Hai vợ chồng mở quán ăn nhỏ buôn bán đông khách, rồi quyết định nâng cấp thành nhà hàng và lập công ty cho bài bản. Họ đầu tư mặt bằng đẹp, thực đơn phong phú, nhưng vài tuần sau khai trương thì bị nhắc nhở vì chưa có giấy chứng nhận an toàn thực phẩm. Ngành ăn uống là ngành kinh doanh có điều kiện, nên ngoài giấy phép công ty, bạn còn cần vài thứ giấy tờ quan trọng nữa.
Mã ngành cho dịch vụ ăn uống
Khi đăng ký doanh nghiệp, bạn cần chọn các mã ngành phù hợp với mô hình của mình, ví dụ:
- Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động.
- Dịch vụ phục vụ đồ uống.
- Cung cấp dịch vụ ăn uống theo hợp đồng không thường xuyên và ăn uống khác.
Nếu có ý định bán cà phê, đồ uống có cồn hay tổ chức tiệc, hãy đăng ký thêm các mã ngành tương ứng.
Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm
Đây là giấy tờ bắt buộc và cũng là chỗ hai vợ chồng ở đầu bài bị vướng. Cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống phải có giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm trước khi hoạt động. Để được cấp, bạn cần:
- Cơ sở vật chất, khu bếp đảm bảo vệ sinh theo quy định.
- Nhân viên trực tiếp chế biến được tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm và khám sức khỏe.
- Nguồn nguyên liệu có nguồn gốc rõ ràng.
Các giấy phép và điều kiện khác
Tùy mô hình nhà hàng, bạn có thể cần thêm:
- Giấy phép bán lẻ rượu nếu phục vụ rượu bia tại chỗ.
- Điều kiện về phòng cháy chữa cháy, nhất là với nhà hàng quy mô lớn, nhiều tầng.
- Đăng ký với cơ quan thuế về phương thức tính thuế phù hợp.
Đừng xem nhẹ phòng cháy chữa cháy, vì nhà hàng dùng bếp gas, dầu mỡ tiềm ẩn nhiều rủi ro và bị kiểm tra khá chặt.
Quản lý vận hành và thuế
Nhà hàng có đặc thù dùng nhiều nhân viên phục vụ, đầu bếp, phụ bếp, nên việc quản lý hợp đồng lao động và bảo hiểm cần được làm nghiêm túc. Doanh thu tiền mặt nhiều cũng đòi hỏi bạn ghi nhận hóa đơn, chứng từ rõ ràng để minh bạch với cơ quan thuế.
Mở nhà hàng vui nhưng thủ tục thì không ít. Để tránh tình cảnh khai trương rồi mới chạy giấy phép, bạn nên chuẩn bị song song mọi thứ. Một gói dịch vụ thành lập công ty nhà hàng trọn gói sẽ giúp bạn lên danh sách đầy đủ giấy tờ cần xin, để ngày mở cửa thật sự trọn vẹn.
Mặt bằng, biển hiệu và các điều kiện liên quan đến địa điểm
Một vướng mắc thường gặp khi mở nhà hàng là chọn mặt bằng trước, làm thủ tục sau, rồi phát hiện địa điểm không đủ điều kiện. Trước khi ký hợp đồng thuê dài hạn, bạn nên kiểm tra một số yếu tố gắn với địa điểm:
- Mặt bằng có phù hợp để bố trí khu bếp, khu chế biến, khu vực rửa và lưu trữ tách biệt theo yêu cầu an toàn thực phẩm hay không, vì đây là điều kiện được xét khi cấp giấy chứng nhận.
- Hệ thống thoát nước, xử lý dầu mỡ, thông gió và phòng cháy chữa cháy có đáp ứng được không, nhất là với nhà hàng nhiều tầng hoặc nằm trong tòa nhà.
