Thành lập doanh nghiệp cho công ty quảng cáo truyền thông

Nhiều bạn làm sáng tạo bắt đầu từ việc nhận job tự do, rồi khách lớn dần, đối tác bắt đầu hỏi "bên em xuất hóa đơn được không, có tư cách pháp nhân không". Đó là lúc phải nghĩ tới chuyện lập công ty. Nhưng vừa gõ tìm hiểu thủ tục là choáng: chọn loại hình gì, đăng ký ngành nghề nào, có cần điều kiện gì đặc biệt cho ngành quảng cáo không. Bài này nói thẳng những thứ một người sắp mở agency quảng cáo, truyền thông cần biết.

Vì sao agency nên có pháp nhân sớm

Khi còn nhận việc với tư cách cá nhân, bạn bị chặn ở nhiều cửa. Khách hàng lớn, nhất là các nhãn hàng và tập đoàn, gần như bắt buộc làm việc với công ty có hóa đơn để họ hạch toán chi phí. Không xuất được hóa đơn nghĩa là bạn tự loại mình khỏi những hợp đồng đáng giá nhất.

Có pháp nhân, bạn cũng ký hợp đồng chính danh, mở tài khoản công ty, tách bạch tiền của mình với tiền dự án. Ngành này dòng tiền chảy qua tay rất lớn — riêng ngân sách chạy quảng cáo cho khách đã là con số không nhỏ — nên việc tách bạch tài chính không chỉ để đẹp sổ sách mà còn để bảo vệ chính bạn.

Chưa kể chuyện thương hiệu. Một cái tên công ty đứng đằng sau bản đề xuất khiến khách yên tâm hơn hẳn so với một cá nhân. Trong nghề mà uy tín và sự chuyên nghiệp quyết định phần lớn việc chốt hợp đồng, tư cách pháp nhân là điểm cộng thấy rõ.

Chọn loại hình và ngành nghề cho công ty quảng cáo

Về loại hình, phần lớn agency khởi đầu chọn công ty trách nhiệm hữu hạn — một thành viên nếu bạn tự làm chủ, hai thành viên trở lên nếu có cộng sự cùng góp vốn. Loại hình này thủ tục gọn, quản trị đơn giản, hợp với quy mô vừa và nhỏ. Nếu có kế hoạch gọi vốn hoặc mở rộng nhanh, công ty cổ phần là lựa chọn để cân nhắc. Không có đáp án đúng cho mọi người; nó phụ thuộc số người góp vốn và hướng phát triển bạn muốn.

Về ngành nghề, đây là chỗ ngành quảng cáo truyền thông cần lưu ý riêng. Bạn nên đăng ký đủ các nhóm hoạt động mình định làm: quảng cáo, tổ chức sự kiện, sản xuất phim và chương trình, thiết kế, quan hệ công chúng, tiếp thị trên nền tảng số. Đăng ký thiếu thì sau này làm dịch vụ ngoài phạm vi sẽ vướng; đăng ký đủ ngay từ đầu đỡ phải bổ sung về sau. Một số hoạt động trong lĩnh vực này có điều kiện hoặc yêu cầu riêng theo quy định hiện hành, nên cần rà trước để không bị động.

Đặt tên công ty cũng là việc nên làm kỹ. Tên phải chưa bị trùng, đúng quy định, và nếu có thể thì gắn được với thương hiệu bạn muốn xây. Với ngành sáng tạo, cái tên là một phần tài sản, đừng chọn vội.

Hồ sơ và thủ tục — những bước chính

Về cơ bản, để lập công ty bạn cần chuẩn bị thông tin về loại hình, tên, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật và giấy tờ tùy thân của các thành viên góp vốn. Hồ sơ được nộp tới cơ quan đăng ký kinh doanh, và sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì công ty chính thức ra đời.

Nhưng có giấy phép mới là nửa chặng đường. Ngay sau đó là một loạt việc bắt buộc phải làm để công ty hoạt động hợp lệ, và đây là chỗ nhiều người mới lập công ty bỏ sót rồi bị phạt oan.

• Khắc dấu và hoàn tất các thủ tục ban đầu với cơ quan thuế: để công ty đủ điều kiện phát sinh hoạt động.
• Mở tài khoản ngân hàng công ty: tách bạch dòng tiền, phục vụ giao dịch và nhận thanh toán từ khách.
• Trang bị chữ ký số: để kê khai thuế, nộp báo cáo, giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước và ngân hàng.
• Đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử: điều kiện để xuất hóa đơn cho khách — thứ mà agency cần gần như ngay lập tức.
• Thiết lập sổ sách kế toán: ngay từ những giao dịch đầu tiên, để không phải dọn dẹp về sau.

