Thành lập doanh nghiệp cho công ty công nghệ thông tin

Dân công nghệ thường giỏi code, giỏi sản phẩm, nhưng đến khâu lập công ty thì lúng túng. Nhiều nhóm khởi nghiệp lập đại một công ty với ngành nghề chung chung, làm được một năm mới phát hiện mình đã bỏ lỡ ưu đãi thuế dành cho hoạt động phần mềm, hoặc vướng khi xuất hóa đơn cho khách hàng nước ngoài, hoặc rối cơ cấu cổ phần khi có nhà đầu tư muốn rót vốn. Những chuyện này không khó, nhưng phải làm đúng ngay từ đầu mới đỡ mất tiền và mất thời gian sửa.

Bài này nói về những điểm đặc thù khi lập một công ty công nghệ thông tin: chọn ngành nghề sao cho đúng, các ưu đãi liên quan tới hoạt động phần mềm, chuyện hóa đơn cho khách quốc tế, và chuẩn bị cho vòng gọi vốn.

Khai đúng ngành nghề — chìa khóa của ưu đãi

Đây là điểm quan trọng nhất mà nhiều startup IT bỏ qua. Hoạt động sản xuất phần mềm và một số hoạt động công nghệ thông tin nằm trong nhóm ngành được nhà nước khuyến khích, và theo quy định hiện hành có những chính sách ưu đãi thuế đáng kể cho hoạt động này. Nhưng để được hưởng, trước hết công ty phải đăng ký đúng ngành nghề tương ứng và hoạt động thực tế phải khớp với ngành đã khai.

Nếu bạn lập công ty với ngành nghề mơ hồ kiểu "buôn bán tổng hợp" rồi mới làm phần mềm, việc chứng minh để hưởng ưu đãi sau này sẽ phức tạp. Khai đúng ngay từ đầu là cách rẻ nhất để giữ cửa hưởng chính sách. Người tư vấn rành ngành sẽ biết cần khai những mã ngành nào cho một công ty làm phần mềm, làm dịch vụ IT, hay làm sản phẩm số, và điều kiện đi kèm để thực sự được áp ưu đãi chứ không chỉ khai cho có.

Loại hình và cơ cấu vốn cho startup

Đa số công ty công nghệ chọn mô hình công ty trách nhiệm hữu hạn khi mới bắt đầu vì thủ tục gọn, hoặc công ty cổ phần nếu tính tới việc gọi vốn rộng và chia cổ phần cho nhiều người. Với một nhóm sáng lập có ý định gọi vốn từ quỹ đầu tư, việc thiết kế cơ cấu sở hữu và điều lệ ngay từ đầu rất quan trọng, vì nhà đầu tư sẽ soi kỹ phần này khi rót tiền.

Những chuyện như tỷ lệ góp vốn giữa các đồng sáng lập, quyền và nghĩa vụ trong điều lệ, cách xử lý khi một người rời nhóm — nếu để mập mờ thì đến lúc có xung đột hoặc có nhà đầu tư vào là rối. Vốn điều lệ cũng nên đặt ở mức hợp lý với thực lực, không cần khai thật cao để "cho hoành tráng" vì nó gắn với trách nhiệm tài chính. Một đơn vị tư vấn có kinh nghiệm với startup sẽ nhắc bạn những điểm này trước khi ký, thay vì chỉ nộp hồ sơ cho xong.

Hóa đơn và dịch vụ cho khách hàng nước ngoài

Rất nhiều công ty IT Việt Nam làm outsourcing hoặc bán sản phẩm cho khách nước ngoài, nhận tiền qua chuyển khoản quốc tế hoặc các nền tảng thanh toán. Đây là chỗ đặc thù mà công ty thương mại nội địa không gặp. Việc xuất hóa đơn cho dịch vụ cung cấp ra nước ngoài, xử lý thuế giá trị gia tăng cho dịch vụ xuất khẩu, và ghi nhận doanh thu bằng ngoại tệ đều có cách làm riêng theo quy định hiện hành.

