn năm mươi khoản mục rồi bỏ trống.

Đặt mã: viết cho người sẽ ngồi vào ghế này sau bạn

Quy tắc đặt mã nghe khô khan nhưng là thứ giữ cho danh mục sạch qua nhiều năm. Vài điều đáng nhớ:

• Mã không dấu, không khoảng trắng, không ký tự đặc biệt. Chúng gây lỗi khi kết xuất ra Excel hoặc đẩy dữ liệu sang hệ thống khác.
• Độ dài mã cố định. Mã cùng loại nên cùng số ký tự để danh sách sắp xếp đẹp và dễ tìm.
• Có tiền tố theo nhóm. Nhìn mã là đoán được nó thuộc nhóm nào, không cần mở ra xem.
• Chừa chỗ trống để mở rộng. Đánh số nhảy bước thay vì liên tiếp, sau này chèn thêm không phải xáo lại cả danh mục.
• Không nhét thông tin hay đổi vào mã. Ví dụ đừng đưa tên nhân viên phụ trách vào mã khách hàng, vì nhân viên sẽ đổi còn mã thì phải giữ nguyên.

Ghi bộ quy tắc này ra một file ngắn và để chung với dữ liệu. Khi kế toán nghỉ việc, người mới đọc file đó là hiểu ngay logic, thay vì tự nghĩ ra một hệ mã thứ hai chồng lên hệ cũ.

Số dư đầu kỳ — phần bị bỏ quên nhiều nhất

Danh mục xong rồi thì đến số dư. Đây là điểm mà rất nhiều ca chuyển sang phần mềm mới bị vướng: nhập chứng từ phát sinh rất chăm nhưng quên đưa số dư đầu kỳ vào, thế là bảng cân đối không cân, công nợ thiếu phần cũ, tồn kho không khớp với thực tế trong kho.

Những thứ cần chốt trước: số dư tiền mặt và tiền gửi, công nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, công nợ phải trả chi tiết theo từng nhà cung cấp, tồn kho chi tiết theo từng mặt hàng kèm giá trị, tài sản cố định kèm giá trị hao mòn đã trích, và số dư các tài khoản thuế. Chi tiết theo từng đối tượng chứ không phải một con số tổng — vì mục đích của phần mềm chính là để bạn bấm vào con số tổng và xem được nó gồm những ai.

Nếu doanh nghiệp vừa thành lập thì phần này nhẹ. Nếu là doanh nghiệp đang chạy, hãy chọn mốc chuyển vào đầu một kỳ kế toán, tốt nhất là đầu năm tài chính, để tránh cảnh nửa năm ở sổ cũ nửa năm ở sổ mới. Bài kế toán cho công ty mới thiết lập đúng từ đầu có nói kỹ hơn về việc chọn mốc và dựng nền dữ liệu ban đầu.

Làm danh mục tử tế ngay từ đầu thì doanh nghiệp được gì

Cái được rõ nhất là báo cáo bấm ra là dùng được, không phải chỉnh tay trên Excel. Chủ doanh nghiệp muốn biết mảng nào đang gánh mảng nào, khách nào nợ lâu nhất, chi phí tháng này phình ở đâu — mở phần mềm là thấy, không phải chờ kế toán ngồi tổng hợp mất vài ngày.

Cái được thứ hai là tiết kiệm thời gian nhập liệu mỗi ngày. Danh mục sạch thì gõ vài ký tự là phần mềm gợi ý đúng đối tượng, đúng mặt hàng, đúng thuế suất. Kế toán không phải dò tìm, không phải nhớ, và quan trọng là ít gõ sai.

Cái được thứ ba là dữ liệu nối được sang các hệ thống khác. Danh mục chuẩn thì việc kết nối với hóa đơn điện tử hay đẩy dữ liệu cho bên dịch vụ kế toán trở nên đơn giản. Ngược lại, danh mục lộn xộn là mỗi lần kết nối lại phải làm một bảng ánh xạ thủ công.

Cái được thứ tư, ít ai nghĩ tới: bàn giao nhân sự nhẹ nhàng hơn nhiều. Kế toán nghỉ, người mới vào nhìn danh mục là hiểu doanh nghiệp đang vận hành thế nào. Không có tình trạng "chỉ chị ấy mới biết cái mã này nghĩa là gì".

Vài câu hay được hỏi

Doanh nghiệp mới thành lập có cần khai báo đầy đủ ngay không?

Không cần đủ mọi thứ, nhưng cần đủ những gì bạn thực sự dùng trong sáu tháng tới. Cụ thể là khách hàng, nhà cung cấp chính, danh mục hàng hóa dịch vụ đang bán và bộ khoản mục chi phí. Những cái chưa phát sinh thì thêm dần, miễn là thêm theo đúng quy tắc mã đã đặt.

Đang dùng dở rồi mới thấy danh mục sai thì sửa thế nào?

Đừng xóa mã cũ vì chứng từ đang tham chiếu vào đó. Cách an toàn là ngừng sử dụng mã cũ, tạo mã mới theo chuẩn, rồi chọn một mốc thời gian để chuyển. Với danh mục quan trọng như khoản mục chi phí, có thể cần chạy lại phân bổ cho các chứng từ trong kỳ hiện tại. Việc này nên có người rành phần mềm ngồi cùng, làm một lần cho dứt điểm.

Ai nên là người quyết định cấu trúc danh mục?

Kế toán đề xuất, chủ doanh nghiệp duyệt. Kế toán biết cái gì hạch toán được, chủ doanh nghiệp biết mình cần đọc số theo góc nào. Thiếu một trong hai thì hoặc là danh mục đúng chuẩn nhưng vô dụng cho điều hành, hoặc là chia theo ý sếp nhưng không lên được sổ.

Danh mục ban đầu là phần việc rẻ nhất trong toàn bộ hành trình dùng phần mềm kế toán, nhưng sửa lại thì đắt nhất. Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị triển khai và chưa chắc nên chia danh mục ra sao cho hợp với ngành của mình, Soft Space có thể ngồi cùng bạn và kế toán để chốt bộ khung này trước khi nhập chứng từ đầu tiên — xem thêm tại dịch vụ phần mềm kế toán. Nếu bạn cần cả người làm sổ chứ không chỉ công cụ, tham khảo thêm dịch vụ kế toán thuế. Cần trao đổi nhanh, nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ, chúng tôi tư vấn theo đúng quy mô và ngành nghề của bạn.