Những sai lầm thường gặp khi chọn phần mềm kế toán

Chuyện thường thấy: doanh nghiệp mua phần mềm kế toán vào tháng 3, đến tháng 9 kế toán bắt đầu làm thêm một file Excel song song bên cạnh, và tới cuối năm thì số liệu trên phần mềm chỉ còn là bản chép lại của Excel. Phần mềm không hỏng. Vấn đề nằm ở khâu chọn — chọn khi chưa biết mình thật sự cần gì.

Dưới đây là những sai lầm lặp đi lặp lại mà chúng tôi gặp khi tư vấn cho các doanh nghiệp đã dùng qua một, hai đời phần mềm rồi mới đi tìm giải pháp khác.

Sai lầm 1: Chọn theo lời giới thiệu, không theo đặc thù ngành

Người quen giới thiệu "phần mềm này bên anh dùng ngon lắm", thế là mua. Nhưng bên anh làm thương mại thuần, nhập về bán ra, còn doanh nghiệp bạn làm xây dựng, phải theo dõi chi phí theo từng công trình, từng hạng mục, có tạm ứng, có nghiệm thu từng đợt. Hai bài toán kế toán khác nhau hoàn toàn.

Đặc thù ngành quyết định rất nhiều thứ trong phần mềm: cách tổ chức đối tượng tập hợp chi phí, cách tính giá thành, cách quản lý kho, cách theo dõi công nợ. Một đơn vị sản xuất cần tính giá thành theo định mức nguyên vật liệu. Một nhà hàng cần quản lý nguyên liệu tiêu hao hằng ngày và doanh thu theo ca. Một công ty dịch vụ lại gần như không có kho nhưng cần theo dõi doanh thu theo hợp đồng, theo dự án.

Trước khi xem demo, hãy viết ra ba đến năm nghiệp vụ đặc thù nhất của doanh nghiệp mình, rồi bắt nhà cung cấp chạy thử đúng những nghiệp vụ đó — không phải nghiệp vụ mẫu họ chuẩn bị sẵn. Nếu bạn làm trong ngành có kế toán phức tạp, tham khảo thêm cách tổ chức sổ sách ở các bài như kế toán cho công ty xây dựng để hình dung phần mềm sẽ phải gánh những gì.

Sai lầm 2: Mua theo số lượng tính năng

Bảng so sánh tính năng dài ba trang, tick xanh chi chít, nhìn rất yên tâm. Nhưng phần lớn doanh nghiệp nhỏ chỉ dùng đến một phần nhỏ trong đó. Cái làm nên trải nghiệm hằng ngày không phải là có bao nhiêu tính năng, mà là những thao tác lặp lại hàng chục lần mỗi ngày có mượt hay không: nhập một hóa đơn mua vào mất bao nhiêu bước, tìm lại một chứng từ cũ có nhanh không, sửa một bút toán sai có phải làm lại cả chuỗi không.

Tính năng thừa không miễn phí. Nó làm giao diện rối, làm nhân viên mới lâu quen việc, và thường kéo theo mức phí cao hơn. Ngược lại, một phần mềm gọn nhưng làm tốt đúng những việc bạn làm mỗi ngày sẽ tiết kiệm cho kế toán hàng giờ mỗi tuần — thời gian đó đủ để họ soát lại số liệu thay vì chạy theo nhập liệu.

Sai lầm 3: Không kiểm tra khả năng kết nối với hóa đơn và chữ ký số

Đây là chỗ đau nhất và cũng dễ bỏ sót nhất. Kế toán hiện nay không làm việc trong một phần mềm duy nhất: hóa đơn điện tử phát hành ở một nơi, tờ khai ký bằng token ở một nơi, sổ sách ghi ở một nơi. Nếu ba thứ này không nói chuyện được với nhau, kế toán sẽ phải gõ lại cùng một hóa đơn hai, ba lần — và mỗi lần gõ lại là một cơ hội sai lệch số liệu.

