Chị chủ một cửa hàng tạp hóa lớn muốn mở thêm kênh bán buôn cho các shop nhỏ, nên quyết định lập công ty thương mại. Chị nghĩ chỉ cần đăng ký "mua bán hàng hóa" là xong, nhưng khi bắt đầu nhập rượu và thực phẩm chức năng về bán thì mới biết những mặt hàng này cần giấy phép riêng. Thành lập công ty thương mại nghe đơn giản nhưng vẫn có vài điểm phải nắm rõ.
Chọn mã ngành mua bán phù hợp
Công ty thương mại bản chất là mua đi bán lại, nên mã ngành khá linh hoạt. Bạn nên đăng ký:
- Bán buôn, bán lẻ các nhóm hàng hóa mình kinh doanh.
- Đại lý, môi giới, đấu giá hàng hóa nếu có hoạt động này.
- Bán lẻ qua mạng, qua sàn thương mại điện tử nếu bán online.
Vì hàng hóa có thể đa dạng và thay đổi theo thời gian, hãy đăng ký rộng một chút để sau này không phải bổ sung liên tục.
Cẩn thận với hàng hóa kinh doanh có điều kiện
Đây là chỗ chị chủ ở đầu bài vấp phải. Một số mặt hàng dù mua bán bình thường vẫn cần giấy phép con hoặc đáp ứng điều kiện riêng, chẳng hạn:
- Rượu, thuốc lá cần giấy phép phân phối, bán buôn hoặc bán lẻ tương ứng.
- Thực phẩm cần giấy chứng nhận an toàn thực phẩm.
- Mỹ phẩm, thực phẩm chức năng cần thủ tục công bố sản phẩm.
Trước khi nhập hàng, hãy kiểm tra xem mặt hàng đó có thuộc danh mục kinh doanh có điều kiện không. Xem thêm: thành lập công ty kinh doanh ăn uống, nhà hàng.
Hóa đơn và quản lý đầu vào đầu ra
Công ty thương mại sống nhờ chênh lệch giá mua và giá bán, nên chứng từ đầu vào cực kỳ quan trọng. Nếu nhập hàng không có hóa đơn, bạn sẽ khó tính chi phí hợp lý và phải nộp thuế cao hơn. Vì vậy:
- Ưu tiên lấy hóa đơn đầu vào đầy đủ từ nhà cung cấp.
- Xuất hóa đơn đầu ra đúng quy định cho khách hàng.
- Theo dõi tồn kho rõ ràng để khớp sổ sách khi quyết toán thuế.
Vốn và dòng tiền
Ngành thương mại phải bỏ vốn nhập hàng trước rồi mới thu tiền sau, đặc biệt khi bán buôn cho công nợ. Vì thế bạn cần tính toán dòng tiền cẩn thận, đừng để hàng tồn nhiều mà tiền mặt cạn. Vốn điều lệ nên đặt ở mức phản ánh được khả năng xoay vòng hàng hóa của bạn.
Nhìn chung, công ty thương mại dễ lập nhưng dễ vướng ở khâu giấy phép con và quản lý hóa đơn. Nếu bạn chưa chắc mặt hàng của mình có cần điều kiện gì không, hãy nhờ tư vấn thành lập công ty thương mại trọn gói rà soát giúp ngay từ đầu để buôn bán được suôn sẻ.
Phân biệt bán buôn, bán lẻ và giấy phép phân phối
Nhiều người mở công ty thương mại nghĩ rằng cứ đăng ký một mã ngành chung là bán được mọi thứ, nhưng với hàng kinh doanh có điều kiện thì giấy phép con lại tách theo từng khâu. Ví dụ rõ nhất là rượu: giấy phép phân phối, giấy phép bán buôn và giấy phép bán lẻ là ba loại khác nhau, cấp bởi cơ quan khác nhau và có điều kiện khác nhau. Bạn bán ở khâu nào thì xin đúng giấy phép ở khâu đó, không thể dùng giấy bán lẻ để đi phân phối sỉ. Khi xây dựng mô hình kinh doanh, hãy xác định sớm:
- Bạn đứng ở vị trí nào trong chuỗi: nhập khẩu, phân phối, bán buôn hay bán lẻ tới người tiêu dùng cuối.
- Mặt hàng có nằm trong danh mục kinh doanh có điều kiện hay không, vì điều này quyết định bạn có cần giấy phép con trước khi bán.
- Riêng nhà đầu tư hoặc đối tác nước ngoài tham gia hoạt động bán lẻ thường phải xin giấy phép kinh doanh và có thể cần giấy phép lập cơ sở bán lẻ; điều kiện chặt hơn so với doanh nghiệp trong nước, nên cần kiểm tra kỹ với cơ quan quản lý.
Quy định và đầu mối cấp phép có thể thay đổi theo từng thời kỳ và từng địa phương, vì vậy trước khi nhập lô hàng đầu tiên, nên hỏi cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc sở chuyên ngành để tránh nhập hàng về rồi không bán hợp pháp được.
Thuế và đặc thù bán hàng online
Công ty thương mại có một số điểm về thuế đáng lưu ý. Hoạt động mua bán hàng hóa chủ yếu chịu thuế giá trị gia tăng theo từng nhóm mặt hàng, nên việc xác định đúng thuế suất cho từng loại hàng là quan trọng để không xuất sai hóa đơn. Ngoài ra:
- Hàng nhập khẩu còn phát sinh thuế nhập khẩu và các nghĩa vụ tại khâu hải quan; chứng từ nhập khẩu cũng là căn cứ chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi bị kiểm tra.
- Bán hàng qua sàn thương mại điện tử hoặc mạng xã hội ngày càng được quản lý chặt; doanh thu online cần được ghi nhận và kê khai đầy đủ như doanh thu tại cửa hàng.
- Hàng khuyến mãi, hàng biếu tặng, hàng đổi trả đều có quy tắc xuất hóa đơn riêng, dễ làm lệch sổ sách nếu không theo dõi cẩn thận.
Việc đăng ký rộng mã ngành ngay từ đầu (bao gồm cả bán lẻ qua mạng) giúp bạn linh hoạt mở kênh online mà không phải bổ sung ngành nghề nhiều lần.
Câu hỏi thường gặp
Bán lẻ tạp hóa, quần áo thông thường có cần giấy phép con không?
Phần lớn hàng tiêu dùng thông thường chỉ cần đăng ký kinh doanh đúng mã ngành là bán được. Giấy phép con chỉ phát sinh với nhóm hàng có điều kiện như rượu, thuốc lá, thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị đặc thù. Bạn nên đối chiếu danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện để biết mặt hàng của mình có thuộc diện này không.
Vốn điều lệ công ty thương mại nên để bao nhiêu?
Đa số hoạt động thương mại không bị áp mức vốn tối thiểu, nên bạn tự cân đối theo nhu cầu nhập hàng và xoay vòng dòng tiền. Vốn nên đủ lớn để tạo uy tín với nhà cung cấp nhưng cũng phản ánh đúng năng lực thực tế, vì vốn điều lệ gắn với trách nhiệm tài chính của công ty.
Có cần kho hàng hay địa chỉ riêng để lập công ty thương mại không?
Bạn cần một địa chỉ trụ sở hợp lệ để đăng ký. Kho hàng có thể đặt ở nơi khác nhưng nên khai báo địa điểm kinh doanh nếu phát sinh hoạt động tại đó. Với một số mặt hàng có điều kiện, cơ sở vật chất và kho bảo quản còn là điều kiện để được cấp giấy phép con, nên kiểm tra trước với cơ quan chuyên ngành.
