Thành lập doanh nghiệp cho cửa hàng bán lẻ

Phần lớn cửa hàng bán lẻ ở Việt Nam khởi đầu dưới dạng hộ kinh doanh — một cái tên, một địa điểm, chủ tự đứng bán. Cách đó gọn nhẹ lúc mới mở. Nhưng bán lẻ là ngành có thói quen lớn nhanh: một tiệm chạy tốt thì chủ muốn mở tiệm thứ hai, muốn nhập hàng số lượng lớn để có giá tốt, muốn ký hợp đồng với nhà cung cấp và với khách sỉ, muốn xuất hóa đơn cho khách công ty. Đến lúc đó, chiếc áo hộ kinh doanh bắt đầu chật. Nhiều chủ shop nhận ra mình bị từ chối hợp đồng chỉ vì không phải công ty, hoặc không mở được nhiều điểm bán dưới cùng một pháp nhân. Đây là thời điểm câu hỏi "có nên lên công ty không" trở nên thiết thực.

Khi nào một cửa hàng bán lẻ nên lên công ty

Không có mốc doanh thu cứng nào bắt buộc, nhưng có vài dấu hiệu quen thuộc cho thấy cửa hàng bạn đã chạm trần của mô hình hộ. Dấu hiệu đầu tiên là bạn muốn mở thêm chi nhánh hoặc điểm bán. Hộ kinh doanh bị giới hạn về địa điểm, còn công ty thì mở chi nhánh, điểm bán thoải mái dưới cùng một pháp nhân, dùng chung thương hiệu và hệ thống. Dấu hiệu thứ hai là khách hàng và nhà cung cấp bắt đầu đòi hóa đơn giá trị gia tăng và hợp đồng đứng tên công ty — điều mà khách doanh nghiệp, khách mua sỉ gần như luôn yêu cầu.

Dấu hiệu thứ ba là nhu cầu về vốn và đối tác. Khi muốn gọi thêm người góp vốn cùng làm, muốn vay ngân hàng với hạn mức lớn hơn, hay muốn nhận đầu tư, thì tư cách công ty với sổ sách rõ ràng là điều kiện gần như bắt buộc. Dấu hiệu thứ tư mang tính bảo vệ: khi quy mô lớn, tài sản riêng của bạn dễ bị cuốn vào rủi ro kinh doanh nếu vẫn là hộ; lên công ty trách nhiệm hữu hạn giúp tách bạch tài sản cá nhân với nghĩa vụ của cửa hàng ở mức độ nhất định.

Chọn loại hình nào cho cửa hàng bán lẻ

Với đa số cửa hàng bán lẻ, hai loại hình hay được cân nhắc là công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Nếu bạn tự làm chủ, không có người góp vốn, thì công ty một thành viên gọn và dễ ra quyết định. Nếu bạn làm chung với người thân, bạn bè hay đối tác cùng bỏ vốn, thì loại hai thành viên trở lên phù hợp hơn vì phân định rõ tỷ lệ góp và quyền lợi mỗi người. Công ty cổ phần cũng là một lựa chọn khi bạn có tham vọng mở rộng lớn, nhiều cổ đông, nhưng với một chuỗi bán lẻ vừa và nhỏ thì thường chưa cần tới.

Chọn loại hình không chỉ là chuyện tên gọi. Nó ảnh hưởng tới cách bạn ra quyết định, cách chia lợi nhuận, và cả thủ tục sau này khi muốn thêm hoặc bớt người góp vốn. Đây là chỗ nên được tư vấn kỹ theo tình huống thật của bạn thay vì chọn đại theo người khác.

Đăng ký ngành nghề và những chi tiết dễ bỏ sót

Bán lẻ nghe đơn giản nhưng khi đăng ký ngành nghề lại cần chọn cho đúng và đủ. Bạn bán quần áo, mỹ phẩm, đồ gia dụng, thực phẩm hay điện máy — mỗi nhóm hàng ứng với mã ngành khác nhau, và có những mặt hàng thuộc ngành kinh doanh có điều kiện. Ví dụ bán rượu, thuốc lá, thực phẩm chức năng hay dược mỹ phẩm thì ngoài đăng ký ngành còn phải đáp ứng điều kiện và giấy phép con theo quy định hiện hành. Nếu đăng ký thiếu ngành, sau này muốn bán thêm mặt hàng mới bạn lại phải bổ sung, mất thời gian.

Một chi tiết khác hay bị xem nhẹ là đặt tên công ty và chọn địa chỉ trụ sở. Tên không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với công ty đã đăng ký, còn địa chỉ trụ sở phải hợp lệ, không đặt tại chung cư chỉ để ở. Với cửa hàng bán lẻ có mặt bằng thuê, cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm cho đúng. Những thứ nhỏ này nếu vướng sẽ khiến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian mở công ty.

