Một nhóm bạn lập trình viên làm freelance chung nhiều dự án, đến khi nhận được hợp đồng lớn từ khách nước ngoài thì khách yêu cầu xuất hóa đơn từ pháp nhân chứ không nhận cá nhân. Thế là họ phải gấp rút lập công ty. Khi đó, việc chọn loại hình doanh nghiệp cho người mới khởi nghiệp cũng cần cân nhắc kỹ. Ngành công nghệ có vài điểm thú vị, đặc biệt là ưu đãi thuế, nên nếu làm đúng từ đầu bạn sẽ tận dụng được nhiều lợi thế.
Chọn mã ngành công nghệ thông tin
Lĩnh vực công nghệ khá đa dạng, hãy đăng ký các mã ngành sát với hoạt động thực tế, chẳng hạn:
- Lập trình máy vi tính.
- Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính.
- Xử lý dữ liệu, cho thuê và các hoạt động liên quan.
- Cổng thông tin, dịch vụ thông tin khác.
Nếu bạn làm sản phẩm phần mềm để bán hoặc cho thuê, hãy ghi rõ hoạt động sản xuất phần mềm vì nó liên quan đến ưu đãi thuế.
Ưu đãi thuế cho hoạt động phần mềm
Đây là điểm hấp dẫn của ngành. Hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm thuộc lĩnh vực được Nhà nước khuyến khích và có chính sách ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp. Tuy nhiên:
- Để được hưởng ưu đãi, doanh nghiệp phải đáp ứng đúng quy trình sản xuất phần mềm theo quy định.
- Cần lưu giữ hồ sơ chứng minh hoạt động sản xuất phần mềm để giải trình khi quyết toán thuế.
- Không phải mọi hoạt động công nghệ đều được ưu đãi, nên hãy phân biệt rõ làm sản phẩm và làm dịch vụ.
Sở hữu trí tuệ và hợp đồng
Sản phẩm của công ty công nghệ chủ yếu là chất xám, nên việc bảo vệ tài sản trí tuệ rất quan trọng. Một số điều nên làm sớm:
- Quy định rõ trong hợp đồng lao động rằng sản phẩm do nhân viên tạo ra thuộc về công ty.
- Cân nhắc đăng ký bản quyền phần mềm, nhãn hiệu cho sản phẩm chủ lực.
- Soạn hợp đồng dịch vụ chặt chẽ với khách hàng, đặc biệt khách nước ngoài.
Hóa đơn xuất khẩu dịch vụ
Nhiều công ty công nghệ phục vụ khách quốc tế. Khi xuất hóa đơn cho khách nước ngoài và nhận ngoại tệ, bạn cần làm đúng quy định về thanh toán qua ngân hàng và chứng từ để hưởng các chính sách thuế phù hợp với hoạt động xuất khẩu dịch vụ.
Ngành công nghệ tuy nhẹ về cơ sở vật chất nhưng lại phức tạp ở khâu thuế và pháp lý sở hữu trí tuệ. Để vừa thành lập đúng vừa tận dụng ưu đãi, bạn nên tham khảo tư vấn thành lập công ty công nghệ trọn gói nhằm thiết lập đúng mã ngành và hồ sơ ngay từ ngày đầu.
Phân biệt ưu đãi thuế giữa sản phẩm và dịch vụ công nghệ
Nhiều người chỉ nghe "làm phần mềm được ưu đãi thuế" nên đăng ký rồi mặc định mình thuộc diện ưu đãi. Thực tế, chính sách ưu đãi gắn với từng nhóm hoạt động cụ thể chứ không áp dụng đồng loạt cho cả ngành công nghệ. Bạn nên hình dung mấy nhóm sau:
- Sản xuất sản phẩm phần mềm: nhóm thường được xếp vào diện được khuyến khích, nhưng phải chứng minh quy trình sản xuất phần mềm theo đúng các công đoạn mà quy định hiện hành yêu cầu.
- Dịch vụ công nghệ thông tin như gia công, bảo trì, tư vấn: thường được tính thuế như hoạt động dịch vụ thông thường, trừ khi rơi vào trường hợp đặc thù.
- Hoạt động liên quan nội dung số, trò chơi điện tử: có thể phát sinh giấy phép riêng và cơ chế thuế riêng.
Vì ranh giới khá mong manh, hồ sơ kế toán nên tách bạch doanh thu từng nhóm ngay từ đầu. Khi quyết toán, việc tách doanh thu rõ ràng giúp bạn bảo vệ phần ưu đãi mà không bị quy chụp toàn bộ là dịch vụ. Mức và điều kiện ưu đãi cụ thể nên được kiểm tra với cơ quan thuế hoặc đơn vị tư vấn theo quy định tại thời điểm thực hiện, vì chính sách có thể thay đổi.
