Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ

Nghịch lý của doanh nghiệp nhỏ: nghĩa vụ kế toán về cơ bản giống doanh nghiệp lớn, nhưng nguồn lực để làm thì chỉ bằng một phần rất nhỏ. Tập đoàn có cả phòng kế toán. Công ty năm người có một bạn kế toán kiêm luôn hành chính, nhân sự, và thỉnh thoảng đi ngân hàng. Cùng một khối lượng quy định, hai năng lực hoàn toàn khác nhau.

Đó chính là lý do phần mềm kế toán quan trọng với doanh nghiệp nhỏ hơn chứ không phải ít hơn so với doanh nghiệp lớn. Doanh nghiệp lớn có thể bù bằng người. Bạn thì không.

Bài toán thật của doanh nghiệp nhỏ

Nói cho đúng thì vấn đề của công ty nhỏ không phải "nhiều nghiệp vụ quá làm không xuể". Nghiệp vụ thường không nhiều. Vấn đề nằm ở chỗ khác.

Một người gánh quá nhiều vai. Bạn kế toán của bạn sáng lo hồ sơ bảo hiểm, chiều làm hợp đồng, tối mới sờ tới sổ sách. Việc kế toán bị đẩy xuống cuối hàng đợi, và cứ dồn cho đến khi sát hạn nộp.

Không có người kiểm tra chéo. Ở công ty lớn, kế toán viên nhập, kế toán tổng hợp rà, kế toán trưởng duyệt. Ở công ty nhỏ, một người làm cả ba vai. Sai thì không ai bắt được cho tới lúc quyết toán.

Chủ doanh nghiệp không nhìn được số. Bạn bận đi bán hàng, và mỗi lần muốn biết công nợ thì phải nhắn tin hỏi. Hỏi thì được trả lời sau vài tiếng, kèm một file Excel chụp màn hình. Đến lúc cần quyết định nhanh thì không có số để quyết.

Rủi ro nhân sự cực cao. Kế toán duy nhất nghỉ việc là một cú sốc thật. Toàn bộ hiểu biết về sổ sách công ty đi theo người đó. Đây là rủi ro mà công ty lớn gần như không có.

Phần mềm gỡ được những nút nào

Biến việc dồn cục thành việc rải đều

Khi thao tác nhập một chứng từ chỉ mất vài giây và có thể làm ngay lúc phát sinh, người ta không có lý do để dồn. Ngược lại, nếu phải mở file, tìm sheet, gõ công thức, thì ai cũng để đó "lát nữa làm". Và "lát nữa" thành cuối quý. Đây là thay đổi hành vi, nghe nhỏ nhưng là gốc của phần lớn vấn đề.

Thay người kiểm tra chéo bằng kiểm soát của hệ thống

Phần mềm không thay được kế toán trưởng, nhưng nó chặn được loại sai cơ học: nhập thiếu đối tượng, số dư không cân, chứng từ trùng, kỳ đã khóa mà vẫn nhập vào. Với công ty chỉ có một kế toán, lớp kiểm soát tự động này là thứ duy nhất đứng giữa bạn và một quyết toán tồi.

Cho chủ doanh nghiệp cái nhìn trực tiếp

Bạn mở lên, thấy tiền mặt, tiền gửi, ai nợ mình, mình nợ ai. Không phải hỏi ai. Không phải chờ. Riêng chuyện này thôi đã đủ đổi cách bạn điều hành — bạn phát hiện công nợ phình ra từ lúc nó còn cứu được, chứ không phải lúc khách đã biến mất.

Giảm phụ thuộc vào một người

Dữ liệu nằm trong hệ thống theo cấu trúc chuẩn, không nằm trong đầu ai và không nằm trong cách đặt tên file riêng của ai. Kế toán nghỉ thì người mới vào tiếp quản được. Không êm tuyệt đối, nhưng khác hẳn việc phải dựng lại từ đống giấy.

Nên dùng ở mức nào là vừa

Sai lầm phổ biến nhất của doanh nghiệp nhỏ khi mua phần mềm là mua theo tương lai tưởng tượng. "Sang năm mình mở thêm chi nhánh, sản xuất, xuất khẩu, nên lấy luôn gói đầy đủ cho khỏi đổi." Rồi sang năm chưa mở gì cả, mà phần mềm thì đã nặng nề tới mức bạn kế toán ngại mở.

Nguyên tắc thực tế: mở đúng những phân hệ bạn đang dùng, tắt phần còn lại. Với đa số doanh nghiệp nhỏ, bộ tối thiểu là:

• Tiền mặt và ngân hàng — nắm dòng tiền, thứ giết doanh nghiệp nhỏ nhanh nhất.
• Mua hàng và công nợ phải trả — biết mình nợ ai, đến hạn khi nào.
• Bán hàng và công nợ phải thu — biết ai nợ mình, nợ bao lâu rồi.
• Kho — chỉ khi thực sự có hàng tồn. Công ty dịch vụ đừng bật.
• Thuế và báo cáo — phần bắt buộc, không tránh được.

Có thêm gì thì thêm sau, khi nhu cầu thật xuất hiện. Một phần mềm kế toán được cấu hình gọn theo đúng quy mô sẽ được dùng đều đặn — và đó mới là điều quyết định giá trị, chứ không phải số phân hệ.