Khi xem phần mềm, hãy hỏi thẳng: phần mềm có nhận được dữ liệu hóa đơn đầu vào tự động không, có phát hành hóa đơn đầu ra ngay trong phần mềm không, có ký được bằng token đang dùng không. Nếu doanh nghiệp bạn chưa chuẩn hóa hai mảng này, nên xử lý song song ngay từ đầu thay vì để sau — tham khảo dịch vụ hóa đơn điện tử và chữ ký số Token để ráp thành một luồng liền mạch.

Sai lầm 4: Không hỏi dữ liệu của mình nằm ở đâu và lấy ra kiểu gì

Sổ sách kế toán là tài sản của doanh nghiệp, không phải của nhà cung cấp phần mềm. Nhưng rất ít người hỏi câu này lúc ký: nếu năm sau tôi không dùng nữa, tôi lấy dữ liệu ra bằng cách nào, ở định dạng gì, có kèm chứng từ đính kèm không.

Có những trường hợp muốn đổi phần mềm nhưng không đổi nổi, vì dữ liệu chỉ xuất ra được dạng báo cáo in ấn chứ không phải dữ liệu có cấu trúc để chuyển sang hệ thống mới. Kết cục là doanh nghiệp phải nhập tay lại số dư đầu kỳ, hoặc duy trì hai phần mềm song song chỉ để tra cứu lịch sử. Hỏi trước một câu ở khâu chọn tiết kiệm được rất nhiều công về sau.

Sai lầm 5: Quên mất người dùng thật sự là ai

Chủ doanh nghiệp là người ký hợp đồng mua, nhưng người ngồi với phần mềm tám tiếng mỗi ngày là kế toán. Nhiều nơi chọn phần mềm mà không cho kế toán dùng thử. Đến lúc triển khai, kế toán thấy khó dùng, quay về Excel, và phần mềm trở thành khoản đầu tư nằm im.

Ngược lại cũng có tình huống chỉ kế toán quyết, chọn cái mình quen từ công ty cũ, còn chủ doanh nghiệp thì không xem được bất kỳ báo cáo nào nếu không nhờ kế toán xuất ra. Phần mềm tốt phải phục vụ cả hai: kế toán nhập liệu nhanh, chủ doanh nghiệp mở lên xem được tình hình công nợ, dòng tiền, lãi lỗ mà không cần đợi ai.

Sai lầm 6: Chỉ nhìn phí phần mềm, không nhìn tổng chi phí

Phí phần mềm chỉ là một phần. Còn có công chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ, công đào tạo nhân sự, thời gian chạy song song hai hệ thống trong giai đoạn chuyển tiếp, và chi phí hỗ trợ khi có sự cố vào đúng mùa quyết toán. Có những lựa chọn nhìn ban đầu rất nhẹ nhàng nhưng phần triển khai lại ngốn nhiều công sức hơn hẳn.

Điều nên làm là hỏi rõ từng khoản sẽ phát sinh trong năm đầu tiên và các năm tiếp theo, gồm cả những việc mình phải tự làm. Chi phí thật của một phần mềm không nằm trên báo giá, nó nằm ở tổng thời gian và tiền bạc bạn bỏ ra để nó chạy được ổn định.

Sai lầm 7: Triển khai vào đúng mùa bận nhất

Đổi phần mềm vào tháng 12 hoặc tháng 3 là tự làm khó mình. Đây là lúc kế toán phải chốt sổ, làm báo cáo tài chính, quyết toán thuế — không còn đầu óc để học hệ thống mới. Thời điểm hợp lý thường là đầu kỳ kế toán mới, khi số dư đã chốt sạch và khối lượng phát sinh còn nhẹ.

Tránh được những sai lầm này thì bạn được gì

Nói về sai lầm mãi cũng dễ nản, nên đặt ngược lại: chọn cho tử tế thì doanh nghiệp nhận được gì.