Một số hoạt động công nghệ là ngành nghề kinh doanh có điều kiện
Không phải hoạt động công nghệ nào cũng tự do kinh doanh sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tùy mô hình, bạn có thể phải xin thêm giấy phép con hoặc đáp ứng điều kiện chuyên ngành, chẳng hạn:
- Cung cấp dịch vụ viễn thông, dịch vụ Internet, mạng xã hội, trang thông tin điện tử tổng hợp thường cần giấy phép từ cơ quan quản lý chuyên ngành.
- Kinh doanh sản phẩm, dịch vụ an toàn thông tin mạng thuộc nhóm có điều kiện và có thể yêu cầu giấy phép riêng.
- Hoạt động trung gian thanh toán, ví điện tử, công nghệ tài chính có khung quản lý đặc thù và thủ tục riêng.
- Phát hành trò chơi điện tử trên mạng thường phải có giấy phép phát hành và phê duyệt nội dung.
Nếu sản phẩm của bạn nằm trong các nhóm này, hãy chuẩn bị tâm lý rằng giấy phép doanh nghiệp chỉ là bước đầu. Bạn nên kiểm tra với cơ quan đăng ký kinh doanh và sở chuyên ngành để biết chính xác loại giấy phép cần xin trước khi triển khai, tránh tình trạng đã chạy sản phẩm rồi mới phát hiện thiếu phép.
Vốn, nhân sự và bài toán bảo hiểm khi chuyển từ freelance lên công ty
Một thuận lợi của ngành công nghệ là phần lớn hoạt động phần mềm, gia công, tư vấn không yêu cầu vốn pháp định, nên bạn được tự kê khai vốn điều lệ phù hợp với quy mô. Tuy vậy, đừng kê khai quá thấp một cách hình thức, vì vốn điều lệ còn ảnh hưởng đến uy tín khi ký hợp đồng lớn và khi làm việc với khách nước ngoài. Với nhóm bạn lập trình viên chuyển từ làm freelance lên pháp nhân như tình huống đầu bài, có vài điểm dễ bị bỏ sót:
- Khi đã là người lao động hưởng lương trong công ty, các thành viên thường phát sinh nghĩa vụ về bảo hiểm xã hội và thuế thu nhập cá nhân, khác hẳn lúc làm tự do.
- Nếu thuê cộng tác viên thời vụ, nên có hợp đồng rõ ràng để xử lý đúng phần thuế khấu trừ.
- Chi phí công cụ, máy chủ, dịch vụ đám mây nên xuất hóa đơn về tên công ty để được ghi nhận là chi phí hợp lệ.
Việc thiết lập đúng mã ngành và cơ chế thuế ngay từ ngày đầu sẽ tránh phải điều chỉnh tốn kém về sau. Nếu phân vân giữa các loại hình, bạn có thể tham khảo thêm bài loại hình doanh nghiệp nào dễ gọi vốn nhất vì startup công nghệ thường tính đến chuyện gọi vốn ở giai đoạn sau.
Câu hỏi thường gặp
Công ty phần mềm mới thành lập có được miễn thuế ngay không?
Không phải cứ thành lập là tự động được miễn hay giảm thuế. Doanh nghiệp phải thực sự có hoạt động sản xuất sản phẩm phần mềm và chứng minh được điều đó theo quy trình quy định, đồng thời lưu giữ hồ sơ để giải trình khi quyết toán. Mức ưu đãi và điều kiện cụ thể nên được xác nhận với cơ quan thuế theo quy định hiện hành.
Làm gia công phần mềm cho khách nước ngoài cần lưu ý gì về thuế?
Hoạt động cung cấp dịch vụ cho khách nước ngoài và nhận ngoại tệ thường liên quan đến các quy định về thanh toán qua ngân hàng và chứng từ xuất khẩu dịch vụ. Bạn nên giữ đầy đủ hợp đồng, chứng từ thanh toán và làm việc với kế toán để áp dụng đúng chính sách thuế giá trị gia tăng cho từng trường hợp.
Tôi chỉ làm tư vấn, thiết kế website thì có cần giấy phép con không?
Hoạt động lập trình, thiết kế website thông thường thường không cần giấy phép con. Tuy nhiên, nếu bạn mở rộng sang vận hành mạng xã hội, trang thông tin tổng hợp, cung cấp dịch vụ viễn thông hay an toàn thông tin thì có thể phát sinh giấy phép chuyên ngành. Hãy kiểm tra với sở chuyên ngành khi mở rộng phạm vi hoạt động.
