Lộ trình triển khai hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Chuyện hay xảy ra nhất khi doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử: mọi thứ có vẻ ổn cho đến ngày đầu tiên chạy thật. Rồi khách gọi báo sai tên công ty, kế toán không biết xử lý hóa đơn lỡ ký sai, nhân viên bán hàng đứng ở quầy không xuất được hóa đơn vì token không nhận. Cả buổi sáng loạn lên.

Điều đáng nói là gần như không có sự cố nào trong số đó là vấn đề kỹ thuật thật sự. Chúng đến từ việc bỏ qua khâu chuẩn bị và nhảy thẳng vào chạy thật. Hóa đơn là thứ chạm trực tiếp vào việc bán hàng và thu tiền, nên gián đoạn ở đây tốn kém hơn nhiều so với công sức bỏ ra để chuẩn bị cho tử tế.

Bước 1: Xác định rõ mình cần gì trước khi đi hỏi giá

Đây là bước hay bị bỏ nhất và cũng là bước quyết định các bước sau có suôn không. Trước khi gọi cho bất kỳ nhà cung cấp nào, trả lời được mấy câu này:

• Mỗi tháng phát sinh khoảng bao nhiêu hóa đơn? Lấy số thật của vài tháng gần nhất, đừng ước chừng.
• Mô hình bán hàng của mình là gì? Bán lẻ tại quầy cần cách làm khác hẳn bán buôn theo hợp đồng hay dịch vụ thu theo kỳ.
• Ai sẽ là người xuất hóa đơn? Chỉ kế toán, hay cả nhân viên bán hàng, hay nhiều điểm bán cùng lúc.
• Đang dùng phần mềm gì? Phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng — hóa đơn có cần nối vào không.
• Có nhiều chi nhánh không? Ai được ký, ký ở đâu.

Trả lời được năm câu này thì cuộc nói chuyện với nhà cung cấp gọn hẳn, và quan trọng hơn, bạn tránh được việc mua một giải pháp không hợp rồi phải đổi giữa chừng.

Bước 2: Chuẩn bị nền tảng pháp lý và kỹ thuật

Trước khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần có chữ ký số Token còn hiệu lực. Không có chữ ký số thì không ký được hóa đơn, đơn giản vậy thôi. Với doanh nghiệp đã có sẵn, kiểm tra hạn ngay từ bây giờ chứ đừng đợi đến lúc cần.

Song song, rà lại thông tin đăng ký của doanh nghiệp: tên, địa chỉ, mã số thuế trên giấy đăng ký kinh doanh phải khớp với thông tin sẽ dùng trên hóa đơn. Doanh nghiệp vừa đổi địa chỉ hoặc đổi tên mà chưa cập nhật là tình huống rất hay gặp, và nó gây vấn đề ngay từ khâu đăng ký.

Về phía máy móc: máy tính dùng để ký hóa đơn cần cài đặt sẵn phần mềm và driver liên quan. Xác định luôn máy nào, ai giữ token, có phương án dự phòng khi người giữ token vắng mặt không.

Bước 3: Chọn nhà cung cấp và đăng ký sử dụng

Chọn nhà cung cấp dựa trên nhu cầu đã xác định ở bước 1, không dựa trên mỗi con số trên báo giá. Những điểm nên hỏi kỹ: khả năng tích hợp với hệ thống hiện có, chính sách lưu trữ dữ liệu, hỗ trợ kỹ thuật vào giờ nào, và chuyện gì xảy ra với dữ liệu cũ nếu sau này bạn ngừng hợp đồng.

Sau khi chọn xong, doanh nghiệp thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định hiện hành. Bước này cần được cơ quan thuế chấp nhận trước khi bạn phát hành hóa đơn thật — đây là chỗ nhiều đơn vị chủ quan, tưởng mua gói xong là xuất được luôn rồi lỡ kế hoạch bán hàng.

Bước 4: Thiết lập và làm sạch dữ liệu — khâu tốn công nhất

Đây là phần chiếm nhiều thời gian nhất nhưng lại quyết định chất lượng vận hành về sau.

Mẫu hóa đơn: thiết kế mẫu hiển thị, thêm logo, các trường thông tin đặc thù nếu ngành của bạn cần. Duyệt mẫu kỹ, vì sửa sau khi đã phát hành hàng loạt thì phiền.

Danh mục khách hàng: đây là chỗ đáng đầu tư công sức nhất. Nhập một lần cho chuẩn — đúng tên, đúng mã số thuế, đúng địa chỉ. Sau này xuất hóa đơn chỉ việc chọn từ danh mục, không gõ tay. Riêng việc này chặn được phần lớn lỗi sai thông tin người mua, vốn là lỗi phổ biến nhất về hóa đơn.

Danh mục hàng hóa dịch vụ: nhập kèm thuế suất tương ứng cho từng nhóm. Làm chuẩn từ đầu thì tránh được lỗi áp sai thuế suất hàng loạt.

Tích hợp: nếu có nối với phần mềm kế toán hay phần mềm bán hàng thì cấu hình và kiểm tra ở bước này. Đây là thứ quyết định sau này kế toán có phải gõ tay lại từng hóa đơn hay không — và gõ tay lại chính là nguồn của cả rủi ro sai sót lẫn ngày công lãng phí.