Về hóa đơn, agency thường cần xuất cho khách rất sớm, nên đừng để chậm khâu này. Bạn có thể tham khảo lộ trình triển khai hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới để không lúng túng khi hợp đồng đầu tiên tới.

Chủ agency được gì khi làm trọn gói qua một đầu mối

Tự đi làm từng thủ tục vừa mất thời gian vừa dễ sai. Bạn phải chạy nhiều cửa, mỗi nơi một yêu cầu, và chỉ cần một bước làm sau lệch với bước trước là phải làm lại. Với người đang bận giành khách và làm sản phẩm, đó là sự phân tâm không đáng.

Làm qua một đầu mối, bạn giao toàn bộ chuỗi cho một nơi lo: từ tư vấn chọn loại hình, ngành nghề, đặt tên, chuẩn bị hồ sơ, cho tới các việc ngay sau khi có giấy phép như chữ ký số, hóa đơn, sổ sách. Bạn chỉ ký những gì cần ký và tập trung vào nghề. Quan trọng hơn, các mảnh ghép ăn khớp với nhau: ngành nghề đăng ký đủ để làm dịch vụ, hóa đơn sẵn sàng để xuất cho khách, kế toán chạy ngay từ giao dịch đầu.

Và bạn tránh được những cái sai của người mới: đăng ký thiếu ngành rồi phải bổ sung, quên các thủ tục ban đầu rồi bị phạt, để sổ sách trống mấy tháng rồi cuối năm rối tung. Bắt đầu ngăn nắp giúp cả năm sau nhẹ nhàng.

Câu hỏi thường gặp

Ngành quảng cáo có cần điều kiện hay giấy phép con gì không?

Một số hoạt động trong lĩnh vực quảng cáo, truyền thông có yêu cầu riêng theo quy định hiện hành, tùy vào loại dịch vụ cụ thể bạn cung cấp. Cách an toàn là rà soát danh mục hoạt động dự định làm trước khi đăng ký để biết đâu là ngành thông thường, đâu là ngành cần lưu ý thêm.

Vốn điều lệ nên đặt bao nhiêu?

Với phần lớn hoạt động quảng cáo truyền thông thông thường, pháp luật không đặt mức vốn tối thiểu, nên con số do bạn tự cân nhắc theo quy mô và khả năng. Mức vốn ảnh hưởng tới một số nghĩa vụ và cách đối tác nhìn nhận, nên nên chọn con số hợp lý chứ không phải càng cao càng tốt.

Sau khi có công ty thì cần thuê kế toán ngay không?

Nên có người lo sổ sách và thuế ngay từ đầu, vì nghĩa vụ kê khai phát sinh sớm dù công ty chưa có nhiều giao dịch. Agency lại có đặc thù chi phí quảng cáo và freelancer khá riêng, nên tham khảo dịch vụ kế toán thuế cho ngành ngay từ khi mới lập là hợp lý.

Lập công ty mất bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào việc chuẩn bị hồ sơ có đầy đủ và chính xác hay không, cũng như các thủ tục sau cấp phép. Hồ sơ gọn gàng, thông tin rõ ràng thì tiến trình nhanh; ngược lại phải bổ sung nhiều lần thì kéo dài. Làm qua đầu mối có kinh nghiệm giúp hạn chế việc phải làm đi làm lại.

Bắt đầu công ty của bạn cho gọn

Mở một agency quảng cáo truyền thông là bước ngoặt đáng làm, và nó sẽ nhẹ nhàng hơn nhiều nếu có người lo phần thủ tục để bạn dồn sức cho nghề. Soft Space Việt Nam đóng vai trò đầu mối đồng hành: tư vấn loại hình và ngành nghề đúng đặc thù ngành sáng tạo, chuẩn bị hồ sơ, và nối tiếp ngay các việc sau giấy phép như chữ ký số, hóa đơn, kế toán. Tìm hiểu chi tiết dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói.

Bạn cũng nên tính sớm khâu chữ ký số và hóa đơn điện tử để công ty vận hành được ngay từ ngày đầu. Trao đổi trực tiếp qua Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ để được tư vấn theo đúng kế hoạch của bạn. Nhắn Zalo ngay để bắt đầu.