- Việc đặt biển hiệu, sử dụng vỉa hè, chỗ để xe có thể chịu quy định riêng của địa phương; nên hỏi trước để tránh bị xử lý sau khi khai trương.
Nếu thuê nhà của cá nhân, hãy đưa vào hợp đồng điều khoản cho phép dùng địa chỉ để đăng ký kinh doanh và thực hiện các thủ tục giấy phép, tránh tình huống chủ nhà không hợp tác khi bạn cần hồ sơ.
Lưu ý thuế và doanh thu tiền mặt
Ngành ăn uống có đặc thù doanh thu nhỏ lẻ, nhiều giao dịch tiền mặt, nên việc ghi nhận đầy đủ là điểm cơ quan thuế quan tâm. Một số lưu ý giúp vận hành minh bạch:
- Nhiều địa phương khuyến khích hoặc yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho dịch vụ ăn uống; nên tìm hiểu giải pháp bán hàng có kết nối hóa đơn ngay từ đầu.
- Nguyên liệu tươi sống mua ở chợ thường khó có hóa đơn, làm giảm chi phí được trừ; nên ưu tiên nhà cung cấp xuất được chứng từ hoặc lập bảng kê hợp lệ theo hướng dẫn.
- Đồ uống có cồn thường chịu thêm thuế tiêu thụ đặc biệt ở khâu sản xuất, nhập khẩu, ảnh hưởng đến giá vốn; nếu phục vụ rượu bia, hãy tính yếu tố này vào giá bán.
Việc chọn phương pháp kê khai và phương thức tính thuế phù hợp nên được cân nhắc dựa trên quy mô; bạn có thể tham khảo cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đơn vị tư vấn để chọn phương án tối ưu mà vẫn đúng quy định.
Câu hỏi thường gặp
Nên xin giấy phép kinh doanh hay giấy an toàn thực phẩm trước?
Thông thường bạn cần có đăng ký kinh doanh (giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh) trước, vì giấy này là cơ sở để nộp hồ sơ xin giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm. Tuy nhiên hai việc có thể chuẩn bị song song để rút ngắn thời gian, và cơ sở vật chất khu bếp nên hoàn thiện trước khi cơ quan chức năng thẩm định.
Quán nhỏ, mô hình hộ gia đình có cần lập công ty không?
Không bắt buộc phải lập công ty; nhiều quán ăn nhỏ hoạt động dưới hình thức hộ kinh doanh. Nhưng nếu bạn muốn mở rộng chuỗi, xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho khách doanh nghiệp, gọi vốn hoặc tổ chức bài bản thì mô hình công ty sẽ phù hợp hơn. Bạn có thể tham khảo bài cách chọn loại hình doanh nghiệp cho người mới khởi nghiệp để cân nhắc.
Phục vụ rượu bia tại chỗ có cần giấy phép riêng không?
Bán rượu để khách uống tại chỗ thường được xem là hoạt động bán lẻ rượu và có thể cần giấy phép tương ứng, tùy loại đồ uống và quy định địa phương. Bia thường có yêu cầu nhẹ hơn rượu. Để chắc chắn, bạn nên kiểm tra với cơ quan quản lý công thương tại địa phương trước khi đưa rượu vào thực đơn, đồng thời lưu ý các quy định về quảng cáo, giờ bán và trách nhiệm khi phục vụ đồ uống có cồn.
Nhà hàng có bắt buộc làm thủ tục phòng cháy chữa cháy không?
Nhiều cơ sở ăn uống, đặc biệt là nhà hàng quy mô lớn, nhiều tầng hoặc tập trung đông người, thuộc diện phải đáp ứng điều kiện và làm thủ tục về phòng cháy chữa cháy. Mức độ yêu cầu tùy quy mô và đặc điểm công trình, nên bạn cần hỏi cơ quan cảnh sát phòng cháy chữa cháy hoặc cơ quan quản lý tại địa phương để biết hồ sơ và điều kiện cụ thể trước khi đi vào hoạt động.