Nếu không nắm phần này, công ty dễ hạch toán sai doanh thu ngoại tệ, bỏ lỡ cơ chế thuế suất ưu đãi cho dịch vụ xuất khẩu, hoặc gặp khó khi chứng minh dòng tiền vào là doanh thu hợp pháp. Chuẩn bị đúng ngay từ khâu thành lập và tổ chức kế toán ban đầu sẽ giúp công ty tránh những rắc rối này khi quy mô lớn dần.

Công ty công nghệ được gì khi làm trọn gói

• Giữ cửa hưởng ưu đãi: khai đúng ngành nghề phần mềm ngay từ đầu để đủ điều kiện áp dụng chính sách ưu đãi theo quy định.
• Cơ cấu sẵn sàng gọi vốn: điều lệ và cơ cấu sở hữu được thiết kế minh bạch, đỡ phải chỉnh sửa khi nhà đầu tư vào.
• Xử lý được doanh thu quốc tế: có định hướng đúng cho hóa đơn dịch vụ xuất khẩu và doanh thu ngoại tệ.
• Nền kế toán gọn từ đầu: tổ chức sổ sách và hóa đơn ngay khi thành lập, không phải dọn dẹp khi công ty đã lớn.
• Một đầu mối tư vấn: từ thủ tục pháp lý tới thuế và hóa đơn, đỡ phải chạy nhiều nơi.

Vai trò của đơn vị đồng hành

Soft Space là đầu mối tư vấn và đồng hành cho các nhóm khởi nghiệp công nghệ, không chỉ dừng ở việc nộp hồ sơ đăng ký. Với một công ty IT, giá trị nằm ở chỗ có người hiểu cả pháp lý lẫn đặc thù ngành ngồi cùng: nên khai ngành nào để đủ điều kiện ưu đãi, cấu trúc vốn ra sao cho vòng gọi vốn sắp tới, doanh thu từ khách nước ngoài ghi nhận thế nào. Sau khi thành lập, đơn vị đồng hành còn hỗ trợ các bước thuế ban đầu, đăng ký hóa đơn điện tử và tổ chức kế toán để đội ngũ tập trung vào sản phẩm.

Câu hỏi thường gặp

Nhóm hai ba người làm phần mềm đã nên lập công ty chưa

Nếu bạn bắt đầu ký hợp đồng với khách, xuất hóa đơn, hoặc chuẩn bị gọi vốn thì nên lập. Có pháp nhân giúp bạn ký kết đàng hoàng, nhận thanh toán minh bạch và tạo niềm tin với đối tác. Quy mô nhỏ vẫn lập được, quan trọng là chọn loại hình gọn.

Công ty phần mềm có được ưu đãi thuế không

Theo quy định hiện hành, hoạt động sản xuất phần mềm nằm trong nhóm được hưởng chính sách ưu đãi. Tuy nhiên phải khai đúng ngành, đáp ứng điều kiện thực tế và có hồ sơ chứng minh phù hợp. Nên được tư vấn cụ thể để biết trường hợp của bạn có đủ điều kiện không.

Nhận tiền từ khách nước ngoài có cần xuất hóa đơn không

Doanh thu từ dịch vụ cung cấp cho khách nước ngoài vẫn cần được ghi nhận và xử lý hóa đơn, thuế theo quy định. Cách làm khác với bán hàng nội địa, vì vậy nên tổ chức đúng ngay từ đầu để tránh vướng khi quyết toán.

Kết lại

Lập một công ty công nghệ không chỉ là có cái pháp nhân để ký hợp đồng. Khai đúng ngành để giữ cửa ưu đãi, dựng cơ cấu vốn sẵn sàng cho gọi vốn, và chuẩn bị cho doanh thu quốc tế là những việc nên làm chuẩn ngay từ đầu để công ty lớn lên không phải quay lại sửa nền móng. Bạn có thể tham khảo dịch vụ thành lập doanh nghiệp trọn gói của Soft Space. Vì công ty IT thường cần nền kế toán và hóa đơn chuẩn sớm, bạn nên xem thêm kế toán thuế trọn gói và hóa đơn điện tử.

Muốn bàn kỹ cho tình huống của nhóm mình, bạn nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin tại trang liên hệ. Có thể đọc thêm bài doanh nghiệp mới thành lập cần làm gì với hóa đơn điện tử để hình dung các bước ngay sau khi có giấy phép.