Bước 5: Chạy thử trước khi chạy thật

Đừng bỏ bước này. Xuất thử vài hóa đơn ở các tình huống khác nhau: hóa đơn thường, hóa đơn nhiều dòng hàng, hóa đơn có nhiều thuế suất, hóa đơn cho khách cá nhân không có mã số thuế.

Thử luôn các tình huống xử lý sự cố, vì đây mới là chỗ người ta lúng túng khi chạy thật: lập hóa đơn thay thế, lập hóa đơn điều chỉnh, tra cứu lại hóa đơn đã phát hành, kết xuất dữ liệu theo kỳ. Ai cũng biết xuất hóa đơn, nhưng đến lúc xuất sai thì mới ngớ ra không biết làm gì.

Đào tạo cho tất cả những người sẽ chạm vào hệ thống, không chỉ kế toán trưởng. Nhân viên bán hàng ở quầy cần biết làm gì khi máy báo lỗi lúc khách đang đứng đợi.

Bước 6: Chạy thật và ổn định

Ngày đầu chạy thật nên có người theo sát, tốt nhất là có đầu mối hỗ trợ từ nhà cung cấp sẵn sàng. Tránh chọn ngày cao điểm bán hàng làm ngày đầu tiên — nghe hiển nhiên nhưng nhiều nơi vẫn chọn đúng đầu tháng hoặc đúng mùa vụ.

Sau vài tuần chạy, thiết lập nếp làm việc định kỳ: rà hóa đơn đầu ra theo tháng, tra trạng thái hóa đơn đầu vào, đối chiếu với sổ sách. Nếp này là thứ giữ cho dữ liệu sạch quanh năm và khiến kỳ quyết toán cuối năm nhẹ nhàng. Có thể tham khảo thêm lịch tuân thủ thuế kế toán 12 tháng để gắn việc này vào guồng chung.

Doanh nghiệp được gì khi làm đúng lộ trình

• Không gián đoạn bán hàng. Chuẩn bị kỹ nghĩa là ngày chuyển đổi khách hàng không nhận ra có gì thay đổi.
• Không phải sửa lại từ đầu. Danh mục sạch, mẫu chuẩn, tích hợp thông — làm một lần dùng nhiều năm. Làm ẩu thì sửa mãi.
• Kế toán không thành người nhập liệu. Tích hợp đúng ngay từ đầu tiết kiệm nhiều ngày công mỗi tháng, đều đặn.
• Ít lỗi, ít rủi ro thuế. Phần lớn sai sót hóa đơn bắt nguồn từ dữ liệu bẩn và gõ tay — hai thứ được xử lý ngay ở bước thiết lập.
• Nhân viên tự tin. Được đào tạo và chạy thử thì không hoảng khi có sự cố, và không tự ý xử lý sai làm rối thêm.

Những chỗ hay vấp

Vấp phổ biến nhất là nhảy cóc từ bước 3 sang bước 6, mua gói xong dùng luôn. Dữ liệu chưa sạch, chưa đào tạo, chưa thử. Kết quả là học bằng cách mắc lỗi trên hóa đơn thật của khách thật.

Vấp thứ hai là giao toàn bộ cho một mình kế toán. Hóa đơn liên quan tới bán hàng, kho, thu tiền — không phải việc riêng của phòng kế toán. Người bán hàng không nắm quy tắc thời điểm xuất hóa đơn thì kế toán có giỏi mấy cũng không cứu được.

Vấp thứ ba là quên theo dõi hạn chữ ký số sau khi mọi thứ đã chạy êm. Vài tháng sau, token hết hạn đúng ngày cuối tháng và cả guồng đứng lại.

Câu hỏi thường gặp

Triển khai mất bao lâu?

Phụ thuộc chủ yếu vào độ sạch của dữ liệu hiện có và mức độ tích hợp cần thiết. Doanh nghiệp mới, ít khách, không cần tích hợp thì nhanh. Đơn vị đang hoạt động với danh mục khách hàng lộn xộn và cần nối nhiều hệ thống thì khâu chuẩn bị mới là phần dài, chứ không phải khâu kỹ thuật.

Doanh nghiệp mới thành lập nên làm hóa đơn lúc nào?

Ngay sau khi có mã số thuế và chữ ký số, đừng đợi đến khi có khách đầu tiên rồi mới cuống. Nếu đang trong quá trình thành lập công ty thì làm gọn cả cụm chữ ký số và hóa đơn ngay trong giai đoạn đó sẽ đỡ mất công đi lại nhiều lần.

Đang dùng nhà cung cấp cũ, muốn đổi thì có phải làm lại từ đầu?

Không phải làm lại toàn bộ, nhưng cần xử lý cẩn thận phần dữ liệu hóa đơn cũ để vẫn tra cứu được khi bị hỏi lại về các kỳ đã qua. Làm rõ điểm này với cả nhà cung cấp cũ lẫn mới trước khi chuyển.

Triển khai hóa đơn điện tử không khó, nhưng làm tắt thì trả giá ở khâu vận hành, đều đặn hằng tháng. Nếu bạn muốn có người rà cùng lộ trình cho phù hợp với quy mô và ngành của mình, xem thêm về giải pháp hóa đơn điện tử hoặc nhắn cho Soft Space Việt Nam qua Zalo 0973608148, cũng có thể để lại thông tin tại trang liên hệ. Chúng tôi đồng hành từ khâu tư vấn, thủ tục cho tới lúc hệ thống chạy ổn định.