• Kế toán làm việc trong một hệ thống, không phải hai. Cái Excel song song bên cạnh phần mềm là dấu hiệu rõ nhất của một lựa chọn hỏng. Bỏ được nó nghĩa là số liệu chỉ có một chỗ duy nhất, và không còn cảnh hai bản báo cáo cùng nói về một tháng mà lệch nhau.
• Chủ doanh nghiệp tự xem được số của mình. Công nợ, dòng tiền, lãi lỗ mở lên là thấy, không phải nhắn kế toán rồi đợi. Khác biệt ở đây không phải sự tiện lợi, mà là bạn ra quyết định khi số liệu còn kịp hữu ích.
• Một hóa đơn chỉ nhập một lần. Khi phần mềm nối được với hóa đơn điện tử và chữ ký số, dữ liệu chảy thẳng vào sổ. Mỗi lần gõ lại được cắt đi là một cơ hội sai lệch bị loại bỏ, và cuối tháng không phải đi dò xem con số nào mới đúng.
• Đổi phần mềm được nếu muốn. Hỏi trước một câu về dữ liệu lúc ký hợp đồng là thứ giữ cho bạn không bị mắc kẹt vài năm sau. Doanh nghiệp lớn lên thì nhu cầu đổi là bình thường; bị kẹt mới là bất thường.
• Không mất một mùa quyết toán vì chuyển đổi. Chọn đúng thời điểm triển khai nghĩa là kế toán học hệ thống mới lúc rảnh, chứ không phải lúc đang chốt sổ. Đây là khoản tiết kiệm không tốn đồng nào, chỉ cần chọn tháng cho đúng.

Gộp lại, cái được lớn nhất là phần mềm thật sự được dùng. Khoản chi cho một phần mềm nằm im vì kế toán thấy khó dùng không phải là khoản chi tiết kiệm — nó là tiền mất trắng, cộng thêm việc doanh nghiệp vẫn phải làm sổ bằng tay như cũ. Vài buổi rà kỹ trước khi ký là thứ ngăn được chính xác kết cục đó.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp mới thành lập có cần phần mềm kế toán ngay không?

Nên có sớm, nhưng không cần phức tạp. Cái quan trọng ở giai đoạn đầu là dựng đúng hệ thống tài khoản, đúng cách ghi nhận doanh thu chi phí, để sau này không phải sửa lại. Bạn có thể tham khảo thêm bài kế toán cho công ty mới để biết cần chuẩn bị những gì trước khi nghĩ đến phần mềm.

Đang dùng Excel, chuyển sang phần mềm có mất dữ liệu cũ không?

Không mất nếu làm đúng thứ tự. Thông thường sẽ chốt số dư tại một thời điểm, đưa số dư đó vào phần mềm làm điểm xuất phát, còn lịch sử cũ vẫn giữ nguyên trên Excel để tra cứu. Việc cần chuẩn bị là số liệu Excel phải sạch và khớp trước khi chuyển.

Có nên chọn phần mềm chỉ vì nó rẻ nhất?

Giá chỉ nên là tiêu chí cuối cùng, sau khi đã lọc được nhóm phần mềm đáp ứng đúng nghiệp vụ của mình. Chọn ngược lại — lấy giá làm tiêu chí đầu — thường dẫn tới việc phải đổi phần mềm sau một, hai năm, và lúc đó tổng chi phí lại cao hơn.

Chọn đúng ngay từ đầu đỡ hơn sửa sai về sau

Phần mềm kế toán không phải thứ mua xong là xong. Nó gắn với cách doanh nghiệp ghi nhận số liệu trong nhiều năm, và đổi giữa chừng luôn tốn kém hơn ta tưởng. Bỏ ra vài buổi để làm rõ nhu cầu, cho kế toán dùng thử, và kiểm tra khả năng kết nối với hóa đơn, chữ ký số là khoản đầu tư rẻ nhất trong toàn bộ quá trình.

Nếu bạn đang phân vân giữa vài lựa chọn, Soft Space có thể ngồi lại cùng bạn rà từng nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp trước khi đưa ra khuyến nghị — xem thêm về dịch vụ phần mềm kế toán, nhắn Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ để được tư vấn cụ thể theo tình hình của bạn.