Phần mềm kế toán là gì và giải quyết bài toán nào cho doanh nghiệp

Rất nhiều chủ doanh nghiệp gọi cho chúng tôi trong cùng một hoàn cảnh: đến kỳ nộp báo cáo, kế toán báo "em đang tổng hợp lại", và cái "tổng hợp lại" đó là mở ra chục file Excel, mỗi file một người giữ, số liệu lệch nhau. Câu hỏi lúc đó không còn là "phần mềm kế toán có hay không", mà là "sao tới giờ mình vẫn chưa dùng".

Phần mềm kế toán thực chất là gì

Nói ngắn gọn, phần mềm kế toán là nơi ghi lại và lưu trữ toàn bộ nghiệp vụ tài chính của doanh nghiệp theo đúng cách mà chế độ kế toán yêu cầu, rồi từ dữ liệu đó tự dựng ra sổ sách và báo cáo. Bạn nhập một hóa đơn mua hàng vào, phần mềm không chỉ "cất" nó ở đó — nó đồng thời cập nhật công nợ với nhà cung cấp, cập nhật giá trị hàng tồn kho, ghi nhận thuế GTGT đầu vào, và tất cả những con số đó tự chảy vào sổ cái, bảng cân đối, tờ khai.

Điểm khác biệt cốt lõi so với Excel nằm ở chỗ đó. Excel là một tờ giấy kẻ ô rất thông minh, nhưng nó không hiểu bản chất nghiệp vụ. Bạn gõ số vào một ô, nó chỉ biết đó là một con số. Phần mềm kế toán thì hiểu đây là một khoản phải trả, có kỳ hạn, có thuế, thuộc về một đối tượng cụ thể. Chính vì "hiểu", nó mới tự liên kết được các đầu mối và tự sinh báo cáo mà không cần ai ngồi cộng lại bằng tay.

Nhiều người hình dung phần mềm kế toán là công cụ riêng của kế toán, chủ doanh nghiệp không cần đụng tới. Thực tế ngược lại. Kế toán dùng nó để làm việc, còn chủ doanh nghiệp dùng nó để nhìn — nhìn xem tháng này thu chi ra sao, ai đang nợ mình, mình đang nợ ai, hàng nào bán chạy, tiền đang nằm ở đâu. Nếu phần mềm chỉ phục vụ được một trong hai vai trò đó, coi như mới dùng một nửa.

Những bài toán thật mà nó gỡ được

Số liệu không còn mỗi nơi một kiểu

Bài toán kinh điển của doanh nghiệp nhỏ: bán hàng có sổ riêng, kho có sổ riêng, kế toán có sổ riêng. Cuối tháng ba bên ngồi đối chiếu, con số nào cũng có lý do để đúng và cũng có lý do để sai. Khi mọi nghiệp vụ đi qua một hệ thống duy nhất, cái cảnh "đối chiếu ba bên" gần như biến mất. Không phải vì phần mềm giỏi, mà vì chỉ còn một nguồn số liệu để cãi nhau.

Không còn phụ thuộc vào trí nhớ của một người

Đây là rủi ro mà chủ doanh nghiệp hay xem nhẹ cho đến khi nó xảy ra. Kế toán nghỉ việc, mang theo cách sắp file, cách đặt tên, cách nhớ "khoản này là của khách kia". Người mới vào mất hàng tháng để dò lại. Khi dữ liệu nằm trong phần mềm, quy trình ghi nhận đã được chuẩn hóa sẵn, người mới chỉ cần biết nghiệp vụ là làm tiếp được. Đây là giá trị mà hầu như không ai nhắc tới lúc mua phần mềm, nhưng lại là thứ cứu doanh nghiệp lúc biến động nhân sự.

Đến hạn thuế không còn là một đợt khủng hoảng

Khi số liệu được ghi nhận đều đặn hằng ngày, việc lập tờ khai chỉ là bước kết xuất. Ngược lại, nếu để dồn, kế toán phải nhập bù cả quý trong vài ngày — và nhập vội thì sai, sai thì điều chỉnh, điều chỉnh thì lại phát sinh rủi ro với cơ quan thuế. Phần mềm không làm thay việc ghi chép, nhưng nó khiến việc ghi chép hằng ngày nhẹ đến mức người ta không có cớ để dồn lại. Bạn có thể tham khảo thêm lịch tuân thủ thuế – kế toán 12 tháng để hình dung khối lượng việc cần rải đều trong năm.

Chủ doanh nghiệp ra quyết định dựa trên số, không dựa trên cảm giác

Hỏi mười chủ doanh nghiệp nhỏ tháng vừa rồi lãi bao nhiêu, phần lớn sẽ trả lời bằng cảm nhận: "chắc cũng ổn", "hình như tháng này chậm". Cảm nhận đó thường lệch, và lệch theo hướng lạc quan. Khi có phần mềm, con số nằm sẵn ở đó mỗi ngày. Bạn thấy công nợ phải thu đang phình ra trước khi nó thành nợ khó đòi. Bạn thấy một nhóm hàng đang âm thầm lỗ trước khi nó ăn hết lãi của nhóm khác.

Giá trị lớn nhất không nằm ở chỗ ai cũng nghĩ

Người bán phần mềm hay nói về việc tiết kiệm thời gian nhập liệu. Đúng, nhưng đó là phần nhỏ. Giá trị lớn hơn nhiều nằm ở ba chỗ ít ai gọi tên.

Thứ nhất là giảm rủi ro bị phạt. Sai sót kế toán hiếm khi do người ta dốt. Nó đến từ việc làm thủ công, làm gấp, làm bằng trí nhớ. Hệ thống có kiểm soát sẽ chặn bớt loại sai đó ngay từ khâu nhập, thay vì để nó nổi lên lúc quyết toán — khi mà chi phí sửa đã đắt hơn nhiều lần.

Thứ hai là khả năng chứng minh. Khi cơ quan thuế hỏi về một khoản chi cách đây hai năm, doanh nghiệp có dữ liệu tra ra trong vài phút sẽ ở vị thế hoàn toàn khác doanh nghiệp phải lục thùng giấy. Chứng từ nào cũng có, nhưng "có mà không tìm được" thì trên thực tế gần bằng không có.

Thứ ba là sự yên tâm. Nghe hơi trừu tượng, nhưng ai từng mất ngủ vì không biết sổ sách công ty mình đang thực sự ra sao thì hiểu. Biết rằng số liệu của mình sạch, đầy đủ, và tra được bất cứ lúc nào — đó là thứ đáng giá.

Phần mềm kế toán không phải cây đũa thần

Cần nói thẳng phần này, vì kỳ vọng sai là nguyên nhân số một khiến doanh nghiệp bỏ phần mềm sau vài tháng.

• Nó không thay được người biết nghiệp vụ. Phần mềm ghi đúng những gì bạn nhập. Nhập sai bản chất khoản chi thì báo cáo vẫn sai, chỉ là sai một cách rất gọn gàng và có hệ thống.
• Nó không tự dọn dẹp quá khứ. Nếu số liệu cũ đang rối, đưa vào phần mềm không làm nó hết rối. Cần một bước chuẩn hóa số dư đầu kỳ trước khi chạy chính thức.
• Nó không hữu ích nếu không ai nhập đều. Đây là điều xảy ra nhiều nhất. Mua xong, dùng được ba tuần, rồi mọi người quay lại Excel vì "cho nhanh". Sau nửa năm, dữ liệu trong phần mềm vô dụng.

Nói cách khác, phần mềm khuếch đại chất lượng quy trình sẵn có. Quy trình tốt thì nó nhân giá trị lên. Quy trình chưa rõ thì nó phơi bày cái chưa rõ đó ra — điều này thực ra cũng có ích, chỉ là hơi khó chịu lúc đầu.

Nó đứng ở đâu trong bức tranh chung

Phần mềm kế toán không sống một mình. Nó là một mắt xích trong chuỗi: chứng từ đầu vào — ghi nhận — kê khai — lưu trữ. Hai mắt xích liền kề mà doanh nghiệp nào cũng cần là hóa đơn và chữ ký số.

Hóa đơn điện tử là nơi phát sinh phần lớn chứng từ đầu ra của bạn. Nếu hóa đơn và phần mềm kế toán liên thông được, dữ liệu chảy thẳng, không phải gõ lại hai lần — và mỗi lần gõ lại là một lần có cơ hội sai. Chữ ký số Token thì là công cụ bạn dùng để ký tờ khai, ký hóa đơn, giao dịch với cơ quan thuế và bảo hiểm. Ba thứ này đi cùng nhau, thiếu một cái là quy trình gãy ở đúng chỗ đó.

Chọn được bộ ba khớp nhau quan trọng hơn chọn từng món tốt nhất. Đây là lý do chúng tôi thường tư vấn trọn cụm thay vì bán lẻ từng phần: một phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và ngành nghề của bạn, kết nối được với hóa đơn bạn đang dùng, và người dùng thật sự làm chủ được nó sau khi bàn giao.

Vài câu hỏi hay gặp

Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có mấy nghiệp vụ, có cần ngay không?

Nên có sớm, vì lúc ít nghiệp vụ chính là lúc dễ thiết lập nhất. Danh mục còn ngắn, số dư đầu kỳ gần như bằng không, người dùng có thời gian làm quen. Để đến khi phát sinh nhiều rồi mới chuyển thì phải vừa chạy vừa dọn. Nếu công ty bạn vừa mới lập, phần này có nói kỹ hơn trong bài kế toán cho công ty mới.

Đã thuê dịch vụ kế toán ngoài rồi thì có cần phần mềm riêng không?

Tùy bạn muốn gì. Nếu chỉ cần đủ hồ sơ nộp thuế, bên dịch vụ dùng phần mềm của họ là xong. Nhưng nếu bạn muốn tự nhìn được công nợ, tồn kho, dòng tiền bất cứ lúc nào mà không phải nhắn tin hỏi, thì nên có dữ liệu nằm ở chỗ mình kiểm soát được. Không mâu thuẫn gì — hai bên vẫn làm chung trên một hệ thống.

Chi phí phụ thuộc vào gì?

Chủ yếu là số lượng nghiệp vụ và phân hệ bạn thật sự dùng, số người dùng đồng thời, hình thức triển khai, có cần kết nối với hóa đơn hay hệ thống bán hàng sẵn có hay không, và mức độ hỗ trợ trong giai đoạn đầu. Doanh nghiệp thương mại có kho sẽ khác doanh nghiệp dịch vụ thuần. Cách rẻ nhất không phải là chọn gói nhỏ nhất, mà là chọn đúng cái mình dùng hết.

Bắt đầu từ đâu

Nếu bạn đang phân vân, đừng bắt đầu bằng việc so bảng tính năng. Hãy bắt đầu bằng việc mô tả doanh nghiệp mình: bao nhiêu hóa đơn một tháng, có kho không, mấy người sẽ nhập liệu, dữ liệu cũ đang ở đâu. Trả lời được mấy câu đó thì việc chọn phần mềm tự nhiên gọn lại còn vài phương án.

Soft Space Việt Nam làm đầu mối tư vấn và đồng hành ở chính khúc này: nghe tình trạng thật của bạn, đề xuất phương án phù hợp, hỗ trợ thiết lập ban đầu và đi cùng bạn qua kỳ báo cáo đầu tiên — vì đó mới là lúc biết phương án có chạy được hay không. Gọi Zalo 0973608148 hoặc để lại thông tin ở trang liên hệ, chúng tôi trao đổi cụ thể theo tình hình của bạn.