Ba chỗ doanh nghiệp nhỏ hay mất tiền oan

Chỗ thứ nhất: nhập liệu hai lần. Phát hành hóa đơn ở một hệ thống, rồi gõ lại vào phần mềm kế toán. Với vài chục hóa đơn một tháng thì còn chịu được. Vài trăm thì đây là một công việc toàn thời gian, và mỗi lần gõ lại là một lần có thể sai. Nếu hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán liên thông được, phần việc này gần như biến mất. Khi chọn, hỏi kỹ điểm này — nó ảnh hưởng đến chi phí vận hành nhiều hơn giá phần mềm.

Chỗ thứ hai: thiết lập ban đầu làm cho xong. Danh mục dựng ẩu, số dư đầu kỳ không chốt kỹ. Vài tháng sau báo cáo ra số lạ, không ai biết lạ từ đâu, và phải lần ngược lại từ đầu. Một ngày làm cẩn thận lúc đầu tiết kiệm hàng tuần về sau.

Chỗ thứ ba: không ai chịu trách nhiệm cuối cùng. Công ty nhỏ hay có tình trạng "ai rảnh thì nhập". Kết quả là mỗi người nhập một kiểu, không ai rà. Dù chỉ có hai người, vẫn phải có một người là chủ của dữ liệu.

Tự làm, thuê ngoài, hay kết hợp

Không có đáp án chung, nhưng có một cách chia việc mà chúng tôi thấy hiệu quả với phần lớn công ty nhỏ: bạn giữ phần ghi nhận hằng ngày và giữ chứng từ; bên ngoài lo phần tổng hợp, kê khai và báo cáo định kỳ.

Lý do là phần ghi nhận hằng ngày phải làm ngay lúc phát sinh, và người ngồi tại chỗ mới làm được. Còn phần tổng hợp, kê khai thì đòi hỏi nghiệp vụ sâu và làm theo kỳ — thuê ngoài hợp lý hơn nhiều so với nuôi một kế toán tổng hợp giỏi mà mỗi tháng chỉ dùng vài ngày. Bài lợi ích khi thuê dịch vụ kế toán thuế cho doanh nghiệp nhỏ phân tích kỹ hơn hướng này.

Điều kiện để mô hình này chạy là cả hai bên làm trên cùng một hệ thống. Nếu bạn ghi ở Excel còn bên dịch vụ nhập lại vào phần mềm của họ, bạn quay về đúng bài toán nhập hai lần — chỉ là lần này nó xảy ra ở nhà người khác và bạn trả tiền cho nó.

Vài câu hỏi hay gặp

Công ty mới thành lập, chưa có doanh thu, có nên đầu tư ngay?

Nên, và lý do không phải vì bạn có nhiều việc để làm. Lúc chưa có gì là lúc thiết lập rẻ nhất và dễ nhất: danh mục trống, số dư bằng không, không có quá khứ để dọn. Chờ đến khi bận rồi mới làm thì phải vừa chạy vừa dựng. Bài kế toán cho công ty mới nói kỹ hơn về những thứ nên thiết lập ngay từ tháng đầu.

Công ty siêu nhỏ, mỗi tháng vài chục chứng từ, Excel không đủ sao?

Đủ về mặt ghi chép, nhưng thiếu ở ba chỗ: không tự dựng được báo cáo theo chế độ kế toán, không có lớp kiểm soát nào, và không ai kế thừa được nếu người giữ file nghỉ. Với vài chục chứng từ thì bạn có thể chấp nhận ba thiếu sót này một thời gian. Nhưng hãy nhìn nó là lựa chọn có ý thức về việc chấp nhận rủi ro, không phải là "Excel là đủ".

Chi phí cho doanh nghiệp nhỏ phụ thuộc vào gì?

Chủ yếu là số phân hệ mở, số người dùng, có kho hay không, có cần kết nối hóa đơn hay hệ thống bán hàng không, và mức hỗ trợ giai đoạn đầu. Cộng thêm công thiết lập ban đầu — khoản này hay bị quên nhưng có thật. Cách tiết kiệm thật sự không phải chọn gói nhỏ nhất, mà là chọn đúng cấu hình để không trả tiền cho thứ không mở và không phải nâng cấp sớm.

Chốt lại

Doanh nghiệp nhỏ không có biên an toàn. Một quyết toán sai, một khoản truy thu, một đợt mất kế toán đột ngột — với công ty lớn là phiền toái, với bạn có thể là chuyện lớn. Phần mềm kế toán không làm bạn giàu lên, nhưng nó dựng cho bạn cái lưới đỡ mà bạn không thể dựng bằng cách thuê thêm người.

Soft Space Việt Nam làm đầu mối tư vấn cho doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ ở đúng chỗ khó: chọn cấu hình vừa sức, thiết lập ban đầu cho gọn, và đồng hành qua kỳ báo cáo đầu tiên. Nếu bạn cần cả người lo phần kê khai định kỳ, chúng tôi hỗ trợ luôn mảng kế toán thuế để bạn chỉ làm việc với một đầu mối. Zalo 0973608148 hoặc trang liên hệ.