Cửa hàng được gì sau khi lên công ty

Cái được lớn nhất là cánh cửa mở rộng. Bạn xuất được hóa đơn giá trị gia tăng cho mọi khách, ký được hợp đồng lớn, mở được nhiều điểm bán, và bước vào được các kênh phân phối, sàn thương mại điện tử vốn ưu tiên hoặc yêu cầu người bán là công ty. Thương hiệu của bạn cũng đứng vững hơn trong mắt nhà cung cấp và khách hàng, vì đằng sau nó là một pháp nhân minh bạch.

• Xuất hóa đơn và ký hợp đồng đứng tên công ty, mở khóa nhóm khách doanh nghiệp và khách sỉ.
• Mở rộng nhiều điểm bán dưới cùng một pháp nhân và thương hiệu.
• Dễ gọi vốn, vay và hợp tác nhờ sổ sách rõ ràng, tư cách pháp lý đầy đủ.
• Tách bạch tài sản cá nhân với nghĩa vụ kinh doanh ở mức độ của loại hình trách nhiệm hữu hạn.
• Chuyên nghiệp hóa vận hành, đưa kế toán, thuế, nhân sự vào nề nếp.

Đổi lại, công ty đi kèm nghĩa vụ mà hộ kinh doanh không có: chế độ kế toán đầy đủ, kê khai và nộp các loại thuế đúng hạn, báo cáo tài chính cuối năm. Nghe thì thêm việc, nhưng đây chính là phần giúp bạn kiểm soát được sức khỏe thật của cửa hàng khi quy mô lớn. Điều bạn cần là chuẩn bị sẵn khâu này ngay từ khi lập công ty để không rơi vào cảnh mở xong rồi lúng túng không biết bắt đầu từ đâu.

Ngay sau khi có giấy phép, cần làm gì

Nhiều chủ shop tưởng cầm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là xong, thực ra đó mới là bước đầu. Sau khi thành lập, công ty cần một loạt việc để đi vào hoạt động hợp lệ: khắc con dấu, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký chữ ký số để kê khai thuế điện tử, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, và bố trí kế toán. Với một cửa hàng bán lẻ, việc xuất hóa đơn cho khách tại quầy cần chạy trơn tru ngay từ ngày đầu để không gián đoạn bán hàng. Bạn có thể tham khảo bài doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì với hóa đơn điện tử để hình dung các đầu việc này.

Câu hỏi thường gặp

Đang là hộ kinh doanh, muốn lên công ty thì cửa hàng có phải đóng cửa không?

Không. Việc chuyển đổi được thu xếp sao cho hoạt động bán hàng gần như liền mạch. Điều quan trọng là chuẩn bị trước hồ sơ và sắp xếp thời điểm hợp lý để không gián đoạn nguồn thu.

Lên công ty rồi có bị đóng thuế nhiều hơn không?

Nghĩa vụ thuế của công ty khác hộ kinh doanh về cách tính và cách kê khai. Không thể nói chung là nhiều hay ít vì còn tùy doanh thu, chi phí hợp lệ và loại mặt hàng. Điều nên làm là được tư vấn cụ thể để chọn cách vận hành tối ưu.

Cửa hàng nhỏ có nên lập công ty ngay từ đầu không?

Tùy kế hoạch. Nếu bạn xác định làm lớn, có đối tác, cần hóa đơn ngay thì lập công ty từ đầu tiết kiệm công chuyển đổi về sau. Nếu chỉ thử nghiệm thị trường thì hộ kinh doanh có thể là bước khởi động, rồi lên công ty khi đủ độ.

Đồng hành từ giấy phép đến vận hành

Thành lập công ty cho cửa hàng bán lẻ không khó nếu chuẩn bị đúng, nhưng dễ mất thời gian nếu tự mò từng bước. Soft Space Việt Nam làm đầu mối tư vấn loại hình, ngành nghề, chuẩn bị hồ sơ và đồng hành cả những việc sau thành lập để cửa hàng của bạn hoạt động hợp lệ ngay. Xem thêm về dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói; sau khi có pháp nhân, bạn sẽ cần chữ ký số để kê khai và hóa đơn điện tử để bán hàng. Nếu chưa rõ khi nào nên trang bị chữ ký số, bài doanh nghiệp mới thành lập nên trang bị chữ ký số khi nào sẽ hữu ích.

Liên hệ qua trang liên hệ hoặc nhắn Zalo 0973608148 để được tư vấn cho đúng cửa hàng